Inwentaryzacja – najczęstsze błędy i dobre praktyki

Ostatnie miesiące roku 2025 to dla wielu jednostek okres intensywnych przygotowań do zamknięcia ksiąg rachunkowych, a tym samym do przeprowadzenia obowiązkowej inwentaryzacji.

Prawidłowo zrealizowany proces inwentaryzacyjny jest nie tylko wymogiem ustawowym, lecz także elementem zapewniającym rzetelność sprawozdań finansowych i kontrolę nad majątkiem jednostki. W niniejszym artykule przypominamy podstawowe zasady przeprowadzania inwentaryzacji, omawiamy dostępne metody oraz wskazujemy najczęściej popełniane błędy, które mogą zaburzyć wiarygodność danych księgowych.

Podstawy prawne i rodzaje inwentaryzacji

Zasady przeprowadzania inwentaryzacji określa rozdział 3 Ustawy o rachunkowości („Ustawa”). Zgodnie z jej przepisami jednostka jest zobowiązana do przeprowadzenia inwentaryzacji wszystkich składników aktywów i pasywów. Ustawa przewiduje trzy metody inwentaryzacji:

1. Spis z natury – art. 26 ust. 1 pkt 1 Ustawy,
2. Potwierdzenie sald – art. 26 ust. 1 pkt 2 Ustawy,
3. Porównanie danych ksiąg rachunkowych z dokumentami – art. 26 ust. 1 pkt 3 Ustawy.

Każda z metod znajduje zastosowanie do innych składników majątku i źródeł jego finansowania.

1. Inwentaryzacja drogą spisu z natury

Tą metodą obejmuje się m.in.:

• środki pieniężne w kasie, czeki, weksle,
• papiery wartościowe w postaci materialnej,
• rzeczowe składniki aktywów obrotowych (zapasy),
• środki trwałe oraz nieruchomości zaliczone do inwestycji,
• maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.

2. Inwentaryzacja drogą potwierdzenia sald

Dotyczy ona w szczególności:

• aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki,
• papierów wartościowych w formie zdematerializowanej (np. akcje, obligacje),
• należności (w tym pożyczek udzielonych),
• składników aktywów powierzonych kontrahentom (np. kontenery, opakowania zwrotne).

Jednostka ma obowiązek uzyskać potwierdzenia sald, a w przypadku braku odpowiedzi – udokumentować próbę ich uzyskania.

3. Inwentaryzacja drogą porównania danych ksiąg z dokumentami

Metoda ta znajduje zastosowanie w odniesieniu do:

• środków trwałych, do których dostęp jest utrudniony,
• gruntów,
• praw zaliczanych do nieruchomości (np. prawa użytkowania wieczystego),
• należności spornych i wątpliwych,
• należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
• rozrachunków publicznoprawnych,
• kapitałów własnych, rezerw oraz rozliczeń międzyokresowych,
• pozostałych składników aktywów i pasywów, dla których przeprowadzenie inwentaryzacji metodą spisu z natury lub potwierdzenia salda, z obiektywnych przyczyn, nie było możliwe (np. brak odpowiedzi kontrahenta na prośbę o potwierdzenie salda na dzień bilansowy).

W praktyce oznacza to konieczność powiązania sald księgowych z dokumentami źródłowymi – np. umową spółki, uchwałami organów, odpisem z KRS, księgami wieczystymi lub fakturami i deklaracjami podatkowymi.

Terminy przeprowadzenia inwentaryzacji

Co do zasady, inwentaryzację należy przeprowadzić na ostatni dzień roku obrotowego. Ustawa dopuszcza jednak pewne uproszczenia (art. 26 ust. 3), m.in.:

• inwentaryzację aktywów (z wyjątkiem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produkcji w toku oraz zapasów odpisywanych w koszty) można rozpocząć nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończyć najpóźniej 15 dni po jego zakończeniu, z obowiązkiem doprowadzenia ustalonego stanu do dnia bilansowego, czyli przeprowadzenia tzw. „procedury rolowania”;
• inwentaryzację zapasów w strzeżonych składowiskach objętych ewidencją ilościowo-wartościową można przeprowadzić raz na 2 lata, pod warunkiem że:
  • teren jest strzeżony,
  • zapasy są objęte ewidencją ilościowo-wartościową;
• inwentaryzację nieruchomości, środków trwałych na terenach strzeżonych oraz środków trwałych w budowie można przeprowadzać raz na 4 lata;
• inwentaryzację towarów i materiałów w punktach detalicznych oraz zapasów drewna w jednostkach leśnych – raz w roku.

