Zmiany w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia KPiR od 1 stycznia 2026 roku

Podatnicy oraz biura rachunkowe prowadzące w imieniu podatników podatkowe księgi przychodów i rozchodów powinny dostosować się do nowych przepisów regulujących zasady prowadzenia PKPIR.

Nowe przepisy zostaną wprowadzone na mocy Rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 1299, dalej „nowe rozporządzenie”).

Kluczową zmianą jest wymóg prowadzenia KPiR w formie elektronicznej (JPK_PKPiR), który wynika z art. 24a ust. 1e ustawy o PIT w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2026 r. Zgodnie z tym przepisem, podmioty prowadzące księgę, księgi rachunkowe lub ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są obowiązane prowadzić te księgi i ewidencję przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego te księgi i ewidencję po zakończeniu roku podatkowego w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania, o którym mowa w art. 45 ust. 1, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej. Sposób realizacji tych obowiązków Minister Finansów określi w odrębnym rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 24a ust. 8 ustawy o PIT (w wersji obowiązującej od 1 stycznia 2026 r.).

Obowiązek prowadzenia KPiR w formie elektronicznej dotyczy:

• od 1 stycznia 2026 r. – podatników, którzy przekazują do US ewidencję JPK_V7M (w praktyce pierwsze przekazanie plików JPK_PKPIR/EWP/ST nastąpi w 2027 r.),
• od 1 stycznia 2027 r. – pozostałych podatników.

Poniżej przegląd kluczowych zmian, które od 1 stycznia 2026 r. należy uwzględnić przy prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów :

1. Koniec z uproszczoną KPiR dla rolników prowadzących działalność gospodarczą

Do 31 grudnia 2025 r., na podstawie § 2 ust. 2 dotychczasowego rozporządzenia:

• rolnicy prowadzący gospodarstwo rolne bez zatrudnienia w nim pracowników, członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz pracowników rolnych,
• wykonujący działalność gospodarczą, osobiście lub z udziałem członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym,
• jeżeli łączny przychód z tej działalności gospodarczej nie przekracza 10 000 zł w roku podatkowym,

byli uprawnieni do prowadzenia uproszczonej KPiR przeznaczonej dla tych rolników, według wzoru ustalonego w załączniku nr 2 do rozporządzenia, w sposób określony w rozdziale 3.

Od 1 stycznia 2026 r. nowe rozporządzenie nie przewiduje już odrębnych regulacji dotyczących rolników, w szczególności odrębnego uproszczonego wzoru KPiR. Rolnicy prowadzący działalność gospodarczą od 1 stycznia 2026 r. powinni prowadzić KPiR z zastosowaniem zasad ogólnych, bez możliwości zastosowania uproszczenia.

2.    Zmiana porządkująca w zakresie definicji legalnych

W nowym rozporządzeniu nie znajdziemy już definicji ustawowych pojęć takich jak: biuro rachunkowego, przychodu, środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz przedsiębiorstwa wielozakładowego (§ 3 pkt 5-9 dotychczasowego rozporządzenia). Są to zasadniczo pojęcia, które posiadają swoje definicje legalne w ustawie o PIT, która zawiera przecież upoważnienie do wydania analizowanego rozporządzenia.

Jednocześnie w miejsce usuniętych definicji dodano nowe w § 2 pkt 5 i 6 nowego rozporządzenia: definicję ustawy o podatku dochodowym oraz ustawy o VAT.

3.  Usunięcie procedury indywidualnych zwolnień

Do 31 grudnia 2025 r., przepisy rozporządzenia przewidują możliwość zwolnienia podatnika na jego wniosek, w zakresie jakim jest to uzasadnione szczególnymi okolicznościami (rodzajem i rozmiarem prowadzonej działalności, wiekiem i stanem zdrowia podatnika) ze stosowania przepisów rozporządzenia w określonym zakresie.

Od 1 stycznia 2026 r. przepisy nie przewidują już takiego trybu indywidualnych zwolnień. Przepisy przejściowe nowego rozporządzenia przewidują, że dla wniosków złożonych do dnia 31 grudnia 2025 r. stosuje się przepisy dotychczasowe (§ 23 nowego rozporządzenia). Natomiast zwolnienia przyznane podatnikom do końca 2025 r. zachowują moc przez okres, na jaki zostały przyznane (§ 24 nowego rozporządzenia).

4.  Brak regulacji dot. miejsca przechowywania KPiR

Do 31 grudnia 2025 r. obowiązywał wprost wymóg przechowywania KPiR oraz dowodów, na podstawie których dokonywane są zapisy co do zasady na stałe w miejscu wykonywania działalności lub w siedzibie podatnika, a gdy księgę prowadziło biuro rachunkowe w miejscu prowadzenia/przechowywania księgi przez to biuro (§ 8 ust. 2 starego rozporządzenia).

