Publikacje

Roczne sprawozdanie finansowe – ostateczne zamknięcie ksiąg oraz inne obowiązki sprawozdawcze

Roczne sprawozdanie finansowe (dalej rsf), po jego sporządzeniu, podpisaniu, oraz w przypadku jednostek objętych obowiązkiem badania – po zbadaniu przez biegłego rewidenta należy zatwierdzić w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego. W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego należy dopełnić końcowe obowiązki sprawozdawcze, które mogą się różnić w zależności od charakteru i rodzaju podmiotu.

Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych oraz przeksięgowanie wyniku

Termin ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych został określony w art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2026 r. poz. 522, ze zm) (dalej uor). Zamknięcie ksiąg powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych. W rezultacie wszelkie zidentyfikowane błędy lub pojawienie się nowych informacji dotyczących roku, którego księgi zostały zamknięte należy bez względu na ich istotność ująć w księgach roku bieżącego.

W dacie zatwierdzenia sprawozdania finansowego wynik finansowy za dany rok obrotowy podlega przeksięgowaniu z konta wynik finansowy na rozliczenie wyniku finansowego. Księgowań dokonuje się w księgach roku bieżącego. Wynik finansowy zostaje na koncie rozliczenie wyniku finansowego do momentu podjęcia uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty.

Złożenie sprawozdania do KRS

Kierownicy jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, w tym oddziały przedsiębiorców zagranicznych, a także SPZOZ przekazują do KRS:

Roczne sprawozdanie finansowe w postaci ustrukturyzowanej,
Sprawozdanie z badania rsf przez biegłego rewidenta, jeżeli podlegało obowiązkowemu badaniu,
Sprawozdanie z atestacji sprawozdania z równoważonego rozwoju przez biegłego rewidenta, jeśli podlegało atestacji,
Odpis uchwał bądź postanowień organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego oraz podziale zysku lub pokryciu straty,
Sprawozdanie z działalności w postaci elektronicznej, w przypadku spółek z o.o., akcyjnych, komandytowo akcyjnych, spółdzielni oraz przedsiębiorstw państwowych (jednostka mała lub mikro może zrezygnować z jego sporządzania),
Oświadczenia, że rsf spełnia wymagania przewidziane w uor, odmowy złożenia tego oświadczenia i odmowy podpisu sprawozdania finansowego.

Zdarza się, że termin zatwierdzenia rocznego sprawozdania z różnych przyczyn bywa jednak niedotrzymany. W przypadku tej sytuacji pomimo braku zatwierdzenia sprawozdania i tak konieczne jest złożenie sprawozdania finansowego do KRS w terminie 15 dni od upływu 6 miesięcy od dnia bilansowego. Brak zatwierdzenia uniemożliwia wypłatę dywidendy lub zaliczki na dywidendę, nie można podjąć uchwały o podziale zysku. Jeżeli powodem braku zatwierdzenia sprawozdania było nie zakończone lub zaplanowane w terminie przekraczającym 6 miesięcy od dnia bilansowego badanie sprawozdania przez biegłego rewidenta, albo wystąpiła inna przyczyna uniemożliwiająca zatwierdzenie sprawozdania należy złożyć sprawozdanie dwukrotnie. Pierwszy raz niezatwierdzone w terminie ustawowym wcześniej wspomnianym oraz drugi raz 15 dni po tym jak zatwierdzenie będzie już możliwe.

Ogłoszenie rocznego sprawozdania przez osoby fizyczne i spółki cywilne

Podatnicy PIT (wpisane do CEIDG osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą), jeśli prowadzą księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości przekazują do Szefa KAS w terminie do 30 kwietnia roku następującego po roku obrotowym roczne sprawozdanie finansowe.

Osoby fizyczne prowadzące indywidualną działalność gospodarczą oraz spółki cywilne, których sprawozdanie podlegało badaniu przez biegłego rewidenta mają obowiązek złożyć to sprawozdanie finansowe wraz z innymi dokumentami do ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Do ogłoszenia składa się

Wprowadzenie do sprawozdania finansowego stanowiące część informacji dodatkowej (tj. bez dodatkowych informacji i objaśnień),
Bilans,
Rachunek zysków i strat,
Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym (jeżeli jednostka je sporządza i nie korzysta z uproszczeń przewidzianych w ustawie o rachunkowości),
Rachunek przepływów pieniężnych za rok obrotowy (jeżeli jednostka je sporządza i nie korzysta z uproszczeń przewidzianych w ustawie o rachunkowości),
Sprawozdanie z badania
Odpis uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty.

Spółka cywilna nie podlegająca badaniu nie ma obowiązku udostępniania sprawozdania.

Jednostki - podatnicy CIT niewpisani do rejestru przedsiębiorców

Podatnicy CIT nieprowadzący działalności gospodarczej składają w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia do Szefa KAS:

Roczne sprawozdanie finansowe,
Oświadczenia, że rsf spełnia wymagania przewidziane w uor, odmowy złożenia tego oświadczenia i odmowy podpisu sprawozdania finansowego,
Sprawozdanie z badania

Spółki niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS będących podatnikami CIT (np. spółki z o.o. w organizacji) dodatkowo przekazują elektronicznie do Szefa KAS uchwałę o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego.

Spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie

Kierownicy wyżej wymienionych jednostek, których przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy wyniosły mniej niż równowartość w walucie polskiej 2 500 000 euro i w danym roku nie prowadziły ksiąg rachunkowych zgodnie z uor składają w KRS w terminie 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego.

Obowiązek publikacji sprawozdań OPP w bazie sprawozdań organizacji pożytku publicznego

Organizacje pożytku publicznego, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, mają obowiązek zamieszczenia w terminie do dnia 15 lipca roku następującego po roku, za który składane jest sprawozdanie finansowe i merytoryczne zatwierdzonego sprawozdania finansowego oraz sprawozdania merytorycznego z działalności w bazie sprawozdań OPP, prowadzonej przez Narodowy Instytut Wolności na stronie internetowej w zakładce OPP/Sprawozdania OPP. Obowiązek ten dotyczy wszystkich OPP, niezależnie od tego, czy są uprawnione do otrzymywania 1,5% podatku dochodowego od osób fizycznych.

Organizacja pożytku publicznego, której rok obrotowy nie jest rokiem kalendarzowym, zamieszcza na stronie Narodowego Instytutu Wolności zatwierdzone sprawozdanie finansowe i sprawozdanie merytoryczne ze swojej działalności, w terminie do dnia 30 listopada roku następującego po roku obrotowym, za który jest składane sprawozdanie finansowe i sprawozdanie merytoryczne.

Jednostki zainteresowania publicznego

Ponadto największe jednostki zainteresowania publicznego w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania, powinny zamieścić na swojej stronie internetowej sprawozdanie z działalności jednostki zawierające sprawozdawczość zrównoważonego rozwoju. W przypadku jednostek, których rok obrotowy zakończył się 31 grudnia 2025 roku, należy tego dokonać do 15 lipca 2026 roku.