Zmiany w e-sprawozdaniach
W dniu 1 października 2018 r. wszedł w życie art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości wprowadzający obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych, przez jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców, w strukturze logicznej oraz formacie udostępnionych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Po roku obowiązywania nowych przepisów wprowadzone zostały zmiany.
Ministerstwo Finansów opublikowało na swojej stronie internetowej struktury logiczne sprawozdań finansowych w wersji 1-2. Struktury w tej wersji obowiązują dla sprawozdań finansowych sporządzonych od dnia 1 września 2019 roku. Na stronie internetowej do pobrania nadal pozostaje nieobowiązująca już wersja 1-0.
Liczba rodzajów struktur w wersji 1-2 pozostaje bez zmian. Główne elementy sprawozdania finansowego również pozostają bez zmian. Wprowadzone modyfikacje są głównie zmianami porządkującymi i usprawniającymi dotychczasową wersję struktur. Najważniejsze zmiany w strukturach wymieniono poniżej.
Wprowadzono możliwość sporządzenia sprawozdania finansowego w strukturze logicznej za lata począwszy od 1995 roku. Wcześniejsza wersja przewidywała możliwość sporządzenia sprawozdań za okresy od roku 2016;
Wprowadzono dwa osobne pola: "Identyfikator podatkowy NIP" - obowiązkowe dla wszystkich jednostek, "Numer KRS. Pole obowiązkowe dla jednostek wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego".
Wprowadzono objaśnienia do odpowiedzi w polu „Wskazanie, czy nie istnieją okoliczności wskazujące na zagrożenie kontynuowania przez nią działalności”. W nowym schemacie wskazano: TRUE - Brak okoliczności wskazujących na zagrożenie kontynuowania działalności; FALSE ? Wystąpiły okoliczności wskazujące na zagrożenie kontynuowania działalności”.
Zmianie uległa część wprowadzenia do sprawozdania finansowego dotycząca omówienia zasad (polityki) rachunkowości). Pierwsze pole wprowadzenia do sprawozdania zostało przeniesione do nagłówka i nosi nazwę "Zasady (polityka) rachunkowości. Omówienie przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w zakresie w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru”. Pozostałe pola pozostały bez zmian, jednak na końcu dodano nowe pole „Pozostałe”, którego wypełnienie nie jest obowiązkowe.
Wyraźnie wskazano, że wypełnienie noty podatkowej jest obowiązkowe tylko dla „jednostek zobowiązanych”, czyli podatników podatku dochodowego od osób prawnych. Wypełnienie noty „Dotyczące podatku dochodowego – rok poprzedni” nadal pozostaje opcjonalne.
Wprowadzono zmianę opisu pola do załączania plików. Precyzyjnie wskazano, że załączyć należy plik zawierający Dodatkowe informacje i objaśnienia. Niewskazane jest zatem załączanie w tym miejscu opisu wprowadzenia do sprawozdania finansowego, czy sprawozdania z działalności.
Wprowadzono zmiany o charakterze technicznym np. zwiększenie ilości znaków w niektórych polach.
Aby sporządzić sprawozdanie finansowe można skorzystać z aplikacji znajdującej się na stronie Ministerstwa Finansów, jednak dla sprawozdań finansowych w wersji 1-2 należy użyć nowej wersji aplikacji, która istnieje tylko w wersji portatywnej (można ją obsłużyć tylko poprzez przeglądarkę internetową i nie da się jej zainstalować na komputerze). Udostępniana wcześniej Aplikacja desktopowa (zarówno w wersji instalacyjnej jak i portatywnej) nie umożliwia sporządzenia sprawozdania finansowego zgodnie z najnowszymi schematami, tj. w wersji 1-2.
W ustawie z 31 lipca 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w celu ograniczenia obciążeń regulacyjnych (Dz.U. 2019 r., poz. 1495) dodano nowy sposób podpisu pod sprawozdaniem finansowym: podpis osobisty. Od 1 stycznia 2020 r. będzie możliwe podpisanie sprawozdania finansowego na trzy sposoby: kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym oraz podpisem osobistym. Dotychczas dla sprawozdań finansowych miały zastosowanie tylko dwie pierwsze formy podpisu.
Podpis osobisty to zaawansowany podpis elektroniczny dokonywany za pomocą e-dowodu. Prawdziwość danych posiadacza podpisu potwierdza certyfikat podpisu osobistego, zawierający imię (imiona), nazwisko, obywatelstwo oraz numer PESEL. Aby certyfikat podpisu osobistego znalazł się w e?dowodzie należy wyrazić na to zgodę podczas składania wniosku o nowy dokument. Podpis osobisty wywołuje dla podmiotu publicznego taki sam skutek prawny jak podpis własnoręczny.
Aby móc korzystać ze wszystkich funkcji e-dowodu, należy ustawić swój własny kod PIN do podpisu osobistego (sześć cyfr) i kod PIN do profilu osobistego (cztery cyfry). Przy odbiorze dowodu osobistego obywatel otrzyma również kod PUK, który będzie służył do uwierzytelnienia w przypadku nieprawidłowego wpisaniu kodu PIN i zablokowaniu konta.
Korzystanie z nowych funkcjonalności dowodów osobistych, w zakresie podpisywania dokumentów elektronicznych, będzie wymagało od posiadacza dowodu osobistego uprzedniej aktywacji warstwy elektronicznej dokumentu w urzędzie gminy przy odbiorze dowodu osobistego albo później, w dowolnym momencie. Czynność aktywacji będzie realizowana z wykorzystaniem specjalnego urządzenia - czytników dowodów osobistych, które niestety nie są darmowe. Zgodnie z art. 66 ust. 4 ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o zmianie ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1544) minister właściwy do spraw wewnętrznych publikuje wymagania techniczne dla urządzeń służących do obsługi dowodu osobistego z warstwą elektroniczną. Na rynku jest dostępnych przynajmniej kilka modeli tych czytników a ich ceny wahają się od 200 do 600 zł.
MSWiA zapowiada, że w dalszej perspektywie obywatele będą mogli wykorzystywać także smartfony z funkcją NFC i dedykowaną aplikację mobilną jako czytniki kart dowodów osobistych. Prace nad takim rozwiązaniem prowadzone są przez Ministerstwo Cyfryzacji.
Nowa możliwość wydaje się interesującą alternatywą dla podpisu kwalifikowanego kosztującego kilkaset złotych rocznie. Wnioski o nowe dowody osobiste z warstwą elektroniczną można składać od 4 marca 2019 roku. Podpisy osobiste będą mogły być wykorzystywane po raz pierwszy do podpisywania sprawozdań finansowych od 1 stycznia 2020 roku. Pozostaje mieć nadzieję, że do tego czasu funkcja ta będzie wystarczająco dopracowana, aby możliwe było bez przeszkód z jej pomocą skutecznie złożyć podpis pod sprawozdaniem finansowym.
