Kara umowna wynikająca z opóźnień w realizacji umowy może być kosztem podatkowym – zmiana podejścia organów podatkowych
Zaliczenie do kosztów podatkowych kar umownych i odszkodowań wynikających z opóźnienia w realizacji dostawy towarów lub wykonania usługi wzbudza duże wątpliwości w praktyce. Należy mieć nadzieję, że ostatnia zmiana stanowiska organów podatkowych, wskazuje na powstanie korzystnej dla podatników linii interpretacyjnej.
Wątpliwości wynikają z różnej interpretacji art. 16 ust. 1 pkt 22 CIT. Zgodnie z tym przepisem wyłączone z kosztów są kwoty: kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług. Analogiczny przepis występuje w ustawie o PIT – art. 23 ust. 1 pkt 19 PIT.
Przedmiotowy przepis wprost nie odnosi się do kar umownych i odszkodowań, które wynikają z nieterminowej dostawy pełnowartościowych towarów, lub wykonania usługi po terminie – tak konsekwentnie twierdzą podatnicy, a także sądy administracyjne. W konsekwencji podatnicy bronią swojego stanowiska wskazując, że takie kary umowne i odszkodowania nie są automatycznie wyłączone z kosztów podatkowych, i mogą być zaliczone do kosztów – o ile podatnik będzie w stanie wykazać się należytą starannością.
Natomiast organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych konsekwentnie wskazywały że nieterminowa dostawa towarów (wykonanie usługi) jest wadą wykonanych robót lub usług. W konsekwencji organy kwestionują prawo do zaliczania takich kar umownych do kosztów podatkowych.
W ostatnim czasie nastąpiła jednak pewna zmiana, czego przykładem jest interpretacja indywidualna z 27 lutego 2026 r. znak: 0114-KDIP2-2.4010.531.2025.3.AS . Zmiana stanowiska przez Dyrektora KIS jest konsekwencją złożenia przez podatnika skargi do WSA na uprzednio wydaną, przez Dyrektora KIS, interpretację negatywną. Organ podatkowy przychylił się do skargi, i postanowił zmienić interpretację indywidualną, przychylając się do stanowiska podatnika, że kara umowna zapłacona za nieterminową realizację umowy, nie jest objęta ograniczeniem z art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT. Tym samym może ona stanowić koszt uzyskania przychodu. Co ważne wnioskodawca wskazywał we wniosku cały kontekst sprawy – nagłe awarie w zakładzie podwykonawcy, zaangażowanego w realizacje zlecenia. Wnioskodawca prowadził negocjacje ze zlecającym realizację prac.
Należy mieć nadzieję, że przedmiotowa interpretacja jest początkiem kształtowania się pozytywnej dla podatników linii orzeczniczej. Dlatego też podatnicy powinni przeanalizować kwestię płaconych przez nich kar umownych, bowiem może być uzasadnione uznanie części z nich za koszty podatkowe. Należy przy tym podkreślić, że zasadna jest analiza przez podatnika okoliczności wystąpienia opóźnień w realizacji zlecenia – zwłaszcza w sytuacji gdy takie opóźnienie było konsekwencją jakiś sytuacji nadzwyczajnych, niezależnych od podatnika (np. awarie maszyny, opóźnienia w dostawie materiałów) uzasadnione jest zaliczenie poniesionych kar umownych do kosztów uzyskania przychodów.
