Płatność na rachunek nieujawniony w wykazie a KUP
W najnowszej interpretacji indywidualnej z 30 czerwca 2026 r., sygn. 0111-KDIB2-1.4010.288.2026.1.ED, Dyrektor KIS potwierdził, że podatnik może zachować prawo do rozpoznania kosztów uzyskania przychodów, mimo że pierwotnie (przed laty) zapłacił za faktury na prywatny rachunek kontrahenta nieujęty na białej liście podatników VAT. Kluczowe znaczenie ma jednak to, że błąd został następnie skorygowany, środki z prywatnego rachunku zostały zwrócone, a należności ponownie uregulowano na rachunek firmowy kontrahenta znajdujący się na białej liście.
Okoliczności sprawy opisane we wniosku
Wnioskodawcą była spółka, która korzystała z usług świadczonych przez kontrahenta będącego osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą. Usługi zostały faktycznie wykonane, pozostawały w związku z działalnością gospodarczą spółki i zostały udokumentowane fakturami. Omyłkowo, w 2024 roku płatności za faktury dokumentujące ww. usługi zostały jednak dokonane na prywatny rachunek bankowy kontrahenta. Rachunek ten należał do tej samej osoby, która wykonała usługę i wystawiła faktury, ale nie był rachunkiem firmowym ujawnionym w wykazie podatników VAT.
Po wykryciu pomyłki w 2026 roku, spółka dokonała przelewów na prawidłowy rachunek firmowy kontrahenta znajdujący się w wykazie podatników VAT, a środki przekazane wcześniej na rachunek prywatny zostały zwrócone. W efekcie kontrahent nie otrzymał podwójnej zapłaty, a ostateczne rozliczenie nastąpiło z użyciem rachunku ujawnionego na białej liście.
Płatność na rachunek z białej listy a KUP
Zgodnie z art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT, podatnicy nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 Prawa przedsiębiorców została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podatników VAT, jeżeli dostawa towarów lub świadczenie usług zostały potwierdzone fakturą wystawioną przez czynnego podatnika VAT.
Przepis ten ma zatem istotne znaczenie przy transakcjach pomiędzy przedsiębiorcami, których jednorazowa wartość przekracza 15.000 zł. W takich przypadkach zapłata powinna nastąpić za pośrednictwem rachunku płatniczego, a przy płatności na rzecz czynnego podatnika VAT dodatkowo należy zweryfikować, czy rachunek znajduje się w wykazie podatników VAT.
W analizowanej sprawie pierwotna płatność nie spełniała tego warunku, ponieważ została dokonana na prywatny rachunek kontrahenta. Spółka argumentowała jednak, że był to wyłącznie niezamierzony błąd, który został następnie usunięty przez zwrot środków i ponowienie płatności na rachunek prawidłowy.
Stanowisko organu
Dyrektor KIS zgodził się ze stanowiskiem spółki. Organ uznał, że przedstawiony sposób działania stanowił „korektę” pierwotnych, błędnych płatności dokonanych z pominięciem rachunku firmowego kontrahenta znajdującego się w wykazie podatników VAT.
Istotne było to, że pierwotne płatności zostały „anulowane” zarówno po stronie spółki, jak i po stronie kontrahenta. Następnie należności zostały ponownie uregulowane z zachowaniem zasad wynikających z art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT. W ocenie organu takie działanie pozwala zachować prawo do uznania wydatków za koszty uzyskania przychodów.
Organ podkreślił również, że usługi zostały faktycznie wykonane, faktury dokumentowały rzeczywiste transakcje, a wydatki pozostawały w związku z działalnością gospodarczą spółki. Nie doszło do zapłaty na rzecz innego podmiotu, transakcje nie miały charakteru pozornego, a kontrahent nie uzyskał podwójnego świadczenia.
ZAW-NR a płatność na rachunek spoza białej listy
W analizowanym przypadku, wykrycie pomyłki nastąpiło po upływie przeszło 2 lat. Należy jednak zwrócić uwagę, że w przypadku dokonania płatności na rachunek spoza wykazu podatników VAT podatnik powinien jednak w pierwszej kolejności zweryfikować możliwość złożenia Zawiadomienia o zapłacie należności na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług” (ZAW-NR). Podstawą złożenia zawiadomienia jest art. 117ba § 3 pkt 2 Ordynacji podatkowej. Przepis ten określa, że nabywca może uniknąć solidarnej odpowiedzialności za zaległości VAT dostawcy lub usługodawcy, jeżeli przy pierwszej zapłacie należności na rachunek nieujęty w wykazie złoży zawiadomienie o zapłacie na ten rachunek do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika dokonującego płatności, w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu.
ZAW-NR ma również znaczenie na gruncie podatków dochodowych. Zgodnie z art. 15d ust. 4 pkt 1 ustawy o CIT, ograniczenia w zaliczaniu wydatku do kosztów uzyskania przychodów nie stosuje się, jeżeli podatnik złoży zawiadomienie, o którym mowa w art. 117ba § 3 pkt 2 Ordynacji podatkowej, w ustawowym terminie. Analogiczne rozwiązanie funkcjonuje na gruncie przepisów ustawy o PIT.
Jeżeli więc z różnych przyczyn złożenie ZAW-NR nie jest możliwe (np. termin na złożenie zawiadomienia dawno upłynął), podatnik może rozważyć rozwiązanie zastosowane w omawianej interpretacji indywidualnej, tj. doprowadzenie do zwrotu środków przekazanych na rachunek nieujęty w wykazie podatników VAT oraz ponowne uregulowanie należności na rachunek firmowy kontrahenta znajdujący się na białej liście.