Od 1 stycznia 2026 r. przepisy rozporządzenia nie zawierają regulacji określających miejsca przechowywania KPiR. Przepis § 5 nowego rozporządzenia wskazuje jedynie, że w przypadku prowadzenia księgi bez użycia programów komputerowych, podatnik jest obowiązany zbroszurować księgę i kolejno ponumerować jej karty. Nie wskazuje natomiast miejsca przechowywania KPiR i dowodów zapisów. To rozwiązanie jest spójne z obowiązkiem prowadzenia KPiR elektronicznie.

5.  Ograniczenie kategorii specjalnych rodzajów dowodów księgowych

Do 31 grudnia 2025 r., na podstawie § 12 „starego” rozporządzenia, za dowody księgowe uważa się również dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem oraz dowody przesunięć. Dodatkowo § 20 oraz § 18 ust. 3–4 dopuszczały możliwość ujmowania sprzedaży w księdze na podstawie zestawienia sprzedaży sporządzonego według ewidencji VAT, a także wpisywania zbiorczych kwot zamiast poszczególnych faktur.

Od 1 stycznia 2026 r. § 7 nowego rozporządzenia nie przewiduje już tych dwóch szczególnych kategorii specjalnych dowodów księgowych. Podatnik powinien dokonywać zapisów bezpośrednio w księdze – co do zasady prowadzonej elektronicznie – na podstawie poszczególnych faktur, bez sporządzania odrębnych zestawień i bez wpisywania zbiorczej kwoty. Zestawienie sprzedaży (w tym oparte na ewidencji sprzedaży VAT) nie stanowi już podstawy zapisu. Zmiana ta wynika także z potrzeby efektywnego wykorzystania struktur JPK_PKPiR, ponieważ zapisy na poziomie pojedynczych faktur umożliwiają analizę i weryfikację w JPK, podczas gdy ujęcia zbiorcze tę analizę uniemożliwiały.

6.  Zmiany w zakresie dowodów wewnętrznych

Do 31 grudnia 2025 r., na podstawie dotychczasowego rozporządzenia (por. § 13) dopuszcza się dokumentowanie paragonami zakupów w jednostkach handlu detalicznego (np. materiałów pomocniczych, środków czystości i BHP, materiałów biurowych) z datą, oznaczeniem jednostki, ilością, ceną i wartością; na odwrocie podatnik dopisywał swoje dane i nazwę towaru.

Od 1 stycznia 2026 r. nowe rozporządzenie nie przewiduje już tego uprawnienia (katalog dowodów wewnętrznych został zawężony). Jednocześnie doprecyzowano, że wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa lub olejów mogą być dokumentowane paragonem fiskalnym lub dowodem kasowym zawierającym: datę, oznaczenie wystawcy, ilość, cenę jednostkową i wartość; na odwrocie wpisuje się dane podatnika (nazwa/imię i nazwisko, adres) oraz rodzaj zakupu.

7.    Zmiana w ujmowaniu materiału powierzonego

Do 31 grudnia 2025 r. obowiązuje § 14, zgodnie z którym materiał powierzony przez zleceniodawcę nie wymagał ujęcia w KPiR w razie braku dokumentu określającego zleceniodawcę uznawano, że materiał został zakupiony bez udokumentowania.

Od 1 stycznia 2026 r. przepis ten został usunięty, nowe rozporządzenie nie reguluje odrębnie kwestii ujęcia materiału powierzonego. W praktyce oznacza to brak dawnego domniemania „zakupu bez udokumentowania” oraz stosowanie zasad ogólnych: materiał powierzony co do zasady nie jest ujmowany w KPiR (nie stanowi kosztu podatnika), a jego status należy wykazać stosownymi dowodami (np. umową, zleceniem). Jeżeli materiał przejdzie na własność podatnika, ujmuje się go w KPiR jak zwykły zakup.

W spisie z natury materiały powierzone znajdujące się u podatnika wykazuje się wyłącznie ilościowo jako „towary obce”, bez wpływu na wartość remanentu podatnika.

8.    Częstotliwość dokonywania zapisów wydatków w KPiR

Do 31 grudnia 2025 r. (§ 16 dotychczasowego rozporządzenia) zakupy materiałów podstawowych i towarów należało wpisać niezwłocznie po ich otrzymaniu, a pozostałe wydatki raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.

Od 1 stycznia 2026 r., zgodnie z § 10 nowego rozporządzenia wydatki na materiały, surowce, towary handlowe oraz pozostałe wydatki wpisuje się do księgi zgodnie z zasadami potrącania kosztów uzyskania przychodów określonymi w ustawie o podatku dochodowym.

