Limit płatności gotówkowych dla przedsiębiorców ? uwaga na umowy bezterminowe
Przy umowach na czas nieokreślony konieczne jest analizowanie również całkowitej wartości transakcji.
Płatności pomiędzy przedsiębiorstwami muszą następować za pośrednictwem rachunku płatniczego w każdym przypadku, gdy jednorazowa wartość transakcji przekracza (puki co) 15 000 zł. Niedopełnienie tego obowiązku na gruncie podatków dochodowych rodzi dotkliwe konsekwencje dla płacącego przedsiębiorcy, powodując wyłączenie wydatku z kosztów uzyskania przychodów.
Nieprzestrzeganie limitu dla płatności gotówkowych jest zatem „bolesne”, zaś kwestia jego ustalenia w niektórych przypadkach może okazać się problematyczna, gdyż pojęcie „jednorazowej wartości transakcji” odnosi się do wartości umowy, a nie do pojedynczej faktury.
Nad ustaleniem „jednorazowej wartości transakcji” przy umowie zawartej na czas nieokreślony pochylił się Szef Krajowej Administracji Skarbowej, zmieniając z urzędu pozytywną dla wnioskodawcy interpretację indywidualną Dyrektora KIS.
Sprawa dotyczyła płatności dokonywanych z tytułu umów B&B zawartych przedstawicielami handlowymi, zatrudnianymi za miesięcznym wynagrodzeniem prowizyjnym, którego wysokości nie daje się przewidzieć.
Organ interpretujący pierwotnie (w 2017 r.) zgodził się z wnioskodawcą, co do możliwości zapłat gotówkowych w przypadkach, w których wynagrodzenie za dany miesiąc nie przekroczy 15 000 zł, bez wyłączenia wydatku z podatkowego rachunku kosztów. Niestety Szef KAS zajął przeciwne stanowisko. Uznał bowiem, że „w sytuacji zawarcia umowy na czas nieokreślony (niezależnie od przyjętego okresu wypowiedzenia), gdy strony nie mogą określić wartości transakcji z chwilą dokonywania pierwszych płatności, nie obowiązuje ich limit z art. 22 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Natomiast z chwilą, gdy suma płatności (od początku obowiązywania umowy) przekroczy limit ustawowy – płatności muszą być dokonywane bezgotówkowo”. W konsekwencji uregulowanie gotówką należności kontrahenta wynikającej ze stałej umowy o nieznanej wartości, w okolicznościach, w których suma płatności przekroczyła limit, spowoduje, że wydatek uregulowany w tej formie musi zostać wyłączony z kosztów uzyskania przychodów.
Jak czytamy w uzasadnieniu „przymiot jednorazowości nie odnosi się do liczby płatności, lecz odzwierciedla wymóg powiązania poszczególnych świadczeń w ramach jednego stosunku umownego”.
Pamiętając, że w konkretnym przypadku ocena wymaga indywidualnej analizy, w praktyce warto pamiętać o konieczności sumowania płatności dla potrzeb ustalenia limitu z danym kontrahentem. Oczywiście najbezpieczniejszym rozwiązaniem byłoby dokonywanie wyłącznie płatności bezgotówkowych, a przy fakturach z VAT dodatkowo jedynie na rachunek z białej listy i stosując split payment.
Co jednak, gdy zapłata nastąpi z naruszeniem obowiązujących przepisów (gotówkowo, na rachunek spoza Białej Listy albo z pominięciem metody podzielonej płatności). W tym zakresie organy podatkowe potwierdzają, że zwrot płatności stanowiący niejako jej anulowanie i ponowna zapłata z zachowaniem wymaganej formy, może uratować przedsiębiorcę przed wyłączeniem wydatku z podatkowego rachunku kosztów.
