Sprawozdanie o stosowanych terminach zapłaty w transakcjach handlowych

Podatnicy CIT o przychodach powyżej 50 mln euro muszą sporządzać i przesyłać ministrowi właściwemu do spraw gospodarki, elektroniczne sprawozdanie o stosowanych terminach zapłaty w transakcjach handlowych ? do 30 kwietnia 2026r.

Taki obowiązek wynika z art. 13a ust. 1 ustawy z 8.03.2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (upno). Zgodnie z tym przepisem podmioty, o których mowa w art. 27b ust. 2 pkt 2 updop, których indywidualne dane zostały podane do publicznej wiadomości w terminie wskazanym w art. 27b ust. 1 tej ustawy, z wyłączeniem podmiotów publicznych będących podmiotami leczniczymi oraz podmiotów, o których mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 pkt 1 ustawy z 15.04.2011 r. o działalności leczniczej, przekazują ministrowi właściwemu do spraw gospodarki drogą elektroniczną w terminie do dnia 30 kwietnia roku bezpośrednio następującego po roku, w którym ich indywidualne dane zostały podane do publicznej wiadomości, sprawozdanie o stosowanych przez te podmioty w poprzednim roku kalendarzowym terminach zapłaty w transakcjach handlowych (dalej sprawozdanie).

Obowiązek złożenia sprawozdania ciąży na kierowniku jednostki. Zatem to co do zasady to on je podpisuje. Dopuszczalne jest jednak, aby sprawozdanie było podpisane i złożone przez osobę mającą stosowne pełnomocnictwo do dokonania tej czynności. Na stronie biznes.gov.pl przypomina się, że w takim przypadku należy zapłacić opłatę skarbową od pełnomocnictwa ? na konto urzędu miasta lub gminy, właściwych dla miejsca zamieszkania lub siedziby mocodawcy.

Uwaga! Niezalenie od przyjętego przez jednostkę roku podatkowego, sprawozdanie zawsze obejmuje dany rok kalendarzowy. Zatem w sprawozdaniu za 2025 r. należy wykazać stosowane u podatnika terminy płatności w transakcjach zrealizowanych w całym tym roku kalendarzowym.

Zakres sprawozdania

W sprawozdaniu należy zawrzeć następujące dane:

1. firmę (nazwę) i numer identyfikacji podatkowej,
2. wartość świadczeń pieniężnych otrzymanych w poprzednim roku kalendarzowym w terminie określonym w umowie,
3. wartość świadczeń pieniężnych spełnionych w poprzednim roku kalendarzowym w terminie określonym w umowie,
4. wartość świadczeń pieniężnych nieotrzymanych w poprzednim roku kalendarzowym w terminie określonym w umowie, w przypadku których przekroczono ten termin o: nie więcej niż 5 dni, 6 do 30 dni, 31 do 60 dni, 61 do 120 dni, więcej niż 120 dni,
5. wartość świadczeń pieniężnych niespełnionych w poprzednim roku kalendarzowym w terminie określonym w umowie, w przypadku których przekroczono ten termin o: nie więcej niż 5 dni, 6 do 30 dni, do 60 dni, 61 do 120 dni, więcej niż 120 dni,
6. udział procentowy poszczególnych świadczeń pieniężnych, o których mowa w pkt 4, w całkowitej wartości świadczeń pieniężnych należnych temu podmiotowi w poprzednim roku kalendarzowym,
7. udział procentowy poszczególnych świadczeń pieniężnych, o których mowa w pkt 5, w całkowitej wartości świadczeń pieniężnych, do których spełnienia zobowiązany był ten podmiot w poprzednim roku kalendarzowym.

Zatem od podatnika wymaga się przede wszystkim zaraportowania wartości świadczeń pieniężnych otrzymanych lub spełnionych (zapłaconych), w poprzednim roku kalendarzowym terminowo, a także  nieotrzymanych lub niespełnionych (niezapłaconych) w poprzednim roku kalendarzowym w terminie określonym w umowie, z podaniem liczby dni opóźnienia w zapłacie.

