Imprezy firmowe a VAT ? na co zwrócić uwagę w rozliczeniach?

Organizacja imprez firmowych to dziś nie tylko działanie wizerunkowe, ale także sposób na budowanie lojalności w zespole i relacji z kontrahentami. Mimo, że koszty ponoszone na tego rodzaju wydarzenia mogą wydawać się oczywistym elementem funkcjonowania firmy, to jednak z perspektywy podatku VAT nie każdy wydatek będzie miał odzwierciedlenie w prawie do odliczenia.

W praktyce wiele zależy od szczegółów, dlatego przed poniesieniem takich kosztów warto przeanalizować, które z nich spełniają ustawowe warunki. 

1. Kiedy można odliczyć VAT?

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego tylko wtedy, gdy nabywane towary i usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Oznacza to, że każdy wydatek związany z imprezą firmową wymaga indywidualnej oceny ? zarówno pod względem przedmiotowym (co zostało kupione), jak i podmiotowym (dla kogo).

Na co zatem warto zwrócić uwagę?

• rodzaj i charakter świadczenia ? czyli to jaki towar/usługa została nabyta,
• ustawowe wykluczenia ? m.in. w zakresie usług gastronomicznych i noclegowych,
• krąg beneficjentów ? dla kogo zorganizowane zostało dane wydarzenie.

2. Rodzaj i charakter świadczenia

? Wydatki ?organizacyjne?

Co do zasady, organy podatkowe nie kwestionują prawa do odliczenia VAT od wydatków poniesionych m.in. na: wynajem sali, usługi nagłośnieniowe, oświetleniowe, techniczne, oprawę artystyczną i prowadzenie wydarzenia (np. wynagrodzenie konferansjera), zakup materiałów promocyjnych, dekoracyjnych itp. Koszty te nie budzą wątpliwości co do ich związku z działalnością gospodarczą ? szczególnie jeśli organizowane wydarzenie służy budowaniu relacji z obecnymi/potencjalnymi klientami (charakter biznesowy) lub poprawie więzi i komunikacji w zespole (charakter integracyjny).

? Wydatki ?konsumpcyjne? (gastronomia/hotel)

Problematyczne okazują się koszty związane z nabyciem usług gastronomicznych i noclegowych, ponieważ ustawa przewiduje w tym zakresie istotne ograniczenia, wyłączając niemal całkowicie przedmiotowe wydatki z prawa do odliczenia VAT (art. 88 ust. 1 pkt 4). Tym samym, jeżeli w ramach spotkania integracyjnego pracodawca organizuje dla pracowników kolację w restauracji, to nawet jeżeli wydarzenie związane jest z prowadzoną działalnością opodatkowaną, VAT od takiej usługi nie podlega odliczeniu.

?? Kompleksowa organizacja wydarzenia (jedna faktura za całość)

Wyjątkiem od tej zasady jest nabycie usługi kompleksowej organizacji wydarzenia, której elementem są powyższe usługi. Jeśli mamy do czynienia z nabyciem jednego (złożonego) świadczenia, którego głównym celem jest organizacja imprezy firmowej, to ? nawet jeśli obejmuje ono gastronomię czy noclegi ? odliczenie VAT jest możliwe.

Interpretacja indywidualna z dnia 4 maja 2023 r., znak: 0111-KDIB3-1.4012.61.2023.3.KO:?Powyższe ograniczenie (art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT) nie ma zastosowania w sytuacji, gdy przedmiotem zakupu jest kompleksowa usługa organizacji Wydarzenia, czyli co do istoty jedna usługa, na którą składają się poszczególne elementy, w tym usługi gastronomiczne i noclegowe.?

Inaczej w przypadku samodzielnej organizacji wydarzenia (gdy podatnik nabywa poszczególne towary i usługi niezależnie, bezpośrednio od różnych dostawców/usługodawców):

Interpretacja indywidualna z dnia 4 maja 2023 r., znak: 0111-KDIB3-1.4012.61.2023.3.KO: ?w sytuacji (?), gdy organizujecie Państwo Wydarzenie samodzielnie i otrzymujecie faktury dokumentujące poszczególne Wydatki od różnych podmiotów trzecich (faktury mogą dokumentować usługi gastronomiczne i noclegowe) przysługuje/będzie przysługiwać Państwu prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na fakturach dokumentujących nabycie towarów i usług dla celów zorganizowania Wydarzeń w takim zakresie w jakim dotyczą opodatkowanej działalności, z wyłączeniem wydatków określonych w art. 88 tj. w szczególności art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy, czyli usług noclegowych i gastronomicznych.?

?Usługi cateringowe

W świetle utrwalonej praktyki organów podatkowych, usługi cateringowe (czyli dostarczenie gotowego poczęstunku w miejsce wydarzenia) nie mogą być utożsamiane z usługami gastronomicznymi. Tym samym mogą podlegać odliczeniu VAT.

Interpretacja indywidualna z dnia 19 lutego 2024 r., znak: 0114-KDIP4-2.4012.629.2023.2.KS:?Prawo do odliczenia podatku VAT przysługuje Państwu również w odniesieniu do nabytych w ramach organizacji Jubileuszu (...) oraz Gali (...) usług cateringowych, gdyż jak wyjaśniono powyżej, charakter tych świadczeń jest odmienny od usług gastronomicznych, dlatego też w stosunku do nabywanych odrębnie usług cateringowych art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy, nie znajdzie zastosowania.?

? Wydatki na alkohol

Z odliczeń wyłączone są jednak całkowicie wydatki poniesione na zakup alkoholu. W powyższym zakresie zdanie fiskusa jest niezmienne i wskazuje na brak prawa do odliczenia VAT z uwagi na bezwzględny brak związku wydatku z działalnością opodatkowaną.

Interpretacja indywidualna z dnia 10 stycznia 2025 r. 0114-KDIP1-1.4012.792.2024.4.AWY: ?(?) z prawa do odliczenia podatku VAT od wydatków związanych z organizacją Gali należy wyłączyć zakup napojów alkoholowych (wina), gdyż nabywanie alkoholu nie jest ani wprost, ani pośrednio związane z czynnościami opodatkowanymi wykonywanymi w ramach Państwa działalności gospodarczej, a jedynie służy celom osobistym, prywatnym pracowników i innych uczestników Gali. Zakup alkoholu nie będzie miał związku z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT. Zatem od takiego zakupu nie będzie przysługiwać Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego. Podobnie - zgodnie z Państwa wskazaniem - z prawa do odliczenia podatku VAT od wydatków związanych z organizacją Gali należy wyłączyć zakupione usługi gastronomiczne, o których mowa w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy.?

3. Krąg beneficjentów

Co ważne ? przy ocenie możliwości odliczenia VAT od kosztów imprez firmowych, kluczowe znaczenie ma również krąg uczestników wydarzenia. Związek wydatku z działalnością opodatkowