Podpis pod ewidencją przebiegu pojazdów prowadzoną w formie elektronicznej
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 15 września 2023 r. potwierdził, że podpis pod ewidencją przebiegu pojazdów, o którym mowa w art. 16 ust. 5 ustawy o CIT nie musi być podpisem odręcznym. Wystarczy bowiem, aby jednostka stosowała jako podpis elektroniczny powszechnie znaną kombinację (login+hasło), która pozwalać będzie na identyfikację osoby podatnika.
Na wstępie warto przypomnieć treść art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT, który dotyczy wykorzystywania w działalności gospodarczej podatnika samochodów należących do jego pracowników. Zgodnie z treścią tego przepisu nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:
a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) – wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
b) w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
- określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Aby możliwym było zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z używaniem tych samochodów, podatnik obowiązany jest do prowadzenia ewidencji ich przebiegu. Obowiązkowe elementy ewidencji wskazane zostały w art. 16 ust. 5 ustawy o CIT, jednak z przepisów bezpośrednio nie wynika, czy ewidencja może być prowadzona w formie elektronicznej oraz czy podpis podatnika może być podpisem elektronicznym.
W sprawie będącej przedmiotem interpretacji wnioskodawca będący podmiotem prowadzącym działalność bankową wskazał, że jego pracownicy wyjeżdżają w liczne podróże służbowe samochodami niebędącymi jego własnością. Bank zainteresowany był porzuceniem prowadzenia papierowej ewidencji przebiegu pojazdów i wdrożył aplikację służącą rozliczaniu delegacji służbowych. W celu dochowania warunku, o którym mowa w art. 16 ust. 5 ustawy o CIT, po zakończeniu danego miesiąca będzie generowany zbiorczy raport elektroniczny z aplikacji oraz systemu kadrowego banku, w którym zostanie zawarty szereg danych, m.in. nazwisko, imię osoby używającej pojazd, opis trasy, liczbę faktycznie przejechanych kilometrów czy akceptację tych danych przez pracodawcę oraz jego dane (imię i nazwisko akceptującego/przełożonego pracownika wraz z datą akceptacji). W niektórych przypadkach w ewidencji nie będzie wskazany pełen adres zamieszkania pracownika (z uwagi na ochronę danych osobowych), jednak jego pełen adres dostępny będzie w systemie płacowym.
Wnioskodawca wyjaśnił, że akceptacja danych wskazanych w raporcie nastąpi w formie elektronicznej za pomocą systemu domenowego. Uwierzytelnienie za pomocą systemu domenowego polega na potwierdzeniu tożsamości pracownika przez kombinację indywidualnego loginu oraz hasła pracownika Banku. Po dokonaniu akceptacji w wyżej opisany sposób przez przełożonego będzie możliwa weryfikacja jego danych (imię i nazwisko) oraz daty udzielenia akceptacji. Będzie więc to forma podpisu/autoryzacji złożona z imienia i nazwiska upoważnionego pracownika spółki (podatnika), umieszczana automatycznie na ewidencji po uprzednim użyciu stosownego, zindywidualizowanego hasła/loginu.
W ocenie Wnioskodawcy prowadzenie elektronicznej ewidencji oraz sposób jej potwierdzania pozwala na spełnienie warunków, o którym mowa w art. 16 ust. 5 ustawy o CIT.
Z takim stanowiskiem wnioskodawcy zgodził się DKIS i wyjaśnił, że ww. przepis nie zawiera szczegółowego wskazania, jakie wymogi powinien spełniać podpis, aby można było go uznać za podpis podatnika (pracodawcy). DKIS wskazał, że ustawodawca zobowiązał podatników do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie m.in. z przepisami ustawy o rachunkowości. Natomiast z art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości wynika obowiązek dokumentowania przez podatnika operacji gospodarczych zgodnie z ich rzeczywistym przebiegiem. Również z ustawy o CIT wynika, że identyfikowanie kosztów uzyskania przychodów powinno być dokumentowane w sposób właściwy. Zatem, o ile zgodnie z zasadami (polityką) rachunkowości, o której mowa w art. 10 ustawy o rachunkowości, jednostka dokona wyboru i będzie stosować jako podpis elektroniczny powszechnie znaną kombinację login + hasło, pozwalającą na identyfikację osoby podatnika (osoby upoważnionej przez podatnika), wówczas taki podpis należy uznać za spełniający postanowienia art. 16 ust. 5 ustawy o CIT. Podpis elektroniczny składany w takiej formie zawiera bowiem dane elektroniczne, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby go składającej. W takiej sytuacji nie ma konieczności składania tradycyjnego, odręcznego podpisu lub posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 15 września 2023 r. zn. 0114-KDIP2-2.4010.373.2023.1.AS
