Imprezy firmowe a VAT – na co zwrócić uwagę w rozliczeniach?
Organizacja imprez firmowych to dziś nie tylko działanie wizerunkowe, ale także sposób na budowanie lojalności w zespole i relacji z kontrahentami. Mimo, że koszty ponoszone na tego rodzaju wydarzenia mogą wydawać się oczywistym elementem funkcjonowania firmy, to jednak z perspektywy podatku VAT nie każdy wydatek będzie miał odzwierciedlenie w prawie do odliczenia.
W praktyce wiele zależy od szczegółów, dlatego przed poniesieniem takich kosztów warto przeanalizować, które z nich spełniają ustawowe warunki.
1. Kiedy można odliczyć VAT?
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego tylko wtedy, gdy nabywane towary i usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Oznacza to, że każdy wydatek związany z imprezą firmową wymaga indywidualnej oceny – zarówno pod względem przedmiotowym (co zostało kupione), jak i podmiotowym (dla kogo).
Na co zatem warto zwrócić uwagę?
- rodzaj i charakter świadczenia – czyli to jaki towar/usługa została nabyta,
- ustawowe wykluczenia – m.in. w zakresie usług gastronomicznych i noclegowych,
- krąg beneficjentów – dla kogo zorganizowane zostało dane wydarzenie.
2. Rodzaj i charakter świadczenia
✅ Wydatki „organizacyjne”
Co do zasady, organy podatkowe nie kwestionują prawa do odliczenia VAT od wydatków poniesionych m.in. na: wynajem sali, usługi nagłośnieniowe, oświetleniowe, techniczne, oprawę artystyczną i prowadzenie wydarzenia (np. wynagrodzenie konferansjera), zakup materiałów promocyjnych, dekoracyjnych itp. Koszty te nie budzą wątpliwości co do ich związku z działalnością gospodarczą – szczególnie jeśli organizowane wydarzenie służy budowaniu relacji z obecnymi/potencjalnymi klientami (charakter biznesowy) lub poprawie więzi i komunikacji w zespole (charakter integracyjny).
❌ Wydatki „konsumpcyjne” (gastronomia/hotel)
Problematyczne okazują się koszty związane z nabyciem usług gastronomicznych i noclegowych, ponieważ ustawa przewiduje w tym zakresie istotne ograniczenia, wyłączając niemal całkowicie przedmiotowe wydatki z prawa do odliczenia VAT (art. 88 ust. 1 pkt 4). Tym samym, jeżeli w ramach spotkania integracyjnego pracodawca organizuje dla pracowników kolację w restauracji, to nawet jeżeli wydarzenie związane jest z prowadzoną działalnością opodatkowaną, VAT od takiej usługi nie podlega odliczeniu.
⚠️ Kompleksowa organizacja wydarzenia (jedna faktura za całość)
Wyjątkiem od tej zasady jest nabycie usługi kompleksowej organizacji wydarzenia, której elementem są powyższe usługi. Jeśli mamy do czynienia z nabyciem jednego (złożonego) świadczenia, którego głównym celem jest organizacja imprezy firmowej, to – nawet jeśli obejmuje ono gastronomię czy noclegi – odliczenie VAT jest możliwe.
Interpretacja indywidualna z dnia 4 maja 2023 r., znak: 0111-KDIB3-1.4012.61.2023.3.KO: „Powyższe ograniczenie (art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT) nie ma zastosowania w sytuacji, gdy przedmiotem zakupu jest kompleksowa usługa organizacji Wydarzenia, czyli co do istoty jedna usługa, na którą składają się poszczególne elementy, w tym usługi gastronomiczne i noclegowe.”
Inaczej w przypadku samodzielnej organizacji wydarzenia (gdy podatnik nabywa poszczególne towary i usługi niezależnie, bezpośrednio od różnych dostawców/usługodawców):
Interpretacja indywidualna z dnia 4 maja 2023 r., znak: 0111-KDIB3-1.4012.61.2023.3.KO: „w sytuacji (…), gdy organizujecie Państwo Wydarzenie samodzielnie i otrzymujecie faktury dokumentujące poszczególne Wydatki od różnych podmiotów trzecich (faktury mogą dokumentować usługi gastronomiczne i noclegowe) przysługuje/będzie przysługiwać Państwu prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na fakturach dokumentujących nabycie towarów i usług dla celów zorganizowania Wydarzeń w takim zakresie w jakim dotyczą opodatkowanej działalności, z wyłączeniem wydatków określonych w art. 88 tj. w szczególności art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy, czyli usług noclegowych i gastronomicznych.”
