Następcze oświadczenie płatnika dotyczące podatku u źródła

Przypominamy, ze do końca stycznia 2026 r. duża część płatników podatku pobieranego u źródła może być zobowiązana do złożenia powtórnego oświadczenia dotyczące spełniania warunków do zastosowania preferencji podatkowej.

Obecnie obowiązujące przepisy w zakresie podatku u źródła wprowadzają zasady, że w przypadku wypłat dokonywanych na rzecz powiązanego nierezydenta z tytułu: odsetek, należności licencyjnych oraz dywidend, nie jest możliwe bezpośrednie zastosowanie preferencji w poborze podatku u źródła (tj. zwolnienie należności z opodatkowania, lub opodatkowanie jej niższą stawką, niż wynikająca z ustawy). Obowiązek ten dotyczy należności przekraczającej 2 mln zł w ciągu roku. Płatnik od kwot przewyższających ten limt powinien pobrać podatek według stawek wynikających z ustawy.

Jednym ze sposobów zwolnienia się z tego obowiązku jest złożenie przez płatnika stosownego oświadczenia. W zakresie płatników podatku dochodowego od osób fizycznych oświadczenie ma oznaczenie WH-OSP, zaś dla płatników podatku dochodowego od osób prawnych - WH-OSC.

Oświadczenie to dotyczy dwóch aspektów:

• że płatnik posiada dokumenty niezbędne do zastosowania preferencji,
• po przeprowadzeniu weryfikacji, nie posiada wiedzy uzasadniającej przypuszczenie o okolicznościach wykluczających możliwość stosowania preferencji.

Oświadczenie jest składane przez kierownika jednostki w rozumieniu przepisów o rachunkowości. W przypadku organów wieloosobowych (np. zarząd w spółce) oświadczenie jest składane przez wyznaczoną osobę wchodzącą w skład organu. Oświadczenie składa się w formie elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektroniczny.

Aktualne obowiązujące przepisy przewidują składanie dwóch rodzajów oświadczeń.

Pierwsze oświadczenie („pierwotne”) jest składane do końca 2 miesiąca następującego, po miesiącu, w którym wartość należności na rzecz nierezydenta (z określonych tytułów) przekroczy 2 mln zł. Warto wskazać, że w ocenie organów podatkowych nie jest możliwe złożenie takiego oświadczenia przed dokonaniem wypłaty, w związku z którą wartość wypłaconej należności przekroczyła 2 mln zł.

Natomiast jeżeli po złożeniu tego pierwotnego oświadczenia płatnik dokonuje dalszych wypłat na rzecz nierezydenta, to nadal może stosować preferencje w poborze podatku u źródła (o ile oczywiście są nadal spełnione warunki). Jednakże w takiej sytuacji po zakończeniu roku podatkowego - w terminie do końca pierwszego miesiąca po jego zakończeniu wymagane jest złożenie „ponownego” oświadczenia, w którym płatnik potwierdzi, że warunki do zastosowania zwolnienia od podatku są spełnione również w stosunku do tych następnych wypłat. Tym samym dla większości płatników, obowiązek złożenia tego ponownego oświadczenia zaistnieje do końca stycznia 2026 r. w stosunku do wypłat realizowanych w 2025 r.

Niezłożenie takiego oświadczenia będzie powodowało, że płatnik nie powinien zastosować, w stosunku do tych dalszych wypłat, preferencji w poborze podatku u źródła. Tym samym, jeżeli je zastosował, to wówczas powinien dopłacić brakujący podatek wraz z odsetkami za zwłokę. Oczywiście w takiej sytuacji może się okazać, że podatek ten będzie w całości obciążał płatnika, jeżeli nie uda mu się odzyskać odpowiedniej części wynagrodzenia od kontrahenta.

Powyżej wskazane regulacje dotyczą płatników w stosunku do obu ustaw o podatkach dochodowych.

Należy pamiętać, że składając oświadczenie płatnik powinien dodatkowo posiadać zarówno certyfikat rezydencji kontrahenta, a także oświadczenie podatnika o statusie beneficjenta rzeczywistego.

W przypadku oświadczenia należy zwrócić uwagę, że organy podatkowe nie dokonują weryfikacji tego oświadczenia na moment jego składania. Ewentualna weryfikacja oczywiście może być dokonywana w późniejszym czasie. Tym samym to płatnik ponosi ryzyko skutków takiej weryfikacji (np. w zakresie odsetek za zwłokę).

Oprócz tego istnieje możliwość wystąpienia przez płatnika z opinią o zastosowaniu preferencji. W tym przypadku już organy podatkowe weryfikują stan faktyczny. To zaś oznacza, że płatnik zamierzający skorzystać z takiego rozwiązania musi uzbroić się w cierpliwość, jednak w zamian uzyskuje pewność że obowiązki są przez niego wypełniane w sposób prawidłowy, a tym samym jest uprawniony do stosowania preferencji w poborze podatku u źródła.

Innym rozwiązaniem jest natomiast opodatkowanie wypłacanych należności (w części dotyczącej nadwyżki rocznej ponad kwotę 2 mln zł w ciągu roku) według stawek wynikających z ustawy, a następnie wystąpienie przez uprawniony podmiot (płatnika, lub podatnika, w zależności kto ponosi ciężar ekonomiczny podatku) o zwrot podatku. Również w tym przypadku organ podatkowy dokonuje weryfikacji złożonego wniosku.

Niezależnie od powyższego, po zakończeniu roku płatnik ma obowiązek złożenia odpowiednich deklaracji oraz informacji podatkowych dotyczących podatku u źródła, jak wskazane w poniższej tabeli.