Krajowy System e-Faktur KSeF 2.0 przyśpiesza – nowe obowiązki już za kilka miesięcy
Publikacja Ministerstwa Finansów dokumentacji API KSeF 2.0 oraz struktury logicznej e-Faktury FA(3) w dniu 30 czerwca 2025 r. to punkt zwrotny w procesie przygotowań polskich firm do obowiązkowego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego 2026 r.
To nie tylko formalny etap, ale przede wszystkim praktyczny sygnał dla biznesu, że można i trzeba – rozpocząć realne prace integracyjne.
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur KSeF 2.0 to ważny krok w digitalizacji obiegu faktur w Polsce. Oto kluczowe daty związane z wdrożeniem KSeF 2.0:
- 30 września 2025 – udostępnienie interfejsu do otwartych testów dla wszystkich dostawców oprogramowania i przedsiębiorstw. Od tej daty przedsiębiorcy oraz dostawcy oprogramowania będą mogli rozpocząć testowanie integracji z nowym systemem, co umożliwi im planowanie zmian w architekturze IT.
- Listopad 2025 – udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Ta wersja będzie zawierała pełen zakres funkcji dostępnych przez API KSeF 2.0, co pozwoli na testowanie i przygotowanie się do pełnej implementacji.
- 1 lutego 2026 – udostępnienie produkcyjnej wersji KSeF 2.0, która umożliwi wystawianie faktur ustrukturyzowanych w obrocie gospodarczym. To ostateczny termin, w którym przedsiębiorcy będą musieli zacząć wystawiać faktury wyłącznie w formacie zgodnym z nowymi wymaganiami KSeF.
Te terminy będą istotne dla wszystkich firm, które muszą dostosować swoje systemy księgowe do nowych wymogów, a także dla dostawców oprogramowania, którzy muszą zapewnić odpowiednią integrację z KSeF 2.0. Wykorzystanie udostępnionych narzędzi wsparcia i śledzenie aktualizacji to klucz do sukcesu.
Obowiązkowe korzystanie z KSeF wiąże się z koniecznością dostosowania systemów ERP i finansowo-księgowych do nowego modelu wymiany danych. Przedsiębiorstwa muszą zainwestować w aktualizacje oprogramowania, integracje z systemem KSeF oraz przeszkolenie personelu. Ponadto, pojawiły się nowe obowiązki w zakresie archiwizacji dokumentów oraz monitorowania statusu faktur w systemie.
Dzięki dostępowi do danych w czasie rzeczywistym, sprawozdawczość finansowa zyska na aktualności i dokładności. Organy podatkowe będą szybciej i skuteczniej analizować dane księgowe, co z jednej strony zwiększa przejrzystość, ale z drugiej – nakłada większą presję na poprawność dokumentacji.
KSeF wprowadza centralną kontrolę nad obiegiem faktur, co wpływa na poprawę bezpieczeństwa podatkowego oraz ograniczenie nadużyć. Jednocześnie firmy muszą zadbać o odpowiednią autoryzację dostępu do systemu, co wiąże się z koniecznością wprowadzenia polityk bezpieczeństwa informacji.
KSeF wymusza bieżącą zgodność z przepisami prawa podatkowego – faktura musi być poprawnie sformatowana i zawierać wszystkie wymagane dane, zanim zostanie zatwierdzona w systemie. To zmniejsza ryzyko sankcji, korekt i błędów przy rozliczeniach VAT.
Co powinny zrobić firmy w tym momencie?
- Rozpocząć testowanie integracji z API KSeF 2.0 – To najważniejszy krok, aby upewnić się, że systemy księgowe i fakturowe firmy są gotowe do przesyłania faktur w odpowiednim formacie.
- Zaktualizować oprogramowanie – Dostawcy oprogramowania muszą dostosować swoje produkty do nowej wersji struktury FA(3) i API KSeF 2.0. Warto już teraz skontaktować się z dostawcą oprogramowania, aby uzyskać informacje o planowanych aktualizacjach.
- Szkolenie pracowników – Przedsiębiorcy powinni zadbać o to, by ich zespoły były odpowiednio przygotowane do pracy z nowym systemem, w tym w zakresie obsługi faktur ustrukturyzowanych.
- Zrealizować testy wewnętrzne – Po wdrożeniu zmian warto przeprowadzić testy, które pozwolą wykryć ewentualne błędy lub problemy przed rozpoczęciem obowiązkowego korzystania z KSeF 2.0.
Dzięki dokumentacji API KSeF 2.0 oraz struktury logicznej e-Faktury FA(3) firmy mają teraz pełen wgląd w wymagania systemu i mogą rozpocząć finalne przygotowania. To kluczowy moment, aby uniknąć presji związanej z ostatnimi przygotowaniami tuż przed wdrożeniem obowiązkowym w 2026 roku.
Wpływ na przyszłość rachunkowości
Wdrożenie KSeF to dopiero początek cyfrowej transformacji w obszarze rachunkowości. Przewiduje się, że w przyszłości coraz więcej elementów sprawozdawczości finansowej będzie przetwarzanych automatycznie, z wykorzystaniem danych pochodzących bezpośrednio z systemów takich jak KSeF. Może to prowadzić do redefinicji roli księgowych – z operacyjnej na bardziej analityczną.
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF stanowi istotny krok w kierunku nowoczesnej, cyfrowej rachunkowości. Chociaż zmiana ta niesie za sobą wyzwania organizacyjne i technologiczne, to w dłuższej perspektywie przynosi wiele korzyści – zarówno dla przedsiębiorstw, jak i dla administracji skarbowej. Nowa rzeczywistość cyfrowej rachunkowości wymaga jednak od firm elastyczności, gotowości do inwestycji w nowe rozwiązania oraz stałego dostosowywania się do zmieniającego się otoczenia prawno-technologicznego. Firmy muszą być gotowe na dalszą cyfryzację i ewolucję roli księgowych w strukturze organizacyjnej.
Bądź gotowy, zoptymalizuj procesy biznesowe i zbuduj silniejszą pozycję na rynku!
Kontakt:
Ewelina Kuzioła
e.kuziola@doradca.lublin.pl
tel. 81 534 00 56 w. 337
