Czy wizualizacja faktury może zostać uznana za pustą fakturę?
Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nakłada na polskich podatników (t.j. takiego, który posiada w Polsce siedzibę albo stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej odpowiednio w zakresie działalności tego miejsca) przymus wystawiania i odbierania faktur w KSeF.
Podatnik zobowiązany do korzystania z KSeF co do zasady:
- ma obowiązek wystawiać faktury z w KSeF za wyjątkiem faktur konsumenckich
- zasady powinien otrzymywać faktury przy użyciu KSeF.
Z zastrzeżenie nielicznych wyjątków dotyczących szczególnych trybów wystawiania faktur, o wystawieniu faktury ustrukturyzowanej można mówić w momencie skutecznego przesłania jej do KSeF, natomiast o otrzymaniu faktury ustrukturyzowanej wówczas, gdy fakturze zostanie nadany nr KSeF.
Należy również pamiętać, że fakturą ustrukturyzowaną jest dokument istniejący w KSeF w postaci elektronicznej, zgodny z właściwą strukturą logiczną i opatrzony numerem identyfikującym w KSeF. Obraz tej faktury w postaci elektronicznej lub papierowej z reguły nie ma statusu odrębnej faktury podatkowej, lecz stanowi wyłącznie jej wizualizację, tj. techniczne przedstawienie treści faktury ustrukturyzowanej. Posłużenie się wizualizacją wymaga oznaczenia dokumentu kodem weryfikującym QR oraz — co do zasady — nie powinno mieć miejsca przed nadaniem fakturze numeru KSeF.
Kolejną istotną kwestią dotyczącą wizualizacji jest zachowanie pełnej zgodności treści przekazywanej wizualizacji z treścią wystawionej faktury ustrukturyzowanej. Problem ten zasadniczo nie powinien występować w przypadku wizualizacji wygenerowanej z KseF. Ryzyko pojawia się wtedy, gdy jako wizualizacja przekazywany jest dokument pochodzący z dotychczasowego systemu sprzedażowego, który zawierać inny zakres danych niż faktura ustrukturyzowana wystawiona „na jego podstawie”. Rozbieżności między e-fakturą a jej wizualizacją narażają wystawcę na ryzyko uznania wizualizacji za samodzielną pustą fakturę, z czym z kolei wiąże się konieczność zapłaty VAT wykazanego na tym dokumencie. Takie stanowisko wyraził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej m.in. w interpretacji indywidualnej z 5 maja 2026 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.88.2026.1.RST. Wynika z niej, że nawet oznaczenie numerem KSeF i kodem QR nie zabezpiecza podatnika, jeżeli sama treść wizualizacji różni się od faktury ustrukturyzowanej. W takim przypadku organ dopuszcza możliwość zastosowania art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, czyli obowiązku zapłaty podatku wykazanego na dokumencie uznanym za odrębną fakturę.
Restrykcyjne podejście organów podatkowych do zgodności treści faktury ustrukturyzowanej z jej wizualizacją nie oznacza automatycznego braku możliwości przekazywania kontrahentom danych uzupełniających i dodatkowych informacji o transakcjach objętych e-fakturami. Dane te i informacje mogą być udostępniane z wykorzystaniem innych dokumentów. Niemniej w kontekście stanowisk organów podatkowych istotne jest jednak, aby konkrety dokument zawierający dane i informacje dodatkowe do faktury ustrukturyzowanej KSeF był oznaczony w sposób jednoznacznie wskazujący, że sam nie stanowi faktury ani wizualizacji faktury ustrukturyzowanej.