Dokumentowanie inwentaryzacji

Każda forma inwentaryzacji – niezależnie od zastosowanej metody, zakresu czy charakteru jednostki organizacyjnej – wymaga właściwego i rzetelnego udokumentowania. Dokumentacja inwentaryzacyjna stanowi nie tylko potwierdzenie faktycznego przeprowadzenia czynności spisowych, lecz także pełni funkcję dowodową wobec organów kontrolnych, biegłych rewidentów czy kierownictwa jednostki. Jej celem jest zapewnienie przejrzystości, wiarygodności oraz możliwości odtworzenia przebiegu całego procesu.

W zależności od rodzaju inwentaryzacji (spis z natury, potwierdzenie sald, weryfikacja dokumentacji) oraz przyjętych rozwiązań organizacyjnych, dokumentacja może przybierać różne formy. Do najczęściej stosowanych należą:

• Protokół z przeprowadzenia inwentaryzacji – to podstawowy dokument potwierdzający wykonanie czynności inwentaryzacyjnych w określonym czasie i miejscu. Zawiera m.in. informacje o składzie komisji inwentaryzacyjnej, zakresie spisu, zastosowanej metodzie, terminach oraz ewentualnych uwagach dotyczących przebiegu czynności. Protokół podpisywany jest przez członków komisji oraz osoby odpowiedzialne za mienie.
• Podpisane zestawienie lub sprawozdanie – obejmuje szczegółowe wyniki inwentaryzacji, czyli różnice pomiędzy stanem rzeczywistym, a ewidencyjnym, wraz z ich analizą i propozycjami rozliczenia. Tego rodzaju dokument sporządzany jest najczęściej po zakończeniu spisu i stanowi integralny element rozliczenia inwentaryzacji. Może być przygotowany w formie papierowej lub elektronicznej.
• Wydruk komputerowy potwierdzający przeprowadzenie czynności – w jednostkach wykorzystujących zintegrowane systemy finansowo-księgowe dokumentem potwierdzającym inwentaryzację może być raport lub zestawienie wygenerowane z systemu informatycznego. Wydruki takie powinny być podpisane przez osoby uprawnione, co nadaje im moc dokumentu księgowego.

Niezależnie od przyjętej formy, wszystkie dokumenty inwentaryzacyjne powinny być sporządzane w sposób czytelny, kompletny i zgodny z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami rachunkowości. Ich właściwe przechowywanie i archiwizacja jest równie istotna, gdyż umożliwia odtworzenie przebiegu inwentaryzacji w przypadku kontroli lub potrzeby weryfikacji danych.

Najczęściej popełniane błędy

W praktyce jednostki często dopuszczają się powtarzających się nieprawidłowości, takich jak:

• Ograniczenie się wyłącznie do inwentaryzacji zapasów – pomijanie innych składników majątku, takich jak kapitał własny, rezerwy czy rozliczenia międzyokresowe, prowadzi do niepełnego obrazu sytuacji finansowej jednostki. Prawidłowa inwentaryzacja powinna obejmować wszystkie pozycje bilansowe.
• Brak dokumentacji z przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji – brak protokołów, zestawień czy potwierdzeń czynności uniemożliwia kontrolę prawidłowości procesu. Dokumentacja stanowi dowód wykonania obowiązku inwentaryzacyjnego i jest wymagana przepisami rachunkowości.
• Nieudokumentowanie „zrolowania” inwentaryzacji – czyli doprowadzenie wyniku inwentaryzacji przeprowadzonej na dzień inny niż ostatni dzień roku obrotowego do stanu zgodnego ze stanem na dzień bilansowy poprzez dodanie zwiększeń i zmniejszeń danej pozycji w okresie między inwentaryzacją, a dniem bilansowym. Taki brak może powodować trudności w odtworzeniu faktycznego stanu składników oraz zaburzać ciągłość danych księgowych.
• Wybór nieodpowiedniej metody inwentaryzacji – np. stosowanie spisu z natury w odniesieniu do gruntów lub nieruchomości. Każdy składnik majątku powinien być weryfikowany metodą właściwą dla jego charakteru i możliwości pomiaru.
• Niedochowanie należytej staranności przy spisie z natury – m.in. nieuwzględnianie wagi opakowań, brak przeliczeń trudno dostępnych składników czy spis z pominięciem części zapasów. Takie zaniedbania prowadzą do błędnych ustaleń stanów faktycznych i zafałszowania wyników.
• Brak powołania lub nieprawidłowy skład komisji inwentaryzacyjnej – osoby przeprowadzające spis nie zawsze są formalnie wyznaczone lub nie posiadają odpowiednich kompetencji. Może to rodzić wątpliwości co do obiektywności wyników.
• Nieprzestrzeganie terminów inwentaryzacji – spis przeprowadzany po terminie lub zbyt wcześnie nie odzwierciedla rzeczywistego stanu na dzień bilansowy. Powoduje to trudności w uzgodnieniu danych z ewidencją księgową.
• Brak uzgodnienia wyników inwentaryzacji z księgami rachunkowymi – dane ze spisu z natury lub potwierdzenia sald nie są porównywane z ewidencją, przez co nie wykrywa się różnic. To jeden z najpoważniejszych błędów formalnych.
• Nieprawidłowe rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych – brak analizy przyczyn, błędne księgowanie lub niezatwierdzenie wyników przez kierownictwo. Może to skutkować zafałszowaniem wyniku finansowego jednostki.
• Niewłaściwe oznakowanie lub przygotowanie składników do spisu – brak etykiet, opisów, kodów, co prowadzi do pomyłek przy zliczaniu lub podwójnego ujęcia tych samych pozycji.
• Brak nadzoru nad przebiegiem inwentaryzacji – kierownictwo jednostki często ogranicza się do formalnego zatwierdzenia wyników, nie kontrolując faktycznego przebiegu czynności. Skutkuje to spadkiem jakości i rzetelności spisu.
• Nieaktualne lub błędne arkusze spisowe – użycie niepoprawnych stanów ewidencyjnych, błędne numery magazynowe lub pomieszanie jednostek miary. Takie drobne uchybienia często prowadzą do poważnych różnic w wynikach.
• Brak szkolenia osób przeprowadzających spis – członkowie zespołów inwentaryzacyjnych nie zawsze znają zasady dokumentowania i liczenia, co zwiększa ryzyko pomyłek.
• Niedostateczne zabezpieczenie majątku w trakcie spisu – w czasie inwentaryzacji zdarza się przemieszczanie, wydawanie lub przyjmowanie składników, co zniekształca wyniki.

Dobre praktyki

Aby uniknąć błędów i usprawnić przebieg prac inwentaryzacyjnych, jednostka powinna opracować szczegółową instrukcję inwentaryzacyjną, dostosowaną do swojej specyfiki. Dokument ten jest praktycznym przewodnikiem dla wszystkich osób zaangażowanych w proces spisu i powinien określać m.in. zakres, terminy, podział obowiązków, stosowane metody oraz sposób dokumentowania i rozliczania różnic inwentaryzacyjnych. Dzięki temu przebieg całego procesu staje się uporządkowany, przejrzysty i łatwiejszy do skontrolowania.

W przypadku spisu z natury zapasów warto zapoznać się ze Stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji zapasów (dostępnym na stronie Ministerstwa Finansów). Zawiera ono liczne praktyczne wskazówki dotyczące przygotowania, przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji oraz przykłady dobrych praktyk, które pomagają uniknąć najczęstszych błędów.

Dobrze opracowana instrukcja inwentaryzacyjna zwiększa odpowiedzialność pracowników i ogranicza ryzyko pomyłek wynikających z pośpiechu lub braku wiedzy. Powinna być ona regularnie aktualizowana, z uwzględnieniem nabytych doświadczeń oraz zmian w przepisach. Stanowi też ważny punkt odniesienia podczas kontroli i audytów, a jej brak może zostać uznany za uchybienie w systemie rachunkowości.

Podsumowanie

Rzetelnie zaplanowana i starannie przeprowadzona inwentaryzacja nie tylko ułatwia i przyspiesza proces zamknięcia roku obrotowego, lecz także stanowi podstawę sporządzenia sprawozdania finansowego zgodnego z koncepcją „true and fair view”. Poprawnie udokumentowany i nadzorowany proces inwentaryzacyjny stanowi najbardziej efektywne narzędzie do kompleksowego monitorowania majątku, umożliwiając jednostce zachowanie pełnej przejrzystości oraz kontroli nad posiadanymi zasobami.