Wizualizacja faktur wystawionych w KSeF
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 3 kwietnia 2026 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.1219.2025.2.MC, potwierdził stanowisko prezentowane wcześniej przez Ministerstwo Finansów, zgodnie z którym co do zasady, do czasu nadania numeru KSeF fakturze ustrukturyzowanej nie jest możliwe jej udostępnienie w formie wizualizacji nabywcy będącemu podatnikiem VAT.
Interpretacja została wydana na wniosek Spółki prowadzącej działalność hotelarską, która w związku z wdrożeniem obowiązkowego KSeF analizowała możliwość wydawania klientom, w szczególności w momencie ich wymeldowania, wizualizacji faktur. Spółka wskazała, że w wielu przypadkach faktura nie będzie jeszcze przesłana do KSeF w chwili zakończenia świadczenia usługi, co rodzi pytanie o możliwość przekazania klientowi wizualizacji faktury, której nie został jeszcze nadany numer KSeF.
W tym kontekście Spółka sformułowała cztery pytania, dotyczące możliwości wydania wizualizacji faktur wystawionych:
1. w trybie online – dla przedsiębiorcy polskiego, przed nadaniem numeru KSeF,
2. w trybie online – dla przedsiębiorcy zagranicznego lub konsumenta, przed nadaniem numeru KSeF,
3. w trybie offline – dla przedsiębiorcy polskiego, przed wysłaniem faktury do KSeF,
4. w trybie offline – dla przedsiębiorcy zagranicznego lub konsumenta, przed wysłaniem faktury do KSeF.
Przedstawione zagadnienie zostało zilustrowane przy pomocy schematów udostępnionych na stronie Ministerstwa Finansów. Możliwość wydania nabywcy wizualizacji zależy od:
- trybu, w którym została wystawiona faktura: online/offline,
- tego, czy fakturze został już nadany numer KSeF,
- statusu nabywcy.
Jeżeli faktura została wystawiona w trybie online i jednocześnie numer KSeF został już nadany, dopuszczalne jest przekazanie nabywcy (przedsiębiorcy polskiemu, zagranicznemu lub konsumentowi) wizualizacji faktury poza systemem. W takim przypadku dokument powinien być opatrzony kodem QR (z oznaczeniem numeru KSeF) umożliwiającym dostęp do faktury w KSeF oraz jej weryfikację.
Natomiast jeśli dla wystawionej w trybie online faktury nie został jeszcze nadany numer KSeF, to zasadą jest brak możliwości przekazania nabywcy (przedsiębiorcy polskiemu, zagranicznemu lub konsumentowi) wizualizacji faktury. W tej sytuacji podatnik będący sprzedawcą powinien przekazać nabywcy potwierdzenie transakcji (tj. potwierdzenie, że w KSeF będzie wystawiona faktura), opatrzone dwoma kodami QR:
• pierwszym – umożliwiającym sprawdzenie faktury w KSeF,
• drugim – umożliwiającym weryfikację wystawcy faktury.
Nieco odmienne zasady obowiązują przy fakturach wystawianych w trybie offline (offline24 – art. 106nda ustawy o VAT, niedostępność KSeF – art. 106nh ustawy o VAT):
- Jeśli fakturze został już nadany numer KSeF – sprzedawca może wydać nabywcy fakturę w postaci zwizualizowanej np. wydruk tej faktury lub plik pdf drogą elektroniczną, pamiętając o opatrzeniu tego dokumentu kodem QR (z oznaczeniem w postaci numeru KSeF),
- Jeśli fakturze nie został jeszcze nadany numer KSeF i jednocześnie:
- nabywcą jest podmiot wymieniony w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT (przedsiębiorca zagraniczny, konsument), to sprzedawca wydaje nabywcy fakturę w postaci uzgodnionej. W przypadku, gdy faktura jest wydawana poza KSeF w postaci wizualizacji, powinna zostać opatrzona dwoma kodami QR (z oznaczeniem „OFFLINE” oraz „CERTYFIKAT”), lub
- nabywcą jest podatnik krajowy z NIP (który otrzyma fakturę w KSeF) – sprzedawca nie wydaje nabywcy faktury w inny sposób niż poprzez przekazanie do KSeF (nie przekazuje wizualizacji). Może on natomiast wydać nabywcy potwierdzenie transakcji z dwoma kodami QR (tj. potwierdzenie wystawienia faktury, która zostanie przekazana nabywcy w KSeF).
Dyrektor KIS przedstawił pogląd analogiczny do przedstawianego przez Ministerstwo Finansów, w związku z czym wskazał, że:
1. W sytuacji, w której Spółka rozpocznie/zainicjuje proces wystawiania faktury w trybie online na rzecz przedsiębiorcy polskiego, przedsiębiorcy zagranicznego albo konsumenta, ale nie dojdzie jeszcze do przydzielenia w KSeF numeru identyfikującego tę fakturę, to w tej sytuacji Spółka nie będzie mogła wydać ww. faktury (jej wizualizacji) poza KSeF, zanim faktura zostanie wysłana do KSeF.
W takim przypadku dopuszczalne jest wyłącznie wydanie potwierdzenia transakcji, które powinno zawierać:
• dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa, identyfikator podatkowy, adres),
• numer faktury nadany przez podatnika,
• kwotę należności ogółem,
• dwa kody QR (z oznaczeniami „sprawdź fakturę w KSeF” oraz „zweryfikuj wystawcę faktury”).
Należy zaznaczyć, że potwierdzenie transakcji z uwagi na swój zakres elementów nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Dokument ten powinien posiadać nazwę „potwierdzenie transakcji”.
2. W sytuacji, gdy Spółka będzie wystawiała w trybie offline faktury na rzecz polskich przedsiębiorców, to nie będzie mogła wydać faktury w sposób inny niż przy użyciu KSeF, zanim faktura zostanie wysłana do KSEF. Nabywca będący polskim przedsiębiorcą będzie mógł otrzymać fakturę wyłącznie przy użyciu KSeF.
Zanim faktura zostanie wysłana do KSeF, Spółka będzie mogła wydać nabywcy będącemu polskim przedsiębiorcą potwierdzenie transakcji z dwoma kodami QR („sprawdź fakturę w KSeF” oraz „zweryfikuj wystawcę faktury”), tj. potwierdzenie wystawienia faktury, która zostanie przekazana nabywcy w KSeF.
3. W sytuacji, w której Spółka będzie wystawiać fakturę w trybie offline na rzecz przedsiębiorcy zagranicznego albo konsumenta, Spółka będzie mogła wydać fakturę (jej wizualizację) poza KSEF pod warunkiem opatrzenia jej dwoma kodami QR (z oznaczeniem „OFFLINE” oraz „CERTYFIKAT”).
Podsumowując, interpretacja Dyrektora KIS wprowadza wyraźne rozróżnienie pomiędzy:
• wizualizacją faktury, którą co do zasady można przekazać dopiero po nadaniu numeru KSeF (z wyjątkiem określonych przypadków offline dla przedsiębiorców niekrajowych oraz konsumentów),
• a potwierdzeniem transakcji, które stanowi jedyny dopuszczalny dokument przekazywany przed nadaniem numeru KSeF w relacjach z podatnikami VAT w Polsce.
W praktyce oznacza to konieczność dostosowania procesów sprzedażowych oraz systemów IT do opisywanych zasad, w szczególności w zakresie rozróżnienia dokumentów przekazywanych klientom oraz uwzględnienia statusu nabywcy już na etapie wystawiania faktury.
Źródło grafik: https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/potwierdzenie-transakcji/
