Czy paragon może być fakturą?
Od 1 stycznia br. weszły w życie przepisy zakazujące wystawiania faktur dla podatników do paragonów bez numeru NIP nabywcy.
Był to też moment, w którym zauważono, że istnieją (obowiązujące już od 2014 r.) przepisy przewidujące możliwość wystawiania faktur uproszczonych. Taka „niekompletna” faktura może zostać wystawiona w przypadku, gdy kwota należności ogółem z tytułu sprzedaży nie przekracza 450 zł albo 100 euro. Dokument ten nie musi zawierać nazwy i adresu nabywcy oraz danych w zakresie miary i ilości dostarczonych towarów lub usług oraz ich ceny i wartości netto, jak również informacji o udzielonych upustach. Musi natomiast zawierać numer NIP nabywcy.
Definicję faktury uproszczonej spełnia paragon z numerem NIP nabywcy potwierdzający sprzedaż do 450 zł.
Okoliczność, że paragon z numerem NIP nabywcy (do 450 zł) jest fakturą uproszczoną, której wydanie stanowi spełnienie obowiązku potwierdzenia sprzedaży fakturą oraz jednocześnie, na podstawie której nabywca może odliczyć kwotę podatku, Ministerstwo Finansów potwierdzało kilkukrotnie, (por. indywidualna interpretacja Dyrektora KIS z dnia 18 września 2017 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.219.2017.2.MK, oraz informacje na stronie MF.
Aby paragon mógł być fakturą uproszczoną, kasa (drukarka) fiskalna musi posiadać funkcjonalność drukowania paragonów z numer NIP nabywcy. Jeżeli konkretne urządzenie fiskalne nie posiada takiej funkcji, wówczas sprzedaż dla podatników i osób prawnych nie może być fiskalizowania, lecz od razu potwierdzana pełną fakturą.
W praktyce posługiwanie się fakturą w postaci paragonu z numerem NIP nabywcy stało się już źródłem wielu wątpliwości, dotyczących zwłaszcza:
- możliwości żądania wystawienia pełnej faktury,
- istnienia obowiązku, braku takiego obowiązku albo zakazu wystawiania pełnych faktur,
- ustalenia numeru takiej faktury i sposobu ujęcia paragonu z numerem NIP nabywcy w ewidencji VAT oraz w JPK_VAT.
Musi czy może….
Skoro paragon z numerem NIP nabywcy jest fakturą, to wystawca nie ma obowiązku potwierdzać sprzedaży kolejnym dokumentem tej samej rangi. Niemniej jednak, z przepisów nie wynika też zakaz wystawienia pełnej faktury (por. Komunikat MF z dnia 5 kwietnia 2919 r. w sprawie wystawiania faktur).
Nabywca, który otrzymał paragon „do 450 zł” z numerem NIP, może zatem prosić o wystawienie kompletnej faktury, przy czym to sprzedawca decyduje, czy taką wystawi. Jeżeli wystawi, wówczas będzie to faktura o paragonu, musi zatem zatrzymać paragon.
Sprzedawca może wydać, zaś nabywca powinien dysponować, tylko jednym dokumentem potwierdzającym dany zakup.
Jaki numer dokumentu
Faktura, również ta uproszczona, musi posiadać numer nadany jej w ramach danej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje ten dokument.
Paragon z numerem NIP odbiorcy zwykle nie posiada odrębnego numeru nadanego mu jako fakturze, ani też oznaczenia „faktura”.
Dotychczas brak numeru oraz oznaczenia „faktura” nie był postrzegany jako problem. Przepisy nie wymagają oznaczania faktur słowem „faktura”, natomiast numer paragonu, wydawało się, że jednoznacznie identyfikuje go jako dokument. Pośrednio potwierdzenie dla takiego podejścia znajdywało się w informacjach organów dotyczących prezentacji faktur uproszczonych w JPK_VAT.
Obecnie jednak pojawiły się wątpliwości co do tego, czy numer paragonu uznanego za fakturę uproszczoną jest numerem faktury i czy to on powinien być wskazywany w ewidencji. W tej sprawie czekamy na stanowisko organów. Puki co, w przypadku „paragonów-faktur”, na których nie widnieje numer faktury uproszczonej, nie pozostaje nic innego, jak ujmować je pod numerem paragonu.
Co ważne, status paragonu z NIP nabywcy jako faktury uproszczonej i tym samym dokumentu na podstawie którego nabywca może odliczyć VAT naliczony nie jest kwestionowany. Problem sprowadza się do tego, co jest numerem takiej faktury w przypadku, w którym wystawca nie stosuje odrębnej numeracji faktur uproszczonych.
Faktura uproszczona w ewidencji VAT
Kolejną ważną kwestią jest prezentacja paragonów uznanych za fakturę uproszczoną w ewidencji sprzedawcy.
W tym zakresie należy pamiętać, że faktury wystawione „z obowiązku” (dla podatników oraz osób prawnych) należy ująć w ewidencji sprzedaży indywidualne.
Paragon z NIP nabywcy - będący fakturą uproszczoną, należy zatem wyłączyć z łącznej wartości sprzedaży fiskalnej i odrębnie wykazać w ewidencji sprzedaży VAT ze wskazaniem nabywcy, tj. co najmniej jego numeru NIP (por. pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 24.11.2016 r., sygn. 1462-IPPP2.4512.689.2016.1.IZ). W praktyce wiąże się to z koniecznością zidentyfikowania paragonów z NIP nabywcy, wydanych jako faktury uproszczone, dla ich indywidualnego zaewidencjonowania w rejestrze sprzedaży i zaraportowania „imiennie” w JPK_VAT.
Z powyższych względów, w tych w przypadkach, w których system księgowy we własnym zakresie nie identyfikuje paragonów będących fakturami uproszczonymi i nie nadaje im odrębnych numerów, korzystanie z uproszczeń polegających na wydaniu w miejsce pełnej faktury paragonu z numerem NIP nabywcy, może okazać się nie lada utrudnieniem dla sprzedawcy.
