Od 27 stycznia obowiązują istotne zmiany w Kodeksie pracy
27 stycznia 2026 r. weszła w życie ustawa z 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy ? Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Nowelizacja ta wprowadziła m. in. przepisy zawierające ułatwienia w elektronicznej komunikacji pracodawcy z pracownikami.
Od 27 stycznia wiele czynności, które dotychczas wymagały formy pisemnej (papierowej), może być realizowanych również w postaci elektronicznej ? np. przez e-mail albo dokument opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
W praktyce elektronicznie będzie można m.in.:
- składać wnioski o urlop bezpłatny,
- składać wnioski o wyjście prywatne oraz o czas wolny za nadgodziny,
- ustalać harmonogramy czasu pracy i składać wnioski o różne systemy/rozkłady czasu pracy,
- przekazywać pracownikom instrukcje i wytyczne z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP),
- przekazywać wybrane informacje pracownicze (np. dotyczące monitoringu lub przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę),
- realizować wybrane obowiązki informacyjne wobec Państwowej Inspekcji Pracy.
Zachowanie postaci elektronicznej może nastąpić np. wtedy, gdy oświadczenie jest złożone w e-mailu i pozwala ustalić tożsamość nadawcy (np. imię i nazwisko w stopce, dane identyfikujące pracownika). Do postaci elektronicznej zalicza się również bardziej sformalizowaną formę ? dokument elektroniczny podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W praktyce oznacza to, że wszystkie te czynności będzie można wykonać zarówno na papierze, jak i elektronicznie. Dotychczas przepisy dopuszczały wyłącznie formę pisemną.
Co istotne, pomimo wprowadzonych zmian, Kodeks pracy w wielu przypadkach nadal wymaga zachowania formy pisemnej. Dotyczy to m.in. wypowiedzenia umowy o pracę.
Nowelizacja doprecyzowała również terminy wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop.
Ekwiwalent ma być wypłacany w terminie wypłaty wynagrodzenia, ustalonym zgodnie z art. 85 Kodeksu pracy.
Inaczej sytuacja będzie wyglądać wtedy, gdy termin wypłaty wynagrodzenia wypada jeszcze przed zakończeniem stosunku pracy. W takim przypadku zastosowanie znajdzie nowy art. 171 § 5 KP, który przewiduje odrębny sposób rozliczenia. Zgodnie z tym przepisem pracodawca będzie zobowiązany przekazać ekwiwalent za niewykorzystany urlop w ciągu 10 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę. Jeżeli jednak tak wyznaczony termin przypadnie na dzień wolny od pracy, wypłata powinna nastąpić najpóźniej w dniu roboczym poprzedzającym ten termin.
Ustawa nowelizująca zmieniła też zasady konsultowania regulaminu ZFŚS w firmach w których nie ma związków zawodowych, wprowadzając wymóg konsultacji z co najmniej dwoma przedstawicielami załogi (dotychczas przepisy przewidywały udział jednego przedstawiciela).
