System kaucyjny 2025: obowiązki sklepów (detal/hurt)
Od 1 października 2025 r. startuje ogólnokrajowy system kaucyjny, w którym uczestniczyć będą producenci napojów oraz przedsiębiorcy prowadzący jednostki handlu detalicznego lub hurtowego (tzn. sklepy/punkty sprzedaży).
Zakres obowiązków sprzedawców zależeć będzie od wielkości powierzchni handlowej oraz rodzaju opakowań oferowanych klientom.
I. Obowiązki sklepów (detal/hurt)
1) małe sklepy do 200 m² (ograniczony zakres obowiązków)
- butelki PET i puszki metalowe – mają obowiązek pobierać kaucję przy sprzedaży tych produktów, ale nie muszą przyjmować zwrotów ani prowadzić punktu zbiórki ww. opakowań (chyba, że zdecydują się na dobrowolne dołączenie do systemu),
- butelki szklane wielokrotnego użytku – mają obowiązek zarówno pobierać kaucję, jak i przyjmować puste butelki oraz zwracać kaucję klientom. Nie będą jednak zobowiązane do prowadzenia punktu zbioru innych opakowań – np. PET czy puszek (chyba, że zdecydują się na to dobrowolnie).
2) duże sklepy powyżej 200 m² (pełny zakres obowiązków)
· butelki PET, puszki metalowe i butelki szklane wielokrotnego użytku – supermarkety, dyskonty czy hurtownie mają pełny zakres obowiązków. Oznacza to, że niezależnie od tego, czy sprzedają one napoje w butelkach PET, puszkach czy szkle zwrotnym muszą pobierać jak i zwracać kaucję oraz prowadzić punkt zbiórki pustych opakowań oraz odpadów opakowaniowych.
3) hipermarkety: sklepy powyżej 2000 m² (dodatkowe obowiązki)
· największe placówki handlowe oprócz standardowych obowiązków muszą również na własny koszt zorganizować selektywną zbiórkę odpadów opakowaniowych po produktach, które nie są objęte systemem kaucyjnym. W praktyce oznacza to konieczność ustawienia w obrębie placówki dodatkowych pojemników, np. na papier, jednorazowe szkło czy tworzywa sztuczne po produktach spożywczych lub chemicznych.
II. Ogólne założenia systemu
Mechanizm systemu kaucyjnego polegał będzie na pobieraniu przy sprzedaży napojów w: butelkach PET o pojemności do 3 litrów, puszkach metalowych o pojemności do 1 litra i/lub butelkach szklanych wielokrotnego użytku o pojemności do 1,5 litra – kaucji zwrotnej za opakowanie objęte systemem kaucyjnym.
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Klimatu i Środowiska kaucja za ww. opakowania wyniesie:
- 50 gr dla butelek PET oraz puszek metalowych i
- 1 zł dla butelek szklanych.
Konsument będzie mógł zwrócić puste opakowanie w dedykowanych punktach zbiórki (zwykle znajdujących się w sklepach) i odzyskać zapłaconą kaucję w formie rabatu na zakupy lub w gotówce. Zbiórki te mają być realizowane za pomocą automatycznych maszyn zwanych butelkomatami lub fizycznie przez pracowników sklepów.
III. Współpraca z operatorami
Każdy sklep przystępujący do systemu (zarówno obowiązkowo jak i dobrowolnie) powinien zawrzeć pisemną umowę z Podmiotem reprezentującym (operatorem), w której uregulowane zostaną m.in. zasady rozliczania kaucji, sposób raportowania czy wymagania jakościowe dot. przyjmowanych zwrotów.
Zasady podpisywania umów są różne w zależności od wielkości sklepu (patrz: art. 44 ust. 4-7 u.GOiOO):
- duże sklepy (powyżej 200 m²) – muszą zawrzeć umowę z każdym operatorem, który się do nich zgłosi,
- mniejsze sklepy (do 200 m²) – tylko z jednym operatorem, który się do nich zgłosi,
- operatorzy – są zobowiązani do zawarcia umowy z każdym dużym sklepem powyżej 200m2 (bez wyjątku) oraz każdym mniejszym sklepem (do 200 m²), który dobrowolnie wyrazi chęć uczestnictwa w systemie kaucyjnym i zgłosi się do nich jako pierwszy.
