Automatyzacja procesów rachunkowych, a bezpieczeństwo danych i ryzyko cyberataków
W dobie cyfryzacji i rosnącej konkurencji przedsiębiorstwa coraz częściej sięgają po automatyzację procesów rachunkowych. Automatyzacja pozwala zwiększyć efektywność pracy, zmniejszyć jej koszty a także minimalizować błędy ludzkie. W tym obszarze pojawiają się również wyzwania związane z bezpieczeństwem danych oraz ryzykiem cyberataków.
W niniejszym artykule wskazujemy jak automatyzacja wpływa na bezpieczeństwo informacji finansowych, jakie zagrożenia są z tym związane oraz przedstawimy dowody i przykłady z praktyki.
Automatyzacja obejmuje wdrożenie systemów informatycznych, które samodzielnie wykonują zadania takie jak księgowanie, fakturowanie czy raportowanie. Według raportu Deloitte z 2022 roku, ponad 70% firm korzysta z automatycznych rozwiązań w obszarze finansów, co przekłada się na skrócenie czasu realizacji operacji o nawet 50%. Kluczowe zalety to:
- Zwiększona efektywność – szybkie przetwarzanie dużej ilości danych,
- Redukcja błędów – eliminacja błędów ludzkich,
- Lepsza kontrola i audytowalność – pełna dokumentacja działań.
Jednakże automatyzacja niesie ze sobą także zagrożenia związane z bezpieczeństwem danych finansowych.
Dane finansowe są jednym z najbardziej wrażliwych zasobów przedsiębiorstwa. Ich ochrona jest regulowana m.in. przez RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) oraz przepisy branżowe. Automatyczne systemy rachunkowe przechowują ogromne ilości poufnych informacji, co czyni je atrakcyjnym celem dla cyberprzestępców.
Według raportu Verizon Data Breach Investigations Report 2023, aż 43% ataków na organizacje dotyczyła właśnie sektora finansowego i rachunkowego. Przykładami są:
- Ataki ransomware – szyfrowanie danych i żądanie okupu (np. atak na firmę XYZ w 2022 roku, gdzie stracono dostęp do kluczowych systemów finansowych),
- Phishing – wyłudzanie danych logowania do systemów księgowych,
- Eksfiltracja danych – kradzież poufnych informacji finansowych.
Automatyczne systemy często korzystają z chmury lub mają dostęp do internetu, co zwiększa powierzchnię ataku. Brak odpowiednich zabezpieczeń może prowadzić do poważnych konsekwencji:
- Utrata poufnych danych,
- Straty finansowe wynikające z oszustw lub kar za naruszenia regulacji,
- Utrata reputacji firmy.
Przykładami skutecznych ataków są incydenty opisane przez Cybersecurity & Infrastructure Security Agency (CISA), gdzie niedostateczne zabezpieczenia systemów rachunkowych doprowadziły do wycieku danych klientów i partnerów biznesowych.
Aby skutecznie minimalizować ryzyko związane z automatyzacją procesów rachunkowych, szczególnie w kontekście bezpieczeństwa danych i zagrożeń cyberataków, warto wdrożyć kompleksowe strategie i najlepsze praktyki.
W praktyce zalecane jest wprowadzenie w każdej jednostce kluczowych działań opartych na aktualnych wytycznych branżowych oraz dowodach z praktyki zmierzających do ochrony i bezpieczeństwa danych.
1. Wdrożenie silnych mechanizmów uwierzytelniania i kontroli dostępu
- Dwuetapowa weryfikacja (2FA): Zapewnia dodatkową warstwę zabezpieczeń przy logowaniu do systemów finansowych.
- Zasada najmniejszych uprawnień: Użytkownicy powinni mieć dostęp tylko do tych danych i funkcji, które są niezbędne do ich pracy.
- Regularne przeglądy uprawnień: Kontrola i aktualizacja poziomu dostępu, aby zapobiec nadużyciom.
2. Szyfrowanie danych
- Szyfrowanie danych w spoczynku i podczas transmisji: Chroni poufne informacje przed przechwyceniem przez osoby nieuprawnione.
- Używanie certyfikatów SSL/TLS: Zapewnia bezpieczną komunikację między systemami.
3. Regularne kopie zapasowe i plany odzyskiwania danych
- Automatyczne tworzenie kopii zapasowych: Umożliwia szybkie przywrócenie danych po ataku lub awarii.
- Testowanie procedur odzyskiwania: Zapewnia sprawność działań w sytuacji kryzysowej.
4. Aktualizacja i patchowanie systemów
- Regularne aktualizacje oprogramowania: Usuwają znane luki bezpieczeństwa, które mogą być wykorzystywane przez cyberprzestępców.
- Monitorowanie luk bezpieczeństwa: Śledzenie informacji o nowych zagrożeniach i szybka reakcja.
5. Szkolenia pracowników
- Podnoszenie świadomości bezpieczeństwa: Edukacja personelu na temat zagrożeń takich jak phishing czy socjotechnika.
- Praktyczne ćwiczenia: Symulacje ataków pomagają przygotować zespół na realne incydenty.
6. Wykorzystanie zaawansowanych narzędzi bezpieczeństwa
- Systemy wykrywania włamań (IDS/IPS): Monitorują ruch sieciowy pod kątem podejrzanych działań.
- Firewall i segmentacja sieci: Ograniczają dostęp do krytycznych systemów.
- Systemy SIEM (Security Information and Event Management): Analizują logi i wykrywają anomalie.
7. Audyty bezpieczeństwa i testy penetracyjne
- Regularne audyty pozwalają identyfikować słabe punkty w infrastrukturze.
- Testy penetracyjne symulują ataki, pomagając ocenić skuteczność zabezpieczeń.
Minimalizacja ryzyka przy automatyzacji procesów rachunkowych wymaga wielowarstwowego podejścia, obejmującego zarówno techniczne rozwiązania, jak i edukację personelu. Dowody z branży pokazują, że organizacje inwestujące w solidne zabezpieczenia oraz regularne szkolenia są mniej podatne na cyberataki i lepiej chronią swoje dane finansowe. Implementacja powyższych praktyk pozwala nie tylko spełnić wymogi regulacyjne, ale także zwiększyć zaufanie klientów i partnerów biznesowych.
