Wizualizacja faktury z KSeF – może zawierać dodatkowe elementy i informacje

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził korzystne dla podatników stanowisko dotyczące wizualizacji faktur ustrukturyzowanych. Sam fakt, że wizualizacja przekazywana kontrahentowi zawiera dodatkowe informacje techniczne, logistyczne lub handlowe niż faktura ustrukturyzowana w KSeF, nie oznacza automatycznie powstania drugiej faktury i obowiązku zapłaty VAT na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT.

Wnioskodawcą była spółka z siedzibą w Polsce, będąca czynnym podatnikiem VAT. W związku z obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych spółka korzysta z Krajowego Systemu e-Faktur. Faktury są wystawiane w KSeF, natomiast w relacjach z kontrahentami spółka zamierza dodatkowo udostępniać ich wizualizacje.

Co dodatkowego wolno na fakturze

Spółka wskazała, że wizualizacja będzie odzwierciedlała treść faktury ustrukturyzowanej przesłanej do KSeF. Będzie zawierała dane pozwalające zidentyfikować fakturę, w tym m.in. numer faktury, numer KSeF oraz kod QR. Możliwe jest również zamieszczenie na wizualizacji dodatkowych informacji wynikających ze specyfiki działalności gospodarczej.

Do takich informacji mogą należeć m.in.

• udzielony rabat handlowy,
• logotyp Wnioskodawcy,
• kod klienta (wewnętrzny, unikalny numer nadany kontrahentowi w systemie ERP Wnioskodawcy),
• kraj pochodzenia towarów, wskazywany przy poszczególnych pozycjach towarowych w transakcjach z podmiotami zagranicznymi,
• wewnętrzny numer zamówienia nadany w systemie Wnioskodawcy wraz z datą wpływu zamówienia,
• warunki dostawy zgodnie z formułą Incoterms (np. DAP, EXW, FCA).

Podane na fakturze dodatkowe informacje nie będą zmieniały wartości sprzedaży, podstawy opodatkowania, kwoty VAT ani charakteru transakcji.

Spółka zwróciła się do Dyrektora KIS o rozstrzygniecie, czy przekazywanie kontrahentom takich wizualizacji faktur ustrukturyzowanych może prowadzić do powstania obowiązku zapłaty dodatkowego VAT na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT.

Przepis ten przewiduje obowiązek zapłaty podatku wykazanego na fakturze również w sytuacji, gdy dokument nie odzwierciedla rzeczywistego obowiązku podatkowego. W praktyce oznacza to ryzyko tzw. „pustej faktury”. Wnioskodawca chciał więc ustalić, czy przekazanie kontrahentowi wizualizacji obok faktury znajdującej się już w KSeF może zostać potraktowane jako wystawienie kolejnego dokumentu, który generuje niezależny obowiązek podatkowy.

Wizualizacja może się różnić

Zdaniem spółki wizualizacja faktury nie powinna być traktowana jako odrębna faktura. Jest ona jedynie graficznym przedstawieniem faktury ustrukturyzowanej, która została wystawiona w KSeF i tam pozostaje właściwym dokumentem fakturowym.

Wszak przepisy dotyczące KSeF nie wykluczają dodatkowego przekazywania kontrahentom wizualizacji faktur poza systemem. Jeżeli wizualizacja odzwierciedla fakturę ustrukturyzowaną, jej przekazanie nie powinno prowadzić do podwójnego udokumentowania tej samej sprzedaży.

Spółka podkreślała również, że dopuszczalne powinno być zamieszczanie na wizualizacji informacji, które nie są elementami wymaganymi przez przepisy o VAT, jeżeli pełnią one funkcję techniczną, logistyczną lub handlową. Sama obecność dodatkowych danych nie powinna powodować uznania dokumentu za drugą fakturę, o ile informacje te nie wpływają na treść ekonomiczną transakcji.

Wizualizacja może różnić się pod względem graficznym

Dyrektor potwierdził, że przekazywanie opisanych wizualizacji nie powinno skutkować obowiązkiem zapłaty VAT na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, niezależnie od podatku należnego wykazanego na fakturze ustrukturyzowanej.

Organ przyjął, że wizualizacja faktury ustrukturyzowanej może zawierać dodatkowe informacje o charakterze technicznym, logistycznym lub handlowym. Nie jest więc konieczne, aby dokument wizualizacji był graficznym odwzorowaniem pliku XML „znak w znak”.

Decydujące znaczenie ma natomiast merytoryczna zgodność wizualizacji z fakturą znajdującą się w KSeF. Dokument powinien odzwierciedlać treść faktury ustrukturyzowanej, a dodatkowe informacje nie mogą prowadzić do zmiany obrazu transakcji. W szczególności nie powinny wpływać na określenie przedmiotu sprzedaży, podstawy opodatkowania, wysokości podatku czy charakteru świadczenia.

Organ zaakceptował zatem sytuację, w której wizualizacja zawiera dane dodatkowe, których nie ma w samym schemacie faktury lub które służą obsłudze procesu sprzedażowego.

Co oznacza to w praktyce

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy mogą zachować własne, funkcjonujące w organizacji wzory wizualizacji faktur, o ile podstawowe dane faktury pozostają zgodne z dokumentem wystawionym w KSeF. Dodatkowe informacje, takie jak oznaczenia wewnętrzne, dane logistyczne, informacje dotyczące dostawy czy zamówienia, mogą być prezentowane na wizualizacji, jeżeli mają jedynie pomocniczy charakter.

Interpretacja stanowi ważny sygnał dla przedsiębiorców wdrażających KSeF. Nie oznacza ona jednak, że każda różnica pomiędzy XML a wizualizacją jest dopuszczalna. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem pozostaje zapewnienie, aby wizualizacja zawierała wszystkie istotne dane wynikające z faktury ustrukturyzowanej i nie przedstawiała transakcji w sposób sprzeczny z dokumentem znajdującym się w KSeF.

Warto zatem zweryfikować stosowane przez firmę szablony wizualizacji pod kątem zgodności merytorycznej z fakturą w KSeF, czytelności dokumentu oraz charakteru informacji dodatkowych. Sama obecność dodatkowych danych nie powinna być już traktowana jako automatyczny powód do uznania wizualizacji za odrębną „pustą fakturę”, ale każda informacja ingerująca w ekonomiczny obraz transakcji może nadal generować ryzyko podatkowe.

Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 15 lipca 2026 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.317.2026.1.ŁW