Koszty mediów ponoszone przez najemcę a przychód wynajmującego
Nie stanowią przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej u przedsiębiorcy opodatkowanego ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych kwoty otrzymywane od najemcy tytułem zwrotu kosztów mediów związanych z korzystaniem z wynajmowanych lokali (np. energii, wody i odprowadzania ścieków, gazu, gospodarowania odpadami), jeżeli z umowy najmu wynika, że obowiązek ponoszenia tych kosztów obciąża najemcę. Kwoty te nie stanowią dla wynajmującego definitywnego przysporzenia majątkowego (wyrok NSA z dnia 27 stycznia 2026 r., sygn. II FSK 559/23).
W stanie faktycznym przedstawionym we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej, a następnie będącym przedmiotem rozstrzygnięcia Naczelnego Sądu Administracyjnego, wnioskodawca (osoba fizyczna) był użytkownikiem wieczystym nieruchomości gruntowej zabudowanej budynkiem magazynowym oraz budynkiem magazynowo-biurowym.
W ramach prowadzonej działalności gospodarczej wnioskodawca zawarł szereg umów najmu powierzchni w ww. budynkach. Zgodnie z postanowieniami tych umów, najemcy poza obowiązkiem uiszczania czynszu byli zobowiązani do ponoszenia kosztów mediów oraz określonych opłat eksploatacyjnych, obejmujących w szczególności koszty: energii elektrycznej, wody i odprowadzania ścieków, gazu, gospodarowania odpadami oraz najmu pojemników.
Rozliczenie zużycia mediów następowało w oparciu o wskazania podliczników zamontowanych w poszczególnych najmowanych pomieszczeniach, przy czym w budynku funkcjonowały liczniki główne. Faktury od dostawców mediów były wystawiane bezpośrednio na wnioskodawcę, który następnie obciążał najemców kosztami mediów w wysokości odpowiadającej faktycznemu zużyciu, bez doliczania marży. Kwoty otrzymywane od najemców z tego tytułu były w całości przekazywane do dostawców mediów.
Wnioskodawca rozliczał przychody z działalności gospodarczej w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych na podstawie ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (dalej: ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym), a jednocześnie był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny.
W przedstawionym stanie faktycznym wnioskodawca sformułował pytanie, czy kwoty wynikające z refakturowania (przenoszenia) kosztów mediów na najemców stanowią po jego stronie przychód podlegający opodatkowaniu.
Dyrektor KIS stwierdził, że opłaty za media w przypadku ich refakturowania przy najmie opodatkowanym zryczałtowanym podatkiem dochodowym w ramach działalności gospodarczej, stanowią przychód z działalności gospodarczej i wnioskodawca winien odprowadzić od tego przychodu ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.
WSA uchylił zaskarżoną przez wnioskodawcę interpretację indywidualną.
NSA oddalając skargę kasacyjną zaakcentował, że na gruncie przepisów o ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych pojęcie ?przychodu? należy ustalać z uwzględnieniem odesłania z art. 6 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym do przepisów ustawy o PIT, w szczególności do art. 14 ustawy o PIT (dot. przychodów z działalności gospodarczej).
Sąd wyjaśnił, że przepis art. 6 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym odsyła do pojęcia przychodów, o których mowa w art. 14 ustawy o PIT, bez wyodrębniania poszczególnych jednostek redakcyjnych tego przepisu. Jednocześnie dotyczy generalnie wszystkich przychodów uzyskiwanych przez podatników w ramach działalności gospodarczej. Uszczegółowienia przychodów, o których stanowi art. 14 ust. 1 ustawy o PIT, czyli przychodów ze źródła wskazanego w art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT, dokonał ustawodawca m.in. w art. 14 ust. 2 pkt 11 ustawy o PIT. W jego ramach przewidziano także przychody z najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy oraz z innych umów o podobnym charakterze, składników majątku związanych z działalnością gospodarczą. Jednakże przepisu tego również nie można interpretować w taki sposób, że każdą należność, której otrzymanie można powiązać ze wskazanymi w tym przepisie umowami należy zaliczać do przychodów z najmu, nawet gdy nie ma ona charakteru definitywnego.
Zatem nie każda należność pozostająca w związku z umową najmu automatycznie stanowi przychód z działalności gospodarczej, przykładem takiego świadczenia jest kaucja gwarancyjna pobierana od najemcy mająca charakter zwrotny. Sąd odwołał się również do konstrukcji przewidzianej w art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o PIT, która wzmacnia argument, że zwrot wydatków co do zasady nie stanowi przychodu, a wyjątki wiążą się z określonymi sytuacjami rozliczeniowymi (w szczególności, gdy zwracany wydatek był wcześniej rozpoznany podatkowo po stronie podatnika).
NSA uznał, że skoro w analizowanej sprawie z umów najmu wynikało, iż ciężar kosztów mediów obciąża najemców, a wynajmujący jedynie technicznie inkasował kwoty odpowiadające zużyciu i przekazywał je dostawcom mediów, bez doliczania marży, to kwoty te nie stanowiły po jego stronie definitywnego przysporzenia. Tym samym nie mogły zostać zakwalifikowane jako przychód podatkowy, podczas gdy czynsz, jako świadczenie o charakterze ostatecznym, taki przychód tworzył.
