Faktury KSeF w pytaniach i odpowiedziach
Krajowy System e-Faktur jest rozwiązaniem stosunkowo nowym i, jak każde nowe narzędzie, budzi w praktyce liczne wątpliwości dotyczące dokumentowania transakcji oraz rozliczeń podatkowych. Część tych zagadnień można jednak wyjaśnić na podstawie obowiązujących przepisów i oficjalnych objaśnień. Odpowiedzi na najczęściej kierowane do nas pytania dotyczące wystawiania i otrzymywania faktur w realiach KSeF przedstawiamy poniżej.
1) Jak rozumieć pojęcie „data wystawienia” przy fakturze KSeF?
Datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej co do zasady jest dzień przesłania faktury do KSeF, ale przy offline24 — data z pola P_1.
W odniesieniu do faktur KSeF pojęcie „daty wystawienia” nie zawsze oznacza tę samą datę.
Zasada podstawowa stanowi, że datą wystawienia faktury KSeF jest data wysyłki tej faktury do KSeF.
Jednocześnie przepisy dopuszczają możliwość wystawiania faktur przed ich wysyłką do KSeF (np. offline24). W przypadku takich dokumentów datą wystawienia jest data wskazana w treści faktury w polu P_1, przy czym dokument funkcjonuje w obrocie prawnym jako faktura dopiero od momentu przesłania go do KSeF.
2) Co to jest faktura OFFLINE?
„Faktura OFFLINE” to określenie przyjęte dla faktur wystawianych poza KSeF i przesyłanych do systemu w późniejszym terminie (przy offline24 – najpóźniej następnego dnia roboczego po wystawieniu).
W praktyce więc „faktura offline” to faktura wystawiona poza KSeF, ale w trybie przewidzianym ustawą, z obowiązkiem późniejszego przesłania jej do systemu w odpowiednim terminie. Dla takiej faktury datą wystawienia jest data wskazana w treści faktury (P_1). Z perspektywy krajowego podatnika będącego odbiorcą faktury wystawionej w trybie OFFLINE trzeba pamiętać, że datą jej otrzymania jest co do zasady późniejsza data nadania fakturze numeru KSeF.
3) Czy można odmówić przyjęcia faktury papierowej lub elektronicznej przekazanej przez sprzedawcę zobowiązanego do stosowania KSeF?
Przepisy ustawy o VAT nie dają jednoznacznych podstaw do odmowy przyjęcia faktury wystawionej w niewłaściwej postaci.
Obowiązek wystawienia faktury przez sprzedawcę wynika wprost z ustawy o VAT, która nie uzależnia uznania danego dokumentu za fakturę od jego postaci. W tym kontekście sprzedawca zobowiązany do stosowania KSeF, wystawiając fakturę papierową lub elektroniczną w miejsce e-faktury, niewątpliwie narusza przepisy (chociaż do końca 2026 r. bez sankcji), niemniej jednak nie można twierdzić, że nie wywiązał się z obowiązku potwierdzenia sprzedaży fakturą. Natomiast odmowa przyjęcia faktury w niewłaściwej postaci budzi wątpliwości w świetle ciążącego na podatnikach obowiązku przechowywania wystawionych i otrzymanych faktur.
Co istotne, organy podatkowe jednoznacznie potwierdzają, że niewłaściwa postać faktury (tutaj papierowa lub elektroniczna zamiast ustrukturyzowanej) nie dyskwalifikuje tego dokumentu jako podstawy odliczenia naliczonego podatku VAT.
4) Jakie faktury mogą być wystawiane poza KSeF?
Poza KSeF do końca 2026 r. mogą być wystawiane:
1. faktury elektroniczne albo papierowe, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z VAT udokumentowana tymi fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Prawo do wystawiania poza KSeF traci się od faktury, którą ten limit został przekroczony,
2. faktury wystawiane przy zastosowaniu kas rejestrujących,
3. paragony fiskalne z NIP nabywcy uznawane za faktury uproszczone na podstawie art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, czyli co do zasady paragony do 450 zł albo 100 euro.