9.    Częstotliwość dokonywania zapisów przychodów w KPiR

Do 31 grudnia 2025 r., zgodnie z § 18 „starego” rozporządzenia, zapisy przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów i usług dokonuje się na podstawie wystawionych faktur, a w przypadku sprzedaży nieudokumentowanej fakturami na podstawie dowodu wewnętrznego wystawionego na koniec dnia, w jednej kwocie za dany dzień (o ile nie była prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja przy zastosowaniu kas). Wpisów dokonywano co do zasady raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.

Od 1 stycznia 2026 r., w myśl § 11 nowego rozporządzenia, zapisy przychodów ze sprzedaży dokonuje się na podstawie:

• wystawionych faktur,
• raportów fiskalnych, gdy sprzedaż jest ujęta w ewidencji prowadzonej przy użyciu kas rejestrujących,
• dowodu wewnętrznego wystawionego na koniec dnia (jedna kwota za dany dzień) albo prowadzonego zestawienia sprzedaży (ewidencji sprzedaży), gdy przychody nie są dokumentowane fakturami lub raportami fiskalnymi.

Wpisów na podstawie faktur i raportów fiskalnych dokonuje się najpóźniej do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania przychodu.

Wpisów na podstawie dowodu wewnętrznego dokonuje się raz dziennie po zakończeniu dnia, najpóźniej przed rozpoczęciem działalności dnia następnego.

Wpisów na podstawie zestawienia sprzedaży (ewidencji sprzedaży) dokonuje się do 20. dnia miesiąca następnego, w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca.

10. Zapisy u podatników rejestrujących sprzedaż przy użyciu kas rejestrujących

Do 31 grudnia 2025 r., zgodnie z § 19 dotychczasowego rozporządzenia, podstawą zapisów były raporty dobowe/miesięczne, a korekty sprzedaży z kasy bywały dokumentowane m.in. adnotacjami „na odwrocie raportu”.

Od 1 stycznia 2026 r., w myśl § 12 nowego rozporządzenia, podstawą zapisów pozostają raporty fiskalne, natomiast korekty wprowadza się na podstawie odrębnej ewidencji korekt albo dowodu wewnętrznego ze znakiem (–), zawierającego wymagane dane. Zrezygnowano z praktyki „opisu na odwrocie raportu”.

11. Zapisy z ewidencji VAT (miesięczne zestawienie)

Do 31 grudnia 2025 r., zgodnie z § 20 „starego rozporządzenia” dopuszczalne było ujmowanie sprzedaży w KPiR na podstawie miesięcznego zestawienia sporządzonego z ewidencji sprzedaży VAT (art. 109 ust. 1 lub 3 ustawy o VAT).

Od 1 stycznia 2026 r. usunięto odrębny tryb wpisów „z ewidencji VAT”. Sprzedaż ujmuje się bezpośrednio na podstawie poszczególnych faktur, raportów fiskalnych lub w przypadku sprzedaży bez faktur/raportów, na podstawie dowodu wewnętrznego albo zestawienia sprzedaży przewidzianego w § 11 nowego rozporządzenia.

12.  Zmiany w załączniku do rozporządzenia -wzór KPiR

Różnice dostrzegalne są także we wzorze KPiR, który został dostosowany do zmian wynikających z elektronizacji oraz KSeF. Nowy wzór KPiR ma 19 kolumn (zamiast 17), tym samym wprowadzono nowe kolumny:

·         numer identyfikujący fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur – kol. 3;

·         identyfikator podatkowy kontrahenta – kol. 5;

·         imię i nazwisko (nazwa firmy) kontrahenta – kol. 6;

·         adres kontrahenta – kol. 7.

Przy czym w przypadku, gdy wpisano identyfikator podatkowy, nie trzeba uzupełniać nazwy i adresu kontrahenta.

Zmieniono także numerację i sumowania:

·         łączny przychód przeniesiono z kol. 9 do kol. 11,

·         łączne wydatki z kol. 14 do kol. 16;

·         „kolumna wolna” to teraz kol. 17,

·         koszty B+R – kol. 18,

·         „Uwagi” – kol. 19.

Objaśnienia doprecyzowują, że przy zapisach wynikających z zestawienia sprzedaży (ewidencji sprzedaży), ewidencji dewiz oraz raportów z kas rejestrujących nie wypełnia się kol. 3-7 (wcześniej 3-5), a także szerzej opisują zasady ujmowania wynagrodzeń, kosztów podróży służbowych, wyceny spisu z natury i przejściowych rozliczeń kosztów. W praktyce nowy wzór wymusza bardziej szczegółowe i ustrukturyzowane zapisy, ułatwiając weryfikację danych w JPK_PKPIR oraz powiązanie wpisów z dokumentami elektronicznymi z KSeF.