Zwrot kosztów przejazdu przy pracy hybrydowej pracownika podlega PIT
Pracodawca, który zdecyduje się zwrócić pracownikom zatrudnionym w systemie pracy hybrydowej, koszty dojazdu do siedziby firmy lub pokrywać w miejscu siedziby pracodawcy koszty noclegów – musi liczyć się z obowiązkiem doliczania tych kwot i do przychodów pracownika podlegających opodatkowaniu PIT.
W interpretacji z dnia 28 lipca 2023 r. 0114-KDIP3-2.4011.517.2023.1.JK3 Dyrektor KIS wskazał, że w przypadku zwrotu wydatków ponoszonych przez pracownika na podróż do siedziby pracodawcy oraz zakwaterowanie i dojazd, po stronie pracownika powstanie przychód na podstawie art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f.. Pracodawca ma zaś obowiązek od zwracanych kwot pobrać zaliczkę na podatek dochodowy na podst. art. 32 ust. 1 u.p.d.o.f. w zw.z art. 41 ust. 1 u.p.d.o.f.
W uzasadnieniu wniosku pracodawca bronił stanowiska wskazując, iż pracownik, który wykonuje pracę hybrydową (częściowo w domu, częściowo w siedzibie pracodawcy), w związku z otrzymanym zwrotem kosztów dojazdu do siedziby firmy nie uzyskuje przysporzenia podlegającego opodatkowaniu podatkiem PIT. Wnioskodawca wskazywał, że co prawda przejazd pracownika z miejsca zamieszkania do siedziby firmy nie jest podróżą służbową w rozumieniu definicji zawartej w art. 775 Kodeksie pracy, to jednak jest to przejazd służbowy wykonywany w interesie pracodawcy. Pracownicy świadczący pracę hybrydową przyjeżdżają do siedziby pracodawcy po to, aby tam realizować przydzielone im zadania. Pracodawca wskazywał również, że w swoich aktach wewnętrznych wprowadzi stosowne zapisy regulujące zwrotu kosztów dojazdów lub noclegów oraz uregulowania wskazujące, że zwrot kosztów podróży do siedziby Spółki nie będzie elementem wynagrodzenia pracowników.
Dodatkowo pracodawca uważał, że zwrot kosztów dojazdu do siedziby firmy nie generuje po stronie pracownika wykonującego pracę hybrydową przychodu powołując się na uzasadnienia wyroku Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13. W wyroku tym wskazano, że za przychód pracownika z tytułu "innych nieodpłatnych świadczeń", o których mowa w art. 12 ust. 1 i art. 11 ust. 1 ustawy, mogą być uznane takie świadczenia, które:
- po pierwsze, zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
- po drugie, zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
- po trzecie, korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).
W odpowiedzi interpretacji organ podatkowy wskazał, że powoływanie się na powyższy wyrok Trybunału Konstytucyjne pozostaje znaczenia dla rozstrzygnięcia analizowanego stanu faktycznego, gdyż dotyczył on otrzymywanych przez pracownika świadczeń nieodpłatnych. Natomiast w zaistniałym stanie faktycznym – zwrot kosztów dojazdu – jest to świadczenie pieniężne.
W podsumowaniu zaś wskazano, że w przedstawionej we wniosku sytuacji obowiązujące przepisy prawa pracy nie nakładają na pracodawcę obowiązku zrekompensowania pracownikowi wydatków, tak jak ma to miejsce w przypadku podróży służbowej zgodnie z art. 775 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy. Wykonywania pracy w miejscach wskazanych przez pracodawcę, nie można utożsamiać ani z podróżą służbową ani z pracą mobilną. Opisana we wniosku sytuacja, w przeciwieństwie do podróży służbowej, nie stanowi wykonania zadania służbowego (poza stałym miejscem pracy, na polecenie pracodawcy) rozumianego, jako zdarzenie incydentalne w stosunku do pracy umówionej i wykonywanej zwykle w ramach stosunku pracy. Pracownicy będą wykonywać bowiem pracę w miejscu wskazanym przez pracodawcę, tj. w siedzibie Spółki. Stąd, w sytuacji, gdy - mimo braku ciążącego obowiązku nałożonego przepisami powszechnie obowiązującego prawa pracy – pracodawca pokrywa pracownikowi zwrot kosztów podróży, w postaci zakwaterowania i dojazdów, to wartość tego świadczenia stanowi dla pracowników przychód, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podlegający opodatkowaniu tym podatkiem.
