Anulowanie faktury i korekty do zera
W praktyce zdarzają się sytuacje, w których wystawiona zostanie faktura, która nie dokumentuje faktycznej sprzedaży i konieczne jest jej wyeliminowanie.
Sposób postępowania w takich przypadkach zależy od tego, czy faktura została wprowadzona do obrotu prawnego i właściwe jest wystawienie do niej korekty, czy też takie wprowadzenie nie nastąpiło, co umożliwia jej anulowanie.
Anulowanie faktury
Anulowanie faktury oznacza brak skutków w VAT związanych z jej wystawieniem, poza tym, że przyporządkowany do niej numer nie będzie mógł zostać ponownie wykorzystany i powinna być przechowywana wraz z innymi fakturami.
Do kwestii wprowadzenia faktury do obrotu prawnego i możliwości jej faktury odniósł się Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 3 lutego 2022 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.934.2021.1.IK. W stanowisku tym organ wyjaśnił, że faktura niewprowadzona do obrotu prawnego, to taka, która:
- nie została wysłana do kontrahenta,
- została wysłana, ale nie została odebrana przez kontrahenta,
- została wysłana i odebrana, a następnie odesłana przez kontrahenta i podatnik posiada oba (wszystkie) egzemplarze faktury oraz jednocześnie kontrahent nie uwzględnił faktury w swoich ewidencjach.
Anulowanie może dotyczyć wyłącznie faktury odnoszącej się do czynności, która nie miała miejsca (nie została zrealizowana).
Uwaga: odesłana lub zwrócona może być jedynie faktura papierowa.
Korekta faktury „do zera”
Wyeliminowanie faktury wprowadzonej do obrotu prawnego wymaga wystawienia do niej tzw. „korekty do zera”. Korekta taka jest jednak uzasadniona jedynie wówczas, gdy faktura pierwotna nie powinna była zostać w ogóle wystawiona, czyli tak jak przy anulowaniu, gdy nie doszło do transakcji.
Korekta błędnych danych
Jeżeli czynność objęta fakturą miała miejsce, to okoliczność, że wystawiona faktura zawiera błędy, przez co nie odzwierciedla jej rzeczywistego przebiegu, stanowi jedynie podstawę do wystawienia korekty w zakresie błędnych danych. Faktura taka wraz z wystawioną do niej korektą pozostaje fakturą dokumentującą daną czynność, na podstawie której sprzedawca powinien ująć sprzedaż, zaś nabywca odlicza VAT naliczony.
Wystawianie korekt „zerujących” i ponownych faktur w miejsce korekty w zakresie nieprawidłowych danych (np. NIP, adres, waluta, termin płatności) jest ryzykowną praktyką, narażającą wystawcę na konieczność „podwójnej” zapłaty VAT (raz od transakcji, na podstawie pierwszej faktury oraz drugi raz z racji wystawienia „nowej” faktury, która może zostać uznana za pustą).
Działania takiego nie usprawiedliwiają problemy techniczne z wystawieniem korekty dotyczącej niektórych pozycji faktury. Jak czytamy w interpretacji Dyrektora KIS z dnia 7 lutego 2022 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.942.2021.1.KO, cyt. „trudności techniczne prawidłowego rozliczenia podatku VAT mają charakter drugorzędny i nie mogą wpływać na kwestie podatkowe. Nie można bowiem interpretować przepisów prawa podatkowego przez pryzmat udogodnień sfery techniczno-organizacyjnej, jakie niesie ze sobą w praktyce stosowanie określonej normy prawnej”.
W perspektywie wprowadzenia obowiązkowych faktur ustrukturyzowanych należy zadbać o wydolność sytemu, chociaż oczywiście najlepszym rozwiązaniem jest wystawianie wyłącznie prawidłowych faktur.
