Podróż służbowa samochodem elektrycznym – jaka stawka?
Pracodawcy, którzy chcą zwrócić pracownikom koszty używania auta elektrycznego w podróży służbowej – nadal nie wiedzą według jakiej stawki przebiegu dokonać rozliczenia delegacji.
Aktualna praktyka pokazuje, że każdy pracodawca powinien wprowadzić w swoim zakładzie pracy uregulowania korporacyjne, wewnętrzne (regulamin, zarządzanie, decyzji, etc.), które będą regulowały kwestie zasad rozliczania delegacji w przypadku podróży służbowej odbywanej samochodem elektrycznym lub hybrydowym niestanowiącym własności pracodawcy.
Zgodnie § 3 ust. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.
W przypadku podróży służbowej odbywanej samochodem, który nie stanowi własności pracodawcy (np. jest to auto prywatne pracownika), pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym.
Problem tkwi w tym, że koszty używania pojazdów do celów służbowych, które pokrywa pracodawca zostały określone w przepisach ustawy o transporcie drogowym wyłącznie dla samochodów, które mają silniki spalinowe. Silniki pojazdów elektrycznych nie posiadają cylindrów, ani tłoków, w konsekwencji samochód pracownika nie posiada parametru takiego jak "pojemność skokowa silnika" wyrażonego w cm3.
Zgodnie z § 2 pkt 1 o rozporządzenia Ministra infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:
1) dla samochodu osobowego:
a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,89 zł,
b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 1,15 zł.
Z powyższego płynie następujący wniosek, rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r., jak i rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. nie zawierają regulacji odnoszących się do pojazdów elektrycznych, hybrydowych czy pojazdów napędzanych wodorem, o których mowa w ustawie o elektromobilności i paliwach alternatywnych.
Zatem do takich pojazdów nie mają zastosowania stawki za jeden kilometr przebiegu z rozporządzenia Ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r.
Niezależnie od powyższego pojawia się dodatkowy problem, mianowicie czy zwrot pracownikowi kosztów używania przez niego auta elektrycznego w podróży służbowej jest zwolniona z podatku PIT.
Przepis art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, że wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
Brzmienie powyższego przepisu powoduje istotne wątpliwości w zakresie jego zastosowania względem aut, które nie mają silników spalinowych. Nie wiadomo bowiem do jakiej wysokości zwrot kosztów może być wolny od podatku PIT, skoro odrębne przepisy nie określają w ogóle wysokości stawki przebiegu względem takich aut.
Na szczęście dyrektor KIS, wydaje w tej materii pozytywne, aczkolwiek nie do końca znajdujące oparcie w przepisach, stanowiska. Dyrektor KIS wskazuje, że art. 21 ust. 1 pkt 16 lit a) ma zastosowanie do zwracanych kwot w całości (czyli bez względu na przyjętą przez pracodawcę stawkę przebiegu dla auta elektrycznego), jednocześnie potwierdzając, że w przypadku auta, dla którego nie można określić pojemności skokowej silnika (samochód z napędem elektrycznym, hybrydowym), pracodawca nie ma obowiązku poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, ani innych obowiązków płatnika, o których mowa wart. 32 i art. 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Przykład dla powyższego to pismo z dnia 30 lipca 2026 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, 0113-KDIPT2-3.4011.502.2026.2.PR.
Wnioski i rekomendacje
Z uwagi na brak regulacji prawnych dotyczących zasad rozliczania delegacji pracowniczych z wykorzystanie aut elektrycznych koniecznym jest:
- wprowadzenie u każdego pracodawcy uregulowań wewnętrznych które będą określały wysokość stawki przebiegu dla podróży odbywanych przez pracowników z wykorzystaniem samochodów osobowych, który nie mają silnika spalinowego;
- zasadnym jest, aby każdy pracodawca wystąpił do Dyrektora KIS z wnioskiem o indywidualną interpretację i potwierdził dla siebie indywidualnie możliwość zastosowania zwolnienia z podatku PIT względem wypłacanych pracownikom kwot delegacji.