Na tę chwilę, w Polsce działa już kilku operatorów, którzy uzgodnili wspólne standardy i zasady rozliczeń. Dzięki temu sklepy mogą współpracować z dowolnym z nich bez obawy o problemy techniczne, przepływ informacji etc.
IV. Ewidencja i archiwizacja
Każdy sklep uczestniczący w systemie zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji. Jej zakres zależeć będzie od tego, czy sklep prowadzi zbiórkę opakowań, czy tylko pobiera kaucję.
- sklepy prowadzące pełną zbiórkę (art. 44 ust. 10) rejestrują liczbę nabytych i sprzedanych napojów objętych kaucją, liczbę przyjętych opakowań, a także wysokość pobranych, zwróconych i niezwróconych kaucji, natomiast
- sklepy pobierające tylko kaucję (bez zbiórki; art. 44 ust. 11) odnotowują wyłącznie liczbę nabytych i sprzedanych napojów.
Wszystkie dokumenty należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od 1 stycznia roku następującego po roku, którego dotyczą dane.
V. Podatek od towarów i usług i dokumenty sprzedaży
System kaucyjny został zaprojektowany tak, aby „przepływ” kaucji był dla jednostek handlowych (tzn. podmiotów innych niż producenci) neutralny podatkowo. Oznacza to, że na etapie sprzedaży napoju na rzecz konsumenta kaucja nie podlega opodatkowaniu VAT.
W praktyce wartość kaucji:
- będzie doliczana do ceny napoju, ale nie zwiększa podstawy opodatkowania VAT,
- na fakturze lub paragonie może być pokazana jako osobna pozycja informacyjna – ze stawką „NP”,
- przy zwrocie opakowania nie rodzi obowiązku wystawiania faktury korygującej VAT.
Obowiązek rozliczenia VAT pojawi się dopiero wtedy, gdy do zwrotu opakowania lub odpadu opakowaniowego nie dojdzie. Kaucja stanie się wtedy elementem ceny za towar, przy czym podatnikiem zobowiązanym do zwiększenia podstawy opodatkowania z tego tytułu będzie wprowadzający produkty w opakowaniach na napoje, czyli producent/importer, a nie sklep detaliczny.
VI. Oznakowanie opakowań
System kaucyjny będzie miał charakter powszechny, co oznacza, że konsumenci będą mogli zwrócić opakowanie bez konieczności okazania paragonu – wystarczy opakowanie z logo systemu i specjalnym kodem (EAN). Do umieszczenia właściwych etykiet na opakowaniach zobowiązani będą producenci wprowadzający napój na rynek (wzór etykiet można zobaczyć tutaj). Jednostki handlu detalicznego nie będą mieć obowiązku weryfikacji prawidłowości/zasadności „wprowadzenia” danego produktu do systemu kaucyjnego.
Podsumowując:
W zależności od wielkości i rodzaju oferowanych produktów, jednostki handlowe będą zobowiązane do prowadzenia punktu zwrotu (czyli przyjmowania pustych opakowań oraz zwrotu kaucji konsumentom). W tym zakresie należy zadbać o dopełnienie wszelkich obowiązków związanych z formalnym dołączeniem do systemu m.in. podpisaniem umowy z Operatorem, przygotowaniem wzoru ewidencji czy ustaleniem zasad archiwizacji dokumentów.
Z podatkowego punktu widzenia system kaucyjny zasadniczo pozostaje neutralny, ale wymaga dostosowania kas fiskalnych i/lub systemów sprzedażowych, tak aby kaucja ujmowana była poza VAT oraz właściwego przeszkolenia kadry pracowniczej.
Masz wątpliwości, jak przygotować swój sklep do nowych obowiązków? Skontaktuj się z naszymi doradcami podatkowymi – pomożemy Ci przejść przez ten proces krok po kroku.
Kontakt:
Olga Lisiecka
o.lisiecka@doradca.lublin.pl
tel. 81 532 23 75 w. 347
