W uzasadnionych okolicznościach w polu P_1 można wskazać datę z przeszłości

W szczególnych okolicznościach podatnik może wskazać w polu P_1 datę wcześniejszą niż dzień faktycznego wytworzenia i przesłania faktury do KSeF, będącą w tym konkretnym przypadku datą powstania obowiązku podatkowego.

Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 29 kwietnia 2026 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.93.2026.1.JG, odniósł się do praktycznego problemu ustalenia daty wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF w sytuacji, w której podatnik dopiero po upływie terminu płatności uzyskuje informację, że nabywca działał jako podatnik VAT.

Sprawa dotyczyła spółki świadczącej odpłatne usługi udostępniania miejsc parkingowych na zamkniętym obszarze, gdzie wjazd i wyjazd pojazdów są rejestrowane przez system automatyczny, a w razie jego awarii przez pracowników ochrony. Wysokość opłaty zależy od godziny wjazdu i czasu postoju.

Spółka wskazała, że w uzyskanej przez nią interpretacji indywidualnej z dnia 9 września 2025 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.549.2025.1.LM Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził możliwości korzystania przez spółkę w odniesieniu do rzeczonych usług ze zwolnienia z obowiązku stosowania kas rejestrujących do 31 marca 2027 r. W ww. interpretacji organ wskazał również, że obowiązek podatkowy w VAT dla takiej usługi powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, tj. z chwilą wystawienia faktury, a faktury wystawiane są w terminie określonym w art. 106i ust. 3 pkt 4 ustawy o VAT, tj. nie później niż z upływem terminu płatności.

W analizowanym stanie faktycznym spółka przyjmowała, że w chwili świadczenia usługi jej klient występuje jako konsument. Dopiero później, już po upływie terminu płatności, klient informował, że korzystał z usługi jako przedsiębiorca i występował o wystawienie faktury. W takiej sytuacji spółka powzięła wątpliwość, jaką datę powinna wskazać w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej oraz czy przesłanie faktury do KSeF po tej dacie będzie oznaczało naruszenie zasad fakturowania.

Zdaniem spółki w takiej sytuacji powinna w polu P_1 wskazać datę płatności, a więc datę z przeszłości. Natomiast fakturę prześle do KSeF nie później niż dzień po jej sporządzeniu. Argumentowała, że w świetle art. 106nda ust. 16 ustawy o VAT fakturą wystawioną w trybie offline24 może być każda faktura ustrukturyzowana, której data przesłania do KSeF jest późniejsza niż data wskazana w polu P_1.

Organ zgodził się ze stanowiskiem spółki. Potwierdził, że jeżeli po terminie płatności spółka uzyska informację, iż klient jest podatnikiem VAT, może wystawić fakturę i wskazać w polu P_1 datę wystawienia nie późniejszą niż dzień, w którym przypadał termin płatności. Jednocześnie spółka powinna przesłać fakturę do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej technicznego wytworzenia. Takie przesłanie zdaniem organu może nastąpić później niż w następnym dniu roboczym po dacie wskazanej w polu P_1, jeżeli różnica wynika z okoliczności opisanych we wniosku.

Biorąc pod uwagę powyższe, tym samym Dyrektor KIS zaakceptował rozróżnienie między datą wskazaną w strukturze faktury w polu P_1 a dniem, w którym faktura zostaje faktycznie wytworzona i przesłana do KSeF. W realiach przedstawionych przez spółkę data w polu P_1 nie musi odpowiadać dacie technicznej emisji dokumentu ani dacie jego przesłania do systemu. Może ona odnosić się do dnia, w którym najpóźniej należało wystawić fakturę z uwagi na termin płatności właściwy dla tego rodzaju świadczenia.

Dyrektor KIS uznał, że późniejsze przesłanie faktury do KSeF nie przekreśla prawidłowości takiego sposobu dokumentowania transakcji, jeżeli faktura zostanie przesłana nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wytworzenia. Kluczowe jest więc nie tylko to, jaka data zostanie wpisana w polu P_1, ale również to, kiedy podatnik faktycznie sporządzi dokument i kiedy przekaże go do systemu. W interpretacji zaakcentowano, że w analizowanym przypadku spółka nie miała wcześniej wiedzy, iż usługobiorca działał jako podatnik VAT, a obowiązek wystawienia faktury pojawił się dopiero po uzyskaniu takiej informacji.

W praktyce interpretacja potwierdza, że w szczególnych okolicznościach faktura ustrukturyzowana może zawierać w polu P_1 datę wcześniejszą niż dzień jej przesłania do KSeF. Nie oznacza to jednak dowolności w określaniu tej daty. Organ odniósł się do konkretnego stanu faktycznego, w którym spółka świadczyła usługi parkingowe bez obowiązku fiskalizacji, pierwotnie traktowała klienta jako konsumenta, a dopiero po terminie płatności otrzymała informację o jego statusie jako podatnika VAT. To właśnie taka kolejność zdarzeń zdaniem organu uzasadniała przyjęcie daty nie późniejszej niż dzień terminu płatności.

Stąd należy pamiętać, że Organ uznał stanowisko spółki za prawidłowe, ale omawiane rozstrzygnięcie odnosi się do ściśle określonych okoliczności opisanych we wniosku.

Niemniej interpretacja ta może wskazywać, że organy podatkowe dostrzegają potrzebę stosowania przepisów o KSeF z uwzględnieniem praktycznych uwarunkowań prowadzenia działalności gospodarczej.