Ewidencja przychodów w księgach rachunkowych
Przychody i koszty ujmuje się w księgach rachunkowych zgodnie z zasadą memoriału w okresie sprawozdawczym (miesiącu), którego dotyczą. Zgodnie z art. 6 ustawy o rachunkowości, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Przychód ewidencjonuje się w momencie wykonania usługi bądź wydania towaru - dokonując zapisu w księgach należy jednak wprowadzić dowód księgowy - pod konkretną datą, tj. wskazując dzień danego miesiąca. Data wykonania usługi czy data wydania towaru wyznacza okres, z którym wiąże się przychód bądź koszt w myśl zasad prawa bilansowego.
Zwykle data wstawienia faktury jest tożsama z datą sprzedaży i nie ma problemu z zaksięgowaniem dowodu księgowego. Jednakże często zdarzają się sytuacje, że data wystawienia jest późniejsza niż data sprzedaży określona na dokumencie. Jest to sytuacja dopuszczalna przez prawo- zgodnie bowiem z przepisami Ustawy o VAT obowiązek wystawienia faktury powstaje do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę (art. 106i Ustawy o VAT). Z tego też powodu księgowi mają często wątpliwości jak prawidłowo wyznaczyć datę zapisu w księgach w sytuacji np. gdy data wystawienia faktury jest późniejsza niż data sprzedaży. Są to wątpliwości uzasadnione, gdyż ustawa o rachunkowości nie wskazuje prawidłowego sposobu postępowania w tej sytuacji.
Istnieją dwie możliwości postępowania w takim przypadku. Przy pierwszym sposobie ewidencjonowania, o dacie zapisu księgowego przesądzać powinna data operacji gospodarczej- czyli data sprzedaży lub wykonania usługi określona na fakturze. Jeśli data wystawienia faktury oraz data sprzedaży należą do dwóch różnych okresów sprawozdawczych, trzeba je odnieść do właściwego okresu poprzez rozliczenia międzyokresowe. Na przełomie miesiąca (roku) operacje dotyczące poprzedniego okresu sprawozdawczego- należności za dostawy należy ująć w księgach roku poprzedniego na podstawie polecenie księgowania: Ma-Przychody ze sprzedaży, Wn- Rozliczenia międzyokresowe. Należność będącą równowartością przychodu z tytułu świadczeń należy ująć na koncie zespołu 6*, gdyż na dzień bilansowy nie jest to jeszcze wierzytelność wymagalna- odbiorca otrzyma fakturę dopiero w następnym okresie sprawozdawczym (miesiąc/rok). Należność jeszcze niewymagalną należy wykazać w bilansie jako czynne rozliczenia międzyokresowe w pozycji B.IV w poprzednim okresie sprawozdawczym. W księgach okresu następnego pod datą wystawienia faktury należy ująć fakturę sprzedaży Wn-rozrachunki z odbiorcami, Ma-VAT należny, Ma-konto zespołu 6* w kwocie netto należności.
Jednakże często można spotkać się z innym sposobem zarachowania faktur sprzedaży w przypadku gdy data wystawienia i data sprzedaży nie są tożsame. W drugim przypadku data wystawienia dokumentu nie powinna mieć znaczenia dla ustalenia daty zapisu księgowego. Data wystawienia faktury jest elementem formalnym, wymaganym przepisami o VAT i oznacza ona jedynie datę fizycznego wystawienia dokumentu, na co sprzedawca ma (co do zasady) czas do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu wydania towaru lub wykonania usług. W tym przypadku fakturę należy ująć w księgach miesiąca, w którym dokonano sprzedaży. W przypadku, gdy zarachujemy osiągnięty przychód oraz VAT należny, jednocześnie zostaje zarachowana wartość brutto należności. Nie jest ona jeszcze wymagalna. Odbiorca w swoich księgach nie ma jeszcze uwzględnionej należności. Ujmie ją w swojej ewidencji prawdopodobnie w miesiącu/roku, w którym została wystawiona faktura. Dlatego też takie saldo nie będzie mogło być potwierdzone przez odbiorcę. W takim przypadku potwierdzenie salda należności musi nastąpić w drodze weryfikacji dokumentów źródłowych.
Oba sposoby postępowania wydają się być dopuszczalne przez przepisy. Wybór sposobu ewidencjonowania faktur sprzedaży wystawionych z datą późniejszą niż data wykonania usługi/wydania towaru zależy od przyjętych przez jednostkę rozwiązań - opisanych i zatwierdzonych w polityce rachunkowości i stosowanych w sposób ciągły.
