Składanie sprawozdań finansowych tylko w formie elektronicznej (opublikowano w Rzeczpospolitej, 06.06.2018 r.)
Od 1 października 2018 roku zaczną obowiązywać kolejne zmiany dotyczące sprawozdań finansowych. Od tego dnia będą mogły być one składane wyłącznie przez internet oraz podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub zaufanym profilem ePUAP.
Od ponad dwóch miesięcy obowiązują nowe zasady składania sprawozdań finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego, wprowadzone ustawą z 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw.
Obowiązek sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego dotyczy podmiotów, które obligatoryjnie prowadzą księgi rachunkowe (np. spółki kapitałowe), jak i tych, które samodzielnie wybrały księgi rachunkowe jako sposób ewidencjonowania działalności gospodarczej (np. osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą).
Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości (uor) jednostki mają maksymalnie trzy miesiące od zakończenia roku obrotowego na przygotowanie rocznego sprawozdania finansowego. Jeżeli dla danego podmiotu rokiem obrotowym był rok kalendarzowy, wówczas termin na przygotowanie sprawozdania za 2017 rok upłynął dla niego z końcem marca br. (trzy miesiące od dnia bilansowego – art. 52 ust.1 uor). Sporządzone sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu (przez organ uprawniony do zatwierdzania) w terminie sześciu miesięcy od dnia bilansowego (art. 53 ust.1 uor).
Zgłoszenie do KRS
Od momentu zatwierdzenia sprawozdania zobligowane do tego jednostki mają 15 dni na jego złożenie – wraz z dodatkowymi dokumentami – w sądzie rejestrowym (art. 69 ust.1 uor).
Jeżeli sprawozdanie nie zostało zatwierdzone w ustawowym terminie, wówczas do sądu należy złożyć niezatwierdzone sprawozdanie (w ciągu 15 dni po wymaganym terminie), a następnie złożyć je raz jeszcze, gdy zostanie już zatwierdzone (w ciągu 15 dni od zatwierdzenia – art.69 ust.2 uor).
Zmiana przepisów – okres przejściowy
Od 15 marca 2018 r. sprawozdanie finansowe można przesłać do Krajowego Rejestru Sądowego wyłącznie drogą elektroniczną (a nie jak do tej pory w formie papierowej). Co istotne, zasada ta dotyczy zarówno sprawozdań składanych za 2017 rok, jak i „zaległych”, składanych za wcześniejsze lata obrotowe.
Do 30 września 2018 r. trwa swego rodzaju okres przejściowy, podczas którego spółki składające sprawozdanie do KRS będą mogły sporządzić je jeszcze w formie papierowej, ale przesłać już tylko elektronicznie.
Pierwszym krokiem po przygotowaniu pisemnego sprawozdania będzie podpisanie dokumentów zgodnie z zasadami reprezentacji podmiotu. Następnie należy je zeskanować, tworząc elektroniczną kopię (skan), którą podpisze podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu. Skan mogą zatem podpisać wyłącznie wspólnicy uprawnieni do reprezentacji (spółki osobowe) lub członkowie zarządu (spółki kapitałowe). Osobą składającą sprawozdanie nie może być więc np. prokurent spółki).
Konieczny PESEL
Co istotne, osoba składająca sprawozdanie w imieniu spółki musi posiadać numer PESEL ujawniony w KRS. W praktyce dla spółek, których członkami zarządu czy wspólnikami są wyłącznie cudzoziemcy nieposiadający takiego numeru, powoduje to obecnie duże problemy. W tego typu sytuacji osoby te muszą najpierw wystąpić z wnioskiem o nadanie numeru PESEL, a po jego uzyskaniu zakupić kwalifikowany podpis elektroniczny lub założyć bezpłatny profil e-PUAP. Ponadto, informacja o numerze PESEL powinna zostać zgłoszona na odpowiednim formularzu do sądu rejestrowego. Dopiero po załatwieniu wymienionych formalności będzie można przesłać sprawozdanie do sądu. Innym wyjściem dla spółek, w których osobami je reprezentującymi są wyłącznie cudzoziemcy, może okazać się uzupełnienie składu osobowego zarządu (lub wspólnikówo osobę posiadającą już numer PESEL.
Przygotowane i podpisane w prawidłowy sposób dokumenty należy następnie wysłać elektronicznie do KRS za pośrednictwem nowego systemu teleinformatycznego (repozytorium dokumentów finansowych), który udostępniło na swoich stronach Ministerstwo Sprawiedliwości (https://ekrs.ms.gov.pl/).
Należy pamiętać, że skan sprawozdania finansowego powinien być przesłany w podziale na bilans, rachunek wyników, informację dodatkową, zestawienie zmian w kapitale własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych. Każdą z tych części należy dołączyć osobno (jako odrębny skan).
Do urzędu skarbowego
Niezależnie od obowiązku złożenia sprawozdania do KRS, jednostki powinny w terminie 10 dni od zatwierdzenia sprawozdania złożyć je we właściwym urzędzie skarbowym.
Do organu podatkowego do końca września sprawozdania finansowe można jeszcze składać w formie papierowej.
Zmiany od października
Od 1 października 2018 r. zaczną obowiązywać kolejne zmiany dotyczące sprawozdań finansowych. Od tego dnia wejdzie w życie obowiązek sporządzania ich wyłącznie w formie elektronicznej oraz podpisywania kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub zaufanym profilem ePUAP.
W związku z tym wszystkie osoby ,reprezentujące podmioty sporządzające sprawozdania finansowe, powinny do tego czasu uzyskać podpis elektroniczny lub założyć profil zaufany ePUAP.
Dane ze sprawozdań finansowych trafią z sądowego repozytorium do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. Oznacza to, że spółki i inne podmioty wpisane do KRS nie będą już musiały przesyłać raportów do urzędów skarbowych. Wyręczy je w tym sąd.
Z kolei roczne sprawozdania osób i podmiotów, które nie figurują w KRS, będzie należało przesyłać elektronicznie, w formie JPK, do szefa Krajowej Administracji Skarbowej (a nie jak obecnie do urzędów skarbowych).
Kary za niedotrzymanie terminu
Należy pamiętać, że jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostanie złożone w ustawowym terminie, zobowiązana jednostka popełnia wykroczenie skarbowe zagrożone karą grzywny lub ograniczenia wolności (art. 79 pkt 4 uor).
Dla „spóźnialskich” sposobem na uniknięcie kary może być złożenie, wraz ze sprawozdaniem finansowym, tzw. czynnego żalu (oświadczenie o popełnieniu wykroczenia skarbowego, przewidziane w art. 16 kodeksu karnego skarbowego). Skorzystanie z „dobrodziejstwa” tej instytucji będzie możliwe jednak tylko w sytuacji, w której organ nie posiada jeszcze udokumentowanej informacji o popełnieniu wykroczenia.
Artykuł opublikowano w Rzeczpospolitej, 06.06.2018 r. (Składanie sprawozdań finansowych tylko w formie elektronicznej)
