System kaucyjny: czy nieodzyskana kaucja może stanowić koszt podatkowy?
Z uwagi na funkcjonujący od 1 października 2025 r. system kaucyjny, przedsiębiorcy kupujący napoje na potrzeby działalności (przykładowo: wodę dla pracowników czy napoje na spotkania biznesowe) uiszczają obecnie nie tylko cenę za sam produkt, ale także kaucję za opakowanie zwrotne.
Na gruncie podatków dochodowych pojawia się pytanie: czy kaucja, której podatnik finalnie nie odzyska, może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów? Przecież w praktyce opakowanie może zostać: zniszczone, zgubione, zutylizowane, zabrane przez klienta albo po prostu nieoddane do punktu zbiórki – w takim przypadku podatnik ponosi ekonomiczny ciężar kaucji, ale czy oznacza to automatycznie prawo do rozpoznania KUP?
Stanowisko KIS
Zgodnie ze stanowiskiem uzyskanym przez nas od Krajowej Informacji Skarbowej (odpowiedź z dnia 1 kwietnia 2026 r.):
„Kaucja określona w rozdziale 6b ustawy z dnia 13.06.2013 r. o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi z uwagi na swój zwrotny charakter pozostaje neutralna i nie daje tym samym prawa do rozpoznawania kosztu uzyskania przychodu.
Zatem w przypadku przedsiębiorcy, kupującego napoje w opakowaniach objętych systemem kaucyjnym dla pracowników, który nie będzie zbierał opakowań i oddawał w punkcie zbiórki – zapłacona kaucja nie będzie kosztem uzyskania przychodu.
Natomiast w przypadku, gdy zakupione na potrzeby firmowe napoje uległy zniszczeniu w trakcie transportu albo uległy przeterminowaniu i zostały zutylizowane – zapłacona kaucja może stanowić koszt podatkowy zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.”
Punktem odniesienia jest więc zwrotny charakter kaucji – zdaniem KIS, skoro podatnik może odzyskać wartość kaucji, to na moment zakupu nie ponosi jeszcze definitywnego wydatku. Oznacza to, że sama zapłata kaucji przy zakupie napojów dla pracowników, klientów czy kontrahentów co do zasady nie powinna być ujmowana jako koszt uzyskania przychodów, ponieważ w chwili zakupu brakuje jednej z podstawowych cech kosztu podatkowego, jaką jest ostateczny charakter obciążenia.
Stanowisko Ministerstwa Finansów przekazane mediom
Podobne, choć bardziej ogólne stanowisko wynika również z odpowiedzi udzielonej w dniu 28 kwietnia 2026 r. przez Ministerstwo Finansów na pytanie Redakcji Gazety Podatkowej (patrz: 689061 | Podglad | Informacje | Eureka).
Ministerstwo wskazało, że:
„Nowy system kaucyjny w gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi, obowiązuje od 1 października 2025 r. Kaucja w tym systemie ma charakter zwrotny. W związku z tym na gruncie podatku PIT oraz CIT, zapłacona kaucja jako świadczenie nieponiesione definitywnie, co do zasady, nie stanowi przychodu oraz kosztu uzyskania przychodów.
Co do zasady, kosztem uzyskania przychodów nie jest zatem kaucja zapłacona przez podatnika nabywającego opakowanie w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, której wartość podlega następnie zwrotowi w ramach funkcjonującego systemu kaucyjnego.
Nie można jednak, w oderwaniu od konkretnego stanu faktycznego, jednoznacznie przesądzić, że uiszczona kaucja nigdy nie będzie spełniać kryteriów kosztu podatkowego. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy PIT oraz art. 15 ust. 1 ustawy CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych odpowiednio w art. 23 ustawy PIT oraz art. 16 ustawy CIT.
Na gruncie ustaw o podatkach dochodowych kosztami uzyskania przychodów są zatem wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie albo zachowanie źródła przychodów danego podatnika. Jednocześnie wydatki te nie mogą występować w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych, wymienionych w art. 23 ustawy PIT oraz art. 16 ustawy CIT. Stosowne wydatki muszą też być odpowiednio udokumentowane.
Ministerstwo Finansów stoi na stanowisku, że w przypadku gdy poniesiony przez przedsiębiorcę wydatek z tytułu zapłaconej kaucji, która z określonych powodów nie może zostać zwrócona podatnikowi, spełnia warunki dla uznania jej za koszt podatkowy w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy PIT (z zastrzeżeniem art. 23 tej ustawy) oraz art. 15 ust. 1 ustawy CIT (z zastrzeżeniem art. 16 tej ustawy), to może być uwzględniony w kosztach uzyskania przychodów.
Prawidłowa ocena możliwości zaliczenia tego typu wydatków do kosztów uzyskania przychodów, jest możliwa wyłącznie po ustaleniu wszystkich okoliczności faktycznych towarzyszących indywidualnej sprawie. Dopiero po dokonaniu takiej oceny można również, w warunkach konkretnej sprawy, rozpatrywać ewentualną datę poniesienia omawianych wydatków.”
Z powyższych stanowisk wynika, że kaucja za opakowania objęte systemem kaucyjnym pozostaje co do zasady neutralna podatkowo, ponieważ ma charakter zwrotny. Może jednak stać się kosztem uzyskania przychodów, jeżeli w konkretnym przypadku podatnik wykaże, że jej odzyskanie nie jest możliwe, a sam wydatek spełnia przesłanki z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT albo art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.
Decydujące znaczenie będą miały przyczyny jej nieodzyskania oraz sposób udokumentowania zdarzenia:
- jeżeli podatnik z góry zakłada, że nie będzie zbierał opakowań i nie będzie ich oddawał do punktu zbiórki – to koszt podatkowy może być trudny do obrony. W takim przypadku organ może uznać, że utrata kaucji nie jest racjonalnym i gospodarczo uzasadnionym wydatkiem, lecz konsekwencją braku należytej staranności,
- inaczej należy ocenić sytuacje, w których brak odzyskania kaucji wynika z okoliczności obiektywnych, gospodarczo uzasadnionych albo niezależnych od podatnika – w takich sytuacjach stanowiska KIS i Ministerstwa dopuszczają możliwość rozpoznania kosztu podatkowego.
Dlatego najbezpieczniejszym podatkowo rozwiązaniem wydaje się wprowadzenie w swojej jednostce wewnętrznej procedury odzyskiwania kaucji przy zakupach firmowych. Dobrze przygotowana procedura pozwoli nie tylko ograniczyć ekonomiczne straty związane z nieodzyskanymi kaucjami, ale także ureguluje sposób ich rozliczeń.
