Ryczałt za energię przy pracy zdalnej nie podlega pod PIT ani ZUS
Znowelizowane przepisy Kodeku Pracy przewidują zasady wykonywania pracy zdalnej.
Pracodawca, u którego świadczona jest praca zdalna ma obowiązek wypłacać pracownikowi ekwiwalent za używanie własnego sprzęt,u jeżeli pracownikowi nie zapewniono narzędzi pracy oraz wypłacać ryczałt przeznaczony na pokrycie zużytej przez pracownika energii i usług telekomunikacyjnych. Obowiązek ten nie dotyczy przy wykonywaniu tzw. okazjonalnej pracy zdalnej.
Pracodawcy aktualnie mają obowiązek stworzenia i uzgodnienia z organizacjami związkowymi, bądź przedstawicielami załogi regulaminu pracy zdalnej. W regulaminie powinniśmy określić co najmniej:
- grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną,
- zasady pokrywania kosztów pracy zdalnej,
- zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego bądź ryczałtu za energię elektryczną oraz usługi telekomunikacyjne,
- zasady porozumiewania się pracodawcy z pracownikiem w czasie trwania pracy zdalnej,
- zasady kontroli pracownika wykonującego pracę, jak i kontroli w zakresie BHP, czy bezpieczeństwa i ochrony danych informacji, w tym danych osobowych,
- zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji i aktualizacji oprogramowania powierzonych pracownikowi narzędzi pracy.
Przepis art. 6724 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy przewiduje, że pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
Jeżeli pracodawca dopuszcza wykorzystywanie przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych stanowiących własność pracownika, tj. niezapewnionych przez pracodawcę – to zgodnie z art. 6724 § 2 i 3 pracownikowi należy się ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.
Z kolei jeżeli pracodawca zapewnia sprzęt i narzędzia do pracy zdalne, to zgodnie z 6724 § 4, obowiązek pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
Na gruncie nowych przepisów pracodawca jest obowiązany zwrócić pracownikowi koszty zużycia materiałów, sprzętu energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych w formie ekwiwalentu lub ryczałtu. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu konieczne jest uwzględnienie rzeczywistych normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
Wypłata ekwiwalentu może jednak zostać zastąpiona wypłatą ryczałtu, którego wysokość może zostać skalkulowana w oparciu o przewidywane koszty ponoszone przez pracownika w bezpośrednim związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Przykładowo, kalkulując koszt energii elektrycznej należy oszacować średnie zużycie energii elektrycznej przez wykorzystywany sprzęt, a następnie pomnożyć przez ilość godzin pracy urządzenia oraz stawkę za energię elektryczną. W przypadku Internetu koszty kalkulowane powinny być liczone jako ułamkowa część kosztów ponoszonych w miesiącu, np. na podstawie godzin przepracowanych w pracy zdalnej w stosunku do trwania całego miesiąca.
Ważną kwestią jest to, że do tzw. okazjonalnej pracy zdalnej nie stosuje się przepisów o zwrocie kosztów pracy zdalnej, zapewnieniu materiałów i narzędzi, zawarciu porozumienia z pracownikiem, czy wydania regulaminu pracy zdalnej, jednak pracodawca może z własnej woli zwrócić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną okazjonalnie poniesione koszty.
Jak zapisano w art. 6725 Kodeksu Pracy, zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Ryczałt z tytułu pracy zdalnej, który nie jest przychodem w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie stanowi również podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracownika.