Ponadto warto pamiętać o dokumentach, które były i są nadal uznawane za faktury, czyli:
- dokumenty za przejazd autostradą płatną,
- bilety jednorazowe za przewóz osób,
- miesięczne faktury za opłaty trasowe EUROCONTROL,
- dokumenty dotyczące usług zwolnionych z art. 43 ust. 1 pkt 7 i 37–41 ustawy o VAT (m.in. usługi finansowe).
5) Jak odróżnić fakturę papierową lub elektroniczną od wizualizacji faktury KSeF?
Przekazanie wizualizacji faktury KSeF poza systemem wymaga jej odpowiedniego oznaczenia:
• w przypadku faktury przesłanej już do KSeF (wystawionej zarówno ONLINE, jak i OFFLINE) – kodem QR z numerem identyfikującym fakturę w KSeF i linkiem do tej faktury w KSeF,
• w przypadku faktury wystawionej OFFLINE nie przesłanej jeszcze do KSeF – kodem QR „OFFLINE” oraz certyfikatem identyfikującym wystawcę w KSeF.
Fakturą papierową lub elektroniczną jest faktura przekazana przez sprzedawcę bez ww. oznaczeń.
6) Czy wizualizacja faktury może mieć postać faktury wystawionej w systemie sprzedażowym sprzedawcy opatrzonej kodem QR z numerem faktury w KSeF i obejmować dane rozliczeniowe?
Przepisy nie narzucają jednego urzędowego wyglądu wizualizacji faktury KSeF. Rozwiązanie polegające na przekazaniu jako wizualizacji faktury wygenerowanej przez system sprzedażowy i opatrzonej kodem QR z numerem faktury w KSeF potwierdza Ministerstwo Finansów, przy czym treść wizualizacji powinna odpowiadać merytorycznej treści faktury przesłanej do KSeF. W tym kontekście pewne wątpliwości budzą rozwiązania, przy których na wizualizacji są prezentowane dane rozliczeniowe w sposób sugerujący, że stanowią element faktury KSeF.
7) W jakich przypadkach właściwe jest wystawienie faktury korygującej do zera?
W realiach KSeF Ministerstwo Finansów wprost wskazuje, że faktura korygująca do zera jest właściwa przede wszystkim wtedy, gdy fakturę wystawiono na niewłaściwego nabywcę albo z błędnym numerem NIP nabywcy. W takim przypadku, z uwagi na mechanikę systemu, należy:
1. wystawić korektę „do zera” do błędnej faktury,
2. następnie wystawić nową fakturę pierwotną z prawidłowymi danymi nabywcy.
Drugą „klasyczną” sytuacją jest korekta „zerująca” fakturę, która nie dokumentuje faktycznych transakcji.
W przypadku wystawienia z błędami faktury dotyczącej rzeczywistej sprzedaży należy wystawić fakturę korygującą w zakresie błędów.
8) W jakim zakresie odroczono sankcje za naruszenia przepisów o KSeF?
Przepisy sankcyjne z art. 106ni ustawy o VAT wchodzą w życie z dniem 1.01.2027 r. Do tego czasu nie będą nakładane kary za błędy związane z KSeF dotyczące:
- wystawienie faktury poza KSeF mimo istnienia obowiązku korzystania z KSeF,
- nieprzesłanie w terminie do KSeF faktury wystawionej w trybie offline24, podczas niedostępności KSeF, w trybie awaryjnym,
- wystawienie faktur w trybach OFFLINE niezgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej.
9) Kto decyduje o wystawianiu faktur VAT RR w KSeF?
Faktury VAT RR nie są objęte obowiązkowym KSeF na zasadach ogólnych. Od 1 kwietnia 2026 r. mogą być wystawiane w KSeF fakultatywnie. Kluczowe jest to, że decyzja nie należy wyłącznie do nabywcy. Mechanizm uruchamia rolnik ryczałtowy, który w KSeF:
- potwierdza swój status,
- wskazuje nabywcę jako podmiot uprawniony do wystawiania VAT RR oraz VAT RR KOREKTA.
Po udzieleniu takiego upoważnienia nabywca jest zobowiązany do wystawiania VAT RR i VAT RR KOREKTA w KSeF dla upoważniającego rolnika ryczałtowego aż do odwołania uprawnienia.
