Nowe oznaczenia faktur w JPK_VAT w związku z wdrożeniem KSeF

Na stronie rządowego centrum legislacji opublikowano projekt rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (link). Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w polskim systemie podatkowym pojawią się nowe oznaczenia faktur w Jednolitym Pliku Kontrolnym VAT (JPK_VAT). Dzięki nim możliwe będzie rozróżnienie trybu wystawionych faktur. Oznacza to, że dzięki nowym oznaczeniom możliwe będzie szybkie zidentyfikowanie czy faktura została wystawiona w systemie KSeF, czy też poza nim.

Jakie nowe oznaczenia pojawią się w JPK_VAT oraz od kiedy będą obowiązywały?

Nowe oznaczenia w strukturze JPK_VAT pojawią się wraz z obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Będą one stosowane od:

• 1 lutego 2026 r. przez dużych przedsiębiorców tj. podmiotów, które przekroczyły w 2024 roku 200 mln złotych wartości sprzedaży brutto,
• 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników, których łączna wartość sprzedaży brutto udokumentowana fakturami elektronicznymi lub fakturami w postaci papierowej, wystawionymi w danym miesiącu przekroczy 10 000 zł - wówczas obowiązek wystawiania faktur w KSeF wystąpi począwszy od faktury, którą przekroczono ten limit.

Każda faktura wprowadzona do KSeF - zarówno sprzedażowa, jak i zakupowa - będzie musiała mieć w JPK_VAT przypisany numer nadany przez system KSeF. Nowe oznaczenia mają na celu ułatwienie raportowania, kontrolę nad obrotem faktur oraz poprawność ewidencji VAT. Dzięki nim organy podatkowe będą mogły łatwiej weryfikować dokumenty, a przedsiębiorcy szybciej identyfikować rodzaj faktury w swoich systemach księgowych, co zwiększa przejrzystość i porządek w dokumentacji podatkowej. Przewidziano 3 nowe oznaczenia tj.:

*Termin przesłania faktury do KSeF w przypadku awarii wynosi 7 dni roboczych.

**Faktury wystawiane w trybie offline, które na dzień wysłania JPK_VAT nie otrzymały numeru KSeF, muszą być oznaczone w JPK_VAT jako „DI”. Natomiast gdy faktura zostanie już zarejestrowana w KSeF i nadany zostanie jej już numer, konieczna będzie aktualizacja JPK_VAT w celu uzupełnienia systemowego numeru.

Czy pozostałe oznaczenia będą już nieważne?

Nie, pozostałe oznaczenia stosowane dotychczas w ewidencji JPK_VAT, takie jak:

• FP - faktury do paragonów,
• RO - sprzedaż z kas fiskalnych,
• WEW - dowody wewnętrzne,
• VAT_RR - faktura dla rolników ryczałtowych,
• MK - faktura wystawiona przez podatnika rozliczającego się metodą kasową,

pozostaną bez zmian. Nowe symbole jedynie uzupełniają i uaktualniają dotychczasowy system, w związku z wprowadzeniem KSeF, nie zmieniają go całkowicie.

Należy dodać również to, iż oznaczenia mogą współwystępować. Oznaczenie DI może występować razem z oznaczeniami RO i WEW. W JPK_VAT numer KSeF oraz oznaczenia OFF, BFK i DI znajdują się w tym samym węźle. Najpierw należy zaznaczyć DI, a następnie można wybrać dodatkowe oznaczenie: RO lub WEW po stronie sprzedaży, albo VAT_RR lub WEW po stronie zakupu. Oznaczenia FP i MK również mogła współistnieć z numerem KSeF oraz z oznaczeniami OFF i BFK.