Prawo do odliczenia VAT z faktur wystawionych poza KSeF
Podatnik zachowuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, nawet jeśli faktura zakupowa – wbrew obowiązkowi – została wystawiona poza Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).
Powyższe potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 18 listopada 2025 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.722.2025.1.MR.
Oznacza to, że od 1 lutego 2026 r., mimo wejścia w życie obligatoryjnego KSeF, formalne uchybienia po stronie wystawcy faktury nie pozbawiają nabywcy fundamentalnego prawa do odliczenia VAT, o ile spełnione są podstawowe warunki wynikające z ustawy o VAT, a transakcja jest rzeczywista i związana z działalnością opodatkowaną.
W związku z wprowadzeniem obowiązkowego KSeF od 1 lutego 2026 r., spółka przewiduje, że może otrzymywać faktury zakupowe w różnych formach: papierowej, elektronicznej lub jako faktury ustrukturyzowane. Jednocześnie spółka wskazała, że mogą wystąpić sytuacje, w których dostawca – mimo ustawowego obowiązku – wystawi fakturę poza KSeF. Może to wynikać m.in. z błędnej oceny statusu podatnika, korzystania z okresu przejściowego, awarii systemu lub niedopełnienia obowiązku udostępnienia faktury w KSeF w trybie awaryjnym.
Kluczową wątpliwością spółki było zatem to, czy w takich przypadkach – gdy faktura dokumentuje rzeczywistą transakcję, lecz została wystawiona poza KSeF – zachowa ona prawo do odliczenia VAT naliczonego.
Spółka stała na stanowisku, że prawo do odliczenia VAT naliczonego przysługuje jej również w przypadku otrzymania faktury wystawionej poza KSeF, jeżeli spełnione są ogólne przesłanki z art. 86 ustawy o VAT, a jednocześnie nie zachodzą negatywne przesłanki określone w art. 88 tej ustawy.
W uzasadnieniu wskazano na fundamentalną zasadę neutralności VAT, wynikającą zarówno z przepisów krajowych, jak i z Dyrektywy 2006/112/WE. Ograniczenie prawa do odliczenia może mieć miejsce wyłącznie wtedy, gdy wynika wprost z przepisów. Tymczasem katalog przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy o VAT nie obejmuje sytuacji, w której faktura została wystawiona poza KSeF.
Spółka podkreśliła również, że przepisy nie nakładają na nabywcę obowiązku weryfikowania, czy dostawca był zobowiązany do wystawienia faktury w KSeF ani czy prawidłowo zrealizował ten obowiązek. Ewentualne sankcje przewidziane w ustawie dotyczą wyłącznie wystawcy faktury, a nie jej odbiorcy.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej podzielił argumentację wnioskodawcy i uznał jego stanowisko za prawidłowe.
Organ potwierdził, że prawo do odliczenia VAT naliczonego jest jednym z podstawowych elementów konstrukcji podatku od towarów i usług. Warunkiem jego realizacji jest spełnienie przesłanek pozytywnych (status czynnego podatnika VAT, związek zakupów z czynnościami opodatkowanymi, rzeczywistość transakcji) oraz brak przesłanek negatywnych wskazanych w art. 88 ustawy o VAT.
Jednocześnie organ jednoznacznie wskazał, że wystawienie faktury poza KSeF – nawet wbrew obowiązkowi ustawowemu – nie zostało wymienione w art. 88 ustawy jako okoliczność wyłączająca prawo do odliczenia podatku naliczonego. Oznacza to, że taka faktura, o ile prawidłowo dokumentuje rzeczywiste zdarzenie gospodarcze, może stanowić podstawę do odliczenia VAT.
Dyrektor KIS zwrócił również uwagę, że prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Przedmiotowa interpretacja potwierdza, że podatnicy nie powinni ponosić negatywnych konsekwencji błędów lub zaniedbań swoich kontrahentów, jeżeli transakcja jest rzeczywista, opodatkowana, a faktura spełnia materialne wymogi dokumentacyjne.
W praktyce oznacza to, że od 1 lutego 2026 r. faktura wystawiona poza KSeF – choć wadliwa formalnie – nadal może dawać prawo do odliczenia VAT. Interpretacja ta wpisuje się w utrwaloną linię orzeczniczą organów podatkowych. Podobne wnioski wynikają również z interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 12 sierpnia 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG oraz interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 4 marca 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA.