✅Usługi cateringowe
W świetle utrwalonej praktyki organów podatkowych, usługi cateringowe (czyli dostarczenie gotowego poczęstunku w miejsce wydarzenia) nie mogą być utożsamiane z usługami gastronomicznymi. Tym samym mogą podlegać odliczeniu VAT.
Interpretacja indywidualna z dnia 19 lutego 2024 r., znak: 0114-KDIP4-2.4012.629.2023.2.KS: „Prawo do odliczenia podatku VAT przysługuje Państwu również w odniesieniu do nabytych w ramach organizacji Jubileuszu (...) oraz Gali (...) usług cateringowych, gdyż jak wyjaśniono powyżej, charakter tych świadczeń jest odmienny od usług gastronomicznych, dlatego też w stosunku do nabywanych odrębnie usług cateringowych art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy, nie znajdzie zastosowania.”
❌ Wydatki na alkohol
Z odliczeń wyłączone są jednak całkowicie wydatki poniesione na zakup alkoholu. W powyższym zakresie zdanie fiskusa jest niezmienne i wskazuje na brak prawa do odliczenia VAT z uwagi na bezwzględny brak związku wydatku z działalnością opodatkowaną.
Interpretacja indywidualna z dnia 10 stycznia 2025 r. 0114-KDIP1-1.4012.792.2024.4.AWY: „(…) z prawa do odliczenia podatku VAT od wydatków związanych z organizacją Gali należy wyłączyć zakup napojów alkoholowych (wina), gdyż nabywanie alkoholu nie jest ani wprost, ani pośrednio związane z czynnościami opodatkowanymi wykonywanymi w ramach Państwa działalności gospodarczej, a jedynie służy celom osobistym, prywatnym pracowników i innych uczestników Gali. Zakup alkoholu nie będzie miał związku z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT. Zatem od takiego zakupu nie będzie przysługiwać Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego. Podobnie - zgodnie z Państwa wskazaniem - z prawa do odliczenia podatku VAT od wydatków związanych z organizacją Gali należy wyłączyć zakupione usługi gastronomiczne, o których mowa w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy.”
3. Krąg beneficjentów
Co ważne – przy ocenie możliwości odliczenia VAT od kosztów imprez firmowych, kluczowe znaczenie ma również krąg uczestników wydarzenia. Związek wydatku z działalnością opodatkowaną powinien mieć bowiem także wymiar podmiotowy, dlatego poza rodzajem nabywanych towarów/usług – fiskus coraz częściej analizuje, czy dana osoba uczestnicząca w wydarzeniu ma realny związek z działalnością opodatkowaną firmy (tzn. czy jej obecność przekłada się bezpośrednio lub pośrednio na osiągane przez firmę przychody).
Według stanowisk Dyrektora KIS – w tym zakresie, prawo do odliczenia VAT:
✅ przysługiwać będzie w części przypadającej na udział: pracowników, współpracowników, członków zarządu, przedstawicieli spółek powiązanych czy kluczowych kontrahentów (patrz: pismo z dnia 10 stycznia 2025 r., znak: 0114-KDIP1-1.4012.792.2024.4.AWY),
❌ natomiast może zostać ograniczone/wyłączone w części przypadającej na osoby „z zewnątrz” tj.: rodziny pracowników, byłych pracowników, przedstawicieli władz lokalnych i innych gości (patrz: pismo z dnia 19 lutego 2024 r. 0114-KDIP4-2.4012.629.2023.2.KS).
Ocena podmiotowego związku uwarunkowana jest jednak bezpośrednio przez rodzaj eventu. Inaczej bowiem będzie oceniany udział kontrahentów w spotkaniu o charakterze handlowym, a inaczej obecność członków rodzin podczas pikniku firmowego.
W praktyce nie wszystkie wydatki związane z organizacją imprezy firmowej można rozliczyć automatycznie. Każde wydarzenie wymaga indywidualnego podejścia, zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym, dlatego jeśli chcesz mieć pewność co do rozliczeń podatkowych – skontaktuj się z naszym zespołem! Pomagamy indywidualnie ocenić, które wydatki można bezpiecznie ująć w rozliczeniach VAT, a które mogą zostać zakwestionowane.
