Skutki podatkowe zawarcia umowy o pracę z naruszeniem obowiązujących terminów
Prawo podatkowe często jest wykorzystywane przez polskiego prawodawcę do zwiększania presji na podatników, aby sumiennie przestrzegali regulacji prawnych innych aniżeli podatkowe.
Ustawy o podatkach dochodowych przewidują liczne niekorzystne rozwiązania np. dla przedsiębiorców łamiących obowiązek regulowania płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego (nakaz wynikający z ustawy Prawo przedsiębiorców), opóźniających się w regulowaniu zobowiązań płatniczych (obowiązki wynikające z ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych), łamiących przepisy z zakresu ochrony środowiska, czy nieprzestrzegających regulacji z zakresu prawa pracy.
Co do zasady umowa o pracę musi być sporządzona na piśmie. Jeśli forma ta nie zostanie dochowana, to i tak pracodawca ma obowiązek potwierdzić na piśmie najpóźniej przed dopuszczeniem pracownika do pracy wszystkie ustalenia (w szczególności rodzaj umowy oraz jej warunki).
Jeżeli się zdarzy, że pracodawca jednak nie sporządzi takiej umowy oraz przed dopuszczeniem pracownika do pracy nie potwierdzi na piśmie poczynionych ustaleń, to wówczas – oprócz innych sankcji przewidzianych przez przepisy prawa pracy (wykroczenie przeciwko prawom pracownika) – pracodawca musi się liczyć licznymi z negatywnymi skutkami podatkowymi.
Od 1 czerwca 2025 r. pojęcie „nielegalnego zatrudnienia” definiuje art. pkt 14 lit. a Ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. poz. 620 z późn. zm.)
Z podatkowego punktu widzenia dla pracownika sytuacja jest wręcz komfortowa. Tak uzyskane przez niego przychody (z „nielegalnego zatrudnienia”) są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych (art. 21 ust. 1 pkt 151 ustawy o PIT). Ponadto pracownik nie finansuje swoich składek i jednocześnie zachowuje pełne prawo do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych.
Stwierdzenie faktu „nielegalności” zatrudnienia uruchamia szereg dotkliwych konsekwencji podatkowych, które obciążają wyłącznie pracodawcę, a nie pracownika.
Po pierwsze, w przypadku stwierdzenia przez organ podatkowy faktu „nielegalnego zatrudnienia” pracodawca jest zobowiązany doliczyć do swoich przychodów podatkowych:
- kwotę faktycznie wypłaconą „pod stołem” pracownikowi, oraz
- równowartość minimalnego wynagrodzenia za każdy miesiąc nielegalnego zatrudnienia (art. 14 ust. 2 pkt 20 ustawy o PIT oraz art. 12 ust. 1 pkt 13 ustawy o CIT). Wartość tego przychodu jest niezależna od wartości faktycznych wypłat na rzecz nielegalnie zatrudnionego pracownika. Przychody te powstają w dniu, w którym stosowny organ (np. PIP / ZUS / organ podatkowy) stwierdzi „nielegalne zatrudnienie”.
Po drugie, ani wynagrodzenie z tytułu nielegalnego zatrudnienia ani ewentualnie później odprowadzana składki ZUS od tych wynagrodzeń nie stanowią podatkowych kosztów uzyskania przychodów (zob. odpowiednio w odniesieniu do pracodawcy będącego podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych: art. 23 ust. 1 pkt 55c i pkt 55d ustawy o PIT, zaś w odniesieniu do pracodawcy będącego podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych: art. 16 ust. 1 pkt 57c i pkt 57d ustawy o CIT).
Po trzecie, warto nadmienić, że jeżeli odpowiedni organ kontrolny stwierdzi „nielegalne zatrudnienie”, całe składki emerytalne, rentowe, chorobowe i zdrowotna są finansowane ze środków pracodawcy, w tym część, którą normalnie potrąca się pracownikowi (zob. art. 16 ust. 1e ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz art. 86 ust. 1 pkt 15a ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych).
Po czwarte, stwierdzenie zaniżenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym (m.in. w związku z niewykazaniem przez pracodawcę przychodu podatkowego stanowiących równowartość kwot wypłaconych pracownikowi „pod stołem”) powoduje również odpowiedzialność takiego pracodawcy z tytułu stwierdzonej zaległości podatkowej (odsetki za zwłokę w zapłacie podatku oraz odpowiedzialność karnoskarbowa).
Reasumując, opóźnienie w potwierdzeniu zawarcia umowy wiąże się z istotnym ryzykiem kwalifikacji takiego stosunku umownego jako „nielegalne zatrudnienie”. Podkreślić należy, że pracownik w takiej sytuacji nie ponosi żadnego podatku ani składek, więc nie ma motywacji, by ukrywać to naruszenie, co może być istotne z punktu widzenia np. okoliczności zakończenia współpracy takiego pracownika z pracodawcą (pracownik może mieć na swojego byłego pracodawcę stosownego „haka”). Ryzyko fiskalne takiej nieuczciwej praktyki jest w całości przeniesione na pracodawcę.
Kontakt:
dr Grzegorz Matysek
g.matysek@doradca.lublin.pl
tel. 81 532 23 75 wew. 341