?Świadczeniem pieniężnym? jest ? zgodnie z art. 4 pkt 1a upno ? wynagrodzenie za dostawę towaru lub wykonanie usługi w transakcji handlowej.

Podkreślić należy, że sprawozdanie obejmuje informacje (dane) o płatnościach w zakresie otrzymanych należności lub uregulowanych zobowiązań, a nie o wystawionych lub otrzymanych fakturach. Dlatego w sprawozdaniu za 2025 r. należy wykazać otrzymane zapłaty (należności), których termin płatności upływał w 2025 r., nawet jeśli faktura dokumentująca daną sprzedaż została wystawiona jeszcze w 2024 r. Podobnie w zakresie zobowiązań ? należy wykazać zobowiązania, których termin płatności przypadał w 2025 r., niezależnie od tego, że faktura dokumentującą daną transakcję mogła zostać wystawiona i ujęta w księgach 2024 r.

Przykład

Spółka wystawiła fakturę sprzedażową w grudniu 2024 r., wskazując w niej wymagany termin płatności na styczeń 2025 r. Zapłata za tą transakcję powinna być wykazana w sprawozdaniu za 2025 r. W zależności od tego, czy otrzymano należność terminowo, czy nie, świadczenie należy odpowiednio przyporządkować do wartości świadczeń pieniężnych:

• otrzymanych w poprzednim roku kalendarzowym w terminie określonym w umowie albo
• nieotrzymanych w poprzednim roku kalendarzowym w terminie określonym w umowie, wraz z podaniem liczby dni opóźnienia względem otrzymanej należności.

Przykład

Spółka otrzymała fakturę kosztową w grudniu 2024 r. i ujęła w księgach rachunkowych dotyczących 2024 r. Umówiony termin zapłaty tej faktury przypadał na styczeń 2025 r. Zapłata powinna być wykazana w sprawozdaniu za 2025 r. W zależności od tego, czy nastąpiła terminowo, czy nie, świadczenie należy odpowiednio przyporządkować do wartość świadczeń pieniężnych:

• spełnionych w poprzednim roku kalendarzowym w terminie określonym w umowie albo
• niespełnionych w poprzednim roku kalendarzowym w terminie określonym w umowie, wraz z podaniem liczby dni opóźnienia w uregulowaniu tego zobowiązania.

Jakie transakcje

Sprawozdanie obejmuje płatności za transakcje, które spełniają definicję transakcji handlowej w rozumieniu upno, a ponadto zostały dokonane pomiędzy określonymi podmiotami.

Przez ?transakcję handlową? rozumie się umowę, której przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usługi, jeżeli strony, o których mowa w art. 2 upno, zawierają ją w związku z wykonywaną działalnością (art. 4 pkt 1 upno).

Z kolei art. 2 upno wskazuje, że analizowane przepisy stosuje się do transakcji handlowych, których wyłącznymi stronami są:

1. przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy z 6.03.2018 r. ? Prawo przedsiębiorców;
2. podmioty prowadzące działalność, o której mowa w art. 6 ust. 1 ww. ustawy (m.in. wytwórczą w rolnictwie, rolnicy wynajmujący pokoje i świadczący inne usługi związane z pobytem turystów, koła gospodyń wiejskich),
3. podmioty, o których mowa w art. 4, art. 5 ust. 1 i art. 6 ustawy z 11.09.2019 r. ? Prawo zamówień publicznych,
4. osoby wykonujące wolny zawód,
5. oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych,
6. przedsiębiorcy z państw członkowskich Unii Europejskiej, państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) ? stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej.

W sprawozdaniu nie uwzględnia się (art. 13a ust. 1a upno):

• transakcji handlowych zawieranych w zakresie działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (a więc np. do ubezpieczycieli),
• świadczeń pieniężnych, w przypadku których upłynął termin przedawnienia,
• transakcji handlowych, których wyłącznymi stronami są podmioty należące do tej samej grupy kapitałowej (w rozumieniu art. 4 pkt 14 ustawy z 16.02.2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów).