Koszty ujmowane w księgach muszą być należycie udokumentowane
Dowód niezgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, nie może stanowić podstawy zapisów ani w księgach rachunkowych ani w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Taka teza płynie z wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 14 lipca 2021 r. II FSK 2169/19.
Zgodnie z art.12 ustawy o rachunkowości dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych.
Jeżeli dowód księgowy nie spełnia tychże wymogów, wówczas nie stanowi on podstawy do dokonywania zapisów w księgach.
Naczelny Sąd Administracyjny wskazał, że dowód niezgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, a więc sprzeczny z wymogami art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz § 11 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów , to dowód dokumentujący operację gospodarczą, która bądź w ogóle nie miała miejsca lub zaistniałą w innym rozmiarze czy z innym podmiotem niż w rzeczywistości. Pojęcie operacji gospodarczej łączyć należy nie tylko z przedmiotem zdarzenia ale i podmiotem. Bez wątpienia więc nie mogą stanowić podstawy zapisów w księdze rachunkowej oraz podatkowej księdze przychodów i rozchodów takie dowody księgowe, które nie są zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej jaką dokumentują. Ich rzetelność ma bowiem wpływ na prawidłowość rozliczeń podatkowych, dlatego jest ważne, aby wiarygodność tych dowodów nie mogła nie mogła zostać zakwestionowana przez organy podatkowe. W orzecznictwie sądowoadministracyjnym jednolicie przyjmuje się, że w przypadku transakcji udokumentowanych za pomocą faktur lub dowodów zakupu nieodzwierciedlających rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych - określone w nich wydatki nie mogą stanowić kosztu podatkowego (por. wyroki NSA z dnia: 19 grudnia 2007 r., II FSK 1438/06; 7 czerwca 2011 r., II FSK 462/11; 12 lutego 2012 r., II FSK 627/12; 7 października 2014 r., II FSK 2436/12; 13 kwietnia 2017 r., II FSK 791/15; 17 maja 2017 r., II FSK 1056/15; 19 maja 2017 r., II FSK 3009/15 i FSK 1187/15, opubl. CBOSA).
Powyższy wyrok wpisuje się w dotychczasowy pogląd doktryny, z którego wynika, że przedsiębiorca poza fakturą potwierdzającą poniesienie wydatku musi posiadać również inne dowody potwierdzające związek wydatku z osiąganymi przychodami i prowadzoną działalnością. Księgowy musi mieć pewność, że transakcja udokumentowana fakturę miała faktyczny przebieg, i że była zgodna ze wszystkimi elementami transakcji dostępnymi do ustalenia przez organ podatkowy. Zgodnie z art. 191 Ordynacji podatkowej, organ podatkowy ocenia na podstawie całego zebranego materiału dowodowego, czy dana okoliczność została udowodniona.
Brak udokumentowania wydatków podatnika w postaci wiarygodnych dowodów, powoduje, że wydatek nie może stanowić kosztu podatkowego. Tylko rzetelność transakcji jest warunkiem sine qua non uznania wydatku za koszt potrącalny (wyrok NSA z dnia 7 czerwca 2011 r. II FSK 462/11.
