Należyte udokumentowanie wydatków na zakup usług o charakterze niematerialnym

Podatnik, który chce zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów faktury dokumentujące zakup usług o charakterze niematerialnym, w szczególności usług reklamowych, marketingowych, czy doradczych musi pamiętać o zgromadzeniu innych dowodów poświadczających fakt zrealizowania na jego rzecz usługi.

W świetle definicji kosztów uzyskania przychodów (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i odpowiednio art. 22 ust. 1 ustawy o PIT), wymagane jest należyte udokumentowanie wydatku, a to oznacza konieczność zgromadzenie szczególnych dowodów, które potwierdzą faktyczne wykonanie na rzecz podatnika  określonej usługi niematerialnej.

Powyższy obowiązek potwierdził Trybunał Konstytucyjny w postanowieniu z dnia 27 kwietnia 2016 r.^[1] odmawiającym nadania dalszego biegu skardze podatnika na wymóg posiadania dokumentu potwierdzającego wykonanie usługi niematerialnej. Sąd wskazał na fakt, że pomimo iż przepisy ustaw podatkowych nie przewidują dla usług o charakterze niematerialnym szczególnych ustaleń obejmujących sposobu ich dokumentowania, to z uwagi na istniejącą linię orzecznictwa oraz obowiązującą doktrynę, podatnik zobowiązany jest do posiadania dowodów wskazujących na faktyczne wykonanie tego rodzaju usług. Trybunał Konstytucyjny potwierdził również, że samo posiadanie umowy bądź faktury dla zakwalifikowania ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest niewystarczające.

Pomocnym w zgromadzeniu właściwej dokumentacji dla usług o charakterze niematerialnym może być  stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu wyrażone w interpretacji indywidualnej z dnia 26 września 2011 r.^[2] Organ podatkowy wskazał, że dodatkowymi dowodami potwierdzającymi faktyczne zrealizowanie usług mogą być: sporządzone i zarchiwizowane sprawozdania i raporty, przygotowane opinie, analizy ekonomiczne dotyczące podjętych czynności bądź zakresu wykonywanych usług czy również sama korespondencja e-mail. Dyrektor Izby Skarbowej zwrócił uwagę na fakt iż w celu zabezpieczenia swych interesów podatnik może posługiwać się także innymi dowodami, o ile wskazywać będą na realizacje danej usługi. Stosownie bowiem do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.