Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego – kogo dotyczy i w jakim terminie?

Sporządzenie sprawozdania finansowego jest jednym z podstawowych obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości.

Jest to dokument, który przedstawia rzetelny i kompletny obraz sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego jednostki po zakończeniu roku obrotowego.

Sprawozdanie finansowe, sporządzane zgodnie z ustawą o rachunkowości, obejmuje co do zasady:

• bilans,
• rachunek zysków i strat,
• informację dodatkową, obejmującą wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

Dla niektórych jednostek sprawozdanie finansowe może również obejmować:

• zestawienie zmian w kapitale własnym,
• rachunek przepływów pieniężnych.

Kogo dotyczy obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego?

Obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego dotyczy:

• podmiotów zobowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie ustawy o rachunkowości, m.in. ze względu na formę prawną lub przekroczenie limitu przychodów,
• podmiotów, które dobrowolnie zdecydowały się na prowadzenie ksiąg rachunkowych, mimo braku takiego obowiązku.

W praktyce obowiązek ten dotyczy m.in.: spółek kapitałowych (sp. z o.o., S.A., PSA), niektórych spółek osobowych, osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jeżeli prowadzą pełną księgowość. Decydujące znaczenie ma sposób prowadzenia ewidencji księgowej, a nie sama forma prawna działalności.

Kto odpowiada za sporządzenie sprawozdania finansowego?

Za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiada kierownik jednostki, czyli w zależności od formy prawnej:

• zarząd spółki,
• wspólnicy prowadzący sprawy spółki,
• właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej.

Biuro rachunkowe lub osoba prowadząca księgi rachunkowe może przygotować sprawozdanie od strony technicznej, ale odpowiedzialność za jego prawidłowość, kompletność i terminowość zawsze spoczywa na kierowniku jednostki.

Kto nie ma obowiązku sporządzania sprawozdania finansowego?

Obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego nie dotyczy podmiotów, które nie prowadzą ksiąg rachunkowych, w szczególności:

• osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą rozliczających się na podstawie KPiR lub ryczałtu,
• spółek cywilnych osób fizycznych prowadzących KPiR lub ryczałt,
• spółek jawnych i partnerskich osób fizycznych, które:
  • nie prowadzą pełnej księgowości,
  • nie przekroczyły w poprzednim roku obrotowym limitu 2,5 mln euro przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów.

Terminy sporządzenia, zatwierdzenia i złożenia sprawozdania finansowego

1. Sporządzenie – sprawozdanie należy przygotować nie później niż 3 miesiące od dnia bilansowego. Dla jednostek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin przypada na 31 marca następnego roku.

2. Zatwierdzenie – sprawozdanie powinno być zatwierdzone nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. Dla roku kalendarzowego termin przypada na 30 czerwca następnego roku.

Sprawozdanie zatwierdza właściwy organ jednostki, m.in.:

• wspólnicy – w spółkach jawnych, partnerskich, komandytowych i cywilnych,
• walne zgromadzenie wspólników – w spółkach z o.o.,
• walne zgromadzenie akcjonariuszy – w spółkach akcyjnych i komandytowo-akcyjnych,
• walne zgromadzenie członków – w spółdzielniach,
• właściciel – w jednoosobowej działalności gospodarczej prowadzącej księgi rachunkowe.

3. Złożenie – zatwierdzone sprawozdanie należy złożyć w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia:

• jednostki wpisane do KRS – przez Repozytorium Dokumentów Finansowych,
• jednostki niewpisane do KRS – do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Sprawozdanie finansowe składa się wyłącznie w formie elektronicznej.

Konsekwencje niezłożenia sprawozdania finansowego

Niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie może skutkować:

• grzywną nałożoną na kierownika jednostki,
• karą ograniczenia wolności,
• wszczęciem postępowania przymuszającego przez sąd rejestrowy,
• ustanowieniem kuratora,
• a w skrajnych przypadkach – rozwiązaniem spółki i jej wykreśleniem z KRS.