Skradzione podatnikowi pieniądze mogą być kosztem podatkowym
Jeżeli podatnik dochował należytej staranności, by zapobiec kradzieży, to utracone w jej wyniku środki pieniężne mogą zostać zaliczone przez niego do kosztów uzyskania przychodów.
Takie stanowisko potwierdził Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 4 listopada 2024 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.477.2024.2.AND.
Stan faktyczny sprawy
We wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej przedstawiono następujący stan faktyczny.
W nocy z 31 marca 2024 r. na 1 kwietnia 2024 r. doszło do włamania do siedziby podatnika (Spółki). Sprawcy wybili zamknięte okno i po wejściu w ten sposób do środka budynku zabrali m.in. gotówkę ulokowaną w kasetce Spółki. Komenda Policji, postanowieniem umorzyła śledztwo w sprawie włamania do budynku siedziby Spółki z powodu niewykrycia sprawcy.
Utrata przez Spółkę środków nie nastąpiła na skutek jej zawinionych działań, rażącego niedbalstwa przy braku zachowania należytej staranności. Budynek, w którym były przechowywane przedmiotowe środki był odpowiednio zabezpieczony w dniu kradzieży. Spółka swoimi działaniami nie mogła zapobiec zdarzeniu powodującemu po jego stronie szkodę.
Kasetka spełniała wymagania przewidziane prawem (tj. określone w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 r. w sprawie wymagań jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne - Dz. U. z 2021 r. poz. 1739), a przechowywana gotówka była zgodna z limitem określonym w tym Rozporządzeniu oraz z limitem niezbędnego zapasu gotówki ustalonego w Spółce.
Spółka wskazała także, że rzeczoznawca w ramach postępowania dokonał ustaleń w zakresie prawidłowości zabezpieczenia przez Spółkę skradzionych środków pieniężnych i nie zgłosił w tym zakresie zastrzeżeń, czego przejawem było przyznanie przez ubezpieczyciela odszkodowania. Należy przy tym jednak zaznaczyć, iż odszkodowanie nie zostało wypłacone Spółce tytułem kradzieży środków pieniężnych, a uszkodzenia drzwi i zamków. Spółka nie ubezpieczyła się na wypadek kradzieży środków, a jedynie na ryzyko szkód związanych z wandalizmem.
Rozstrzygnięcie organu podatkowego
Dyrektor KIS, wskazał, że co do zasady, do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, winien wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub że wydatek ten jest związany z konkretnym przedsięwzięciem gospodarczym.
Jednocześnie należy przy tym zauważyć, że konieczność poniesienia danego wydatku nie może wynikać z zaniedbań lub sprzecznych z prawem działań podatnika lub podległych pracowników działających na rzecz i w interesie przedsiębiorstwa.
Katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, pomimo ich związku z przychodami i prowadzoną działalnością gospodarczą, zawarty został w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Należy jednak pamiętać, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, nie stwarza domniemania, że wszelkie pozostałe koszty, które nie są zamieszczone w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, zostaną ex lege uznane za koszty uzyskania przychodów.
Wśród kosztów wymienionych w tzw. negatywnym katalogu kosztów, ujętym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie wyszczególniono strat w środkach obrotowych. Oznacza to, że co do zasady, straty te, jako związane z prowadzoną działalnością, mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.
W związku z brakiem w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych definicji zarówno straty, jak również środków obrotowych, należy znaczenie to postrzegać w świetle wykładni językowej. Strata w języku potocznym oznacza ubytek, poniesioną szkodę, to co się przestało posiadać. Na ogół stratą jest zniszczenie, uszkodzenie, utracenie towarów lub maszyn i urządzeń w wyniku pożaru, powodzi lub kradzieży, czyli jest ona następstwem zdarzeń losowych i nie wynika z celowego działania podatnika.
Przyjmuje się, że dla celów podatkowych tylko stratę powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot można uznać za zdarzenie, które uzasadnia zaliczenie powstałej straty w ciężar kosztów uzyskania przychodów. Należy podkreślić, że jedynie straty w środkach obrotowych powstałe w trakcie normalnego, racjonalnego działania podatnika, ze szczególnym uwzględnieniem dochowania należytej staranności w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej, mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu. Każdy przypadek straty w środkach obrotowych, należy rozpatrywać indywidualnie, z uwzględnieniem okoliczności faktycznych towarzyszących sprawie i oceniać pod kątem całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika.
Jednym z warunków uznania straty w środkach obrotowych za koszt uzyskania przychodów jest stwierdzenie, iż strata powstała pomimo dochowania przez podatnika należytej staranności. Należy także podkreślić, że to na podatniku spoczywa szczególny obowiązek zachowania należytej staranności, aby strata w ogóle nie powstała. Nie może być też ona skutkiem działań lub zaniedbań podatnika.
Dyrektor KIS przyjął także, że dla celów podatkowych tylko wydatek będący wynikiem przestępczej działalności, powstały na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot gospodarczy, można uznać za zdarzenie losowe, które uzasadnia zaliczenie tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
Istotnym warunkiem jest, aby wydatek będący wynikiem przestępczej działalności nie powstał z winy podatnika, jako wynik jego niedbalstwa lub naruszenia przepisów. Jakiekolwiek zawinienie ze strony podatnika poprzez niezachowanie staranności wymaganej w danych warunkach, niedopełnienie obowiązków ciążących na podatniku w celu uniknięcia szkody, uniemożliwia przyjęcie, że powstała szkoda stanowi wydatek o charakterze losowym.
Konkludując, Dyrektor KIS wskazał, że w przedstawionych przez podatnika okolicznościach, jest on uprawniony, by utracone w wyniku kradzieży środki pieniężne zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
