KSeF przy najmie lokali - decydujące znaczenie ma status najemcy
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 14 maja 2026 r., sygn. 0114-KDIP1-1.4012.203.2026.3.AWY, odniósł się do obowiązku wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w przypadku najmu lokali użytkowych i mieszkalnych.
Sprawa dotyczyła osoby fizycznej, która nie prowadziła zarejestrowanej działalności gospodarczej, lecz wynajmowała lokale użytkowe przedsiębiorcom oraz lokale mieszkalne osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Organ podatkowy potwierdził, że dla potrzeb podatku od towarów i usług sam fakt braku wpisu do CEIDG nie przesądza o braku działalności gospodarczej. Najem nieruchomości jest bowiem traktowany na gruncie VAT jako odpłatne świadczenie usług, wykonywane w ramach działalności gospodarczej, jeżeli polega na wykorzystywaniu majątku w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Powyższe założenie nie oznacza jednak, że każdy wynajmujący automatycznie musi dokumentować najem fakturami ustrukturyzowanymi w KSeF. Interpretacja pokazuje, że obowiązek ten należy analizować odrębnie dla najmu na rzecz przedsiębiorców oraz dla najmu na rzecz osób prywatnych. W praktyce decydujące znaczenie ma nie tylko status wynajmującego jako podatnika VAT, ale również to, kto jest nabywcą usługi najmu i czy dana faktura należy do kategorii dokumentów objętych obowiązkowym KSeF.
W odniesieniu do lokali użytkowych wynajmowanych firmom organ uznał, że faktury dokumentujące taką sprzedaż co do zasady mieszczą się w zakresie obowiązkowego KSeF. Nie zmienia tego okoliczność, że wynajmujący nie prowadzi formalnie działalności gospodarczej ani że korzysta ze zwolnienia z VAT. Jednocześnie Dyrektor KIS wskazał, że w okresie przejściowym do końca 2026 r. znaczenie ma limit 10 000 zł brutto miesięcznie. Jeżeli łączna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami, które byłyby objęte KSeF, nie przekracza tego limitu, podatnik może jeszcze wystawiać takie faktury poza systemem.
Istotne jest przy tym, że limitu 10 000 zł nie należy liczyć od całego przychodu z najmu. Do tego limitu uwzględnia się tylko te faktury, które co do zasady podlegałyby obowiązkowi wystawienia w KSeF. Nie wlicza się natomiast faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W stanie faktycznym będącym przedmiotem interpretacji przychód z najmu lokali użytkowych na rzecz firm wynosił około 5 500 zł miesięcznie. Organ potwierdził zatem, że do końca 2026 r. wynajmujący nie ma obowiązku wystawiania tych faktur przy użyciu KSeF. Jednocześnie z interpretacji wynika, że od 1 stycznia 2027 r. faktury dokumentujące najem lokali użytkowych dla przedsiębiorców powinny być już wystawiane w postaci ustrukturyzowanej.
Inaczej oceniono najem lokali mieszkalnych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W tym zakresie organ wskazał, że art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT wyłącza z obowiązkowego KSeF faktury wystawiane na rzecz konsumentów. Oznacza to, że nawet jeżeli wynajmujący jest podatnikiem VAT w rozumieniu tej ustawy, a sam najem stanowi odpłatne świadczenie usług, to faktury dokumentujące najem lokali na rzecz osób prywatnych nie muszą być wystawiane jako faktury ustrukturyzowane. Mogą być nadal wystawiane i przekazywane w zwykłej postaci papierowej albo elektronicznej. Takie stanowisko jest zgodne również z informacjami Ministerstwa Finansów, zgodnie z którymi faktury B2C, czyli wystawiane na rzecz osób prywatnych, pozostają w KSeF dobrowolne.
Podsumowując, najem lokali użytkowych dla firm będzie co do zasady prowadził do obowiązku stosowania KSeF, przy czym w 2026 r. część podatników może korzystać z czasowego wyłączenia związanego z limitem 10 000 zł. Natomiast najem lokali mieszkalnych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie podlega obowiązkowemu fakturowaniu w KSeF. O zakresie obowiązków nie decyduje więc wyłącznie fakt uzyskiwania przychodów z najmu, lecz przede wszystkim status nabywcy usługi oraz rodzaj faktury, która miałaby zostać wystawiona.
