Dowody w postępowaniu podatkowym – czyli o kosztach latania służbowym samolotem…
Naczelny Sąd Administracyjny, wyrokiem z dnia 7 listopada 2024 r. (sygn. akt II FSK 276/22), oddalił skargę kasacyjną spółki akcyjnej w sprawie podatku dochodowego od osób prawnych, przypominając, że aby można było uznać dany wydatek za podatkowy koszt uzyskania przychodów należy zadbać o właściwe udokumentowanie ponoszonych kosztów i konkretne wykazanie związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
O co chodziło w tej sprawie? Jakie błędy popełnił podatnik?
W analizowanej sprawie były dwa główne wątki.
Pierwszy dotyczył firmowego budynku mieszkalnego (najmowanego przez spółkę od innego podmiotu), w którym (wedle zeznań spółki) odbywały się spotkania i narady, a także przeprowadzana była rekrutacja.
Niestety spółka nie była w stanie w żaden sposób udokumentować posiedzenia danego gremium spółki, ani nawet wskazać agendy takiego spotkania. Nie wiadomo jakiego stanowiska w spółce miała dotyczyć przeprowadzana w prywatnym lokalu mieszkalnym rekrutacja. Nie wiadomo także kiedy miała ona mieć miejsce. Spółka nie przedstawiła żadnego anonsu, czy ogłoszenia dotyczącego takiej rekrutacji. Ponadto spółka nie wyjaśniła, z jakich powodów członkowie zarządu i kadry kierowniczej mieliby korzystać z części lokalu mieszkalnego w celu wykonywania pracy zdalnej, która może być wykonywana w dowolnej lokalizacji. Odnoście do korzystania z części budynku mieszkalnego nie wyjaśniono, z jakich przyczyn kwestie firmowe (dotyczące połączenia spółek) nie były omawiane w siedzibach tych spółek, a miano korzystać w tym celu z prywatnego domu wynajmowanego na ten cel nie tylko przez cały 2017 r., ale także i w latach wcześniejszych (począwszy od 2010 r.). Opisy sporadycznych spotkań opisywane w zeznaniach niektórych świadków nie pozwalały także na ustalenie czasu i charakteru tych spotkań.
Drugi wątek obejmował eksploatację firmowego śmigłowca i samolotu.
Tu również w odniesieniu do ponoszonych kosztów związanych z posiadaniem maszyn latających spółka akcentowała jedynie brak normatywnych obowiązków związanych z ewidencjonowaniem poszczególnych lotów. Jej wyjaśnienia zostały ograniczone wyłącznie do stwierdzenia, że statki powietrzne były wykorzystywane do prowadzenia działalności gospodarczej. Nie wiadomo jednak w jakim zakresie i kiedy z maszyn lotniczych mieli korzystać poszczególni członkowie zarządu bądź kadry kierowniczej. Jakie obowiązki pracownicze skłaniały ich do korzystania z nich, zwłaszcza w sytuacji, gdy były one hangarowane w odległości kilkuset kilometrów od siedziby Spółki. Nie wyjaśniono, w jaki sposób można było powiązać z wykonywaniem obowiązków służbowych członków zarządu, czy kadry menadżerskiej (ustalonych samodzielnie przez organy podatkowe) nocnych lotów śmigłowcem wykonanych w kwietniu i maju 2017 r. Nie wiadomo w istocie kto w ogóle korzystał z tego śmigłowca i na jakie cele. Spółka nie potrafiła również powiązać chociażby jednego lotu maszynami lotniczymi z osobą z kadry zarządzającej i kierowniczej oraz wykonywanymi przez nią obowiązkami pracowniczymi.
Jakie wnioski płyną dla innych podatników z takiego rozstrzygnięcia?
Należy pamiętać, że organom podatkowym przyznano uprawnienie do swobodnej oceny poszczególnych dowodów w postępowaniu podatkowym, a zatem prawo do uznania, które z dowodów stanowią wiarygodne źródło twierdzeń o faktach, a które nie. W analizowanej sprawie, w ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego, organ podatkowy dokonał właściwej oceny zebranych dowodów, odniósł się do nich, a ponadto dokonał ich analizy we wzajemnej łączności. Przeprowadzone dowody oraz ich analiza miały charakter kompleksowy, wyczerpujący, adekwatny do formułowanych ocen prawnych wynikających z przepisów prawa materialnego. W ocenie NSA zasadność ocen i wniosków poczynionych przez organ podatkowy na podstawie zebranego materiału dowodowego, w świetle zasad logicznego rozumowania i doświadczenia życiowego nie budziła wątpliwości. Organy podatkowe w zakresie wystarczającym dla potrzeb prawidłowego rozstrzygnięcia sprawy przeprowadziły postępowanie dowodowe, którego wyniki bez przekroczenia granic ustawowych poddały rzetelnej analizie i ocenie, wyciągając logicznie poprawne i merytorycznie uzasadnione wnioski.
Jeżeli dysponujesz firmowym majątkiem, zadbaj o to, ażeby nie budziło niczyich wątpliwości jego wykorzystanie w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą – tj. w celu uzyskania przychodów, bądź zachowania albo zabezpieczenia źródeł ich pochodzenia.
Brak szczegółowych wymogów formalnych (prawnych) dotyczących zasad dokumentowania wydatków nie zwalnia podatników z zachowania w tym zakresie tzw. „ostrożności procesowej”.
Zgodnie z jedną z podstawowych zasad postępowania podatkowego, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowolność w zakresie formy dowodu nie oznacza jednak możliwości nonszalanckiego dopuszczenia do ich braku.
dr Grzegorz Matysek - doradca podatkowy
g.matysek@doradca.lublin.pl
tel. 81 532 23 75 wew. 341
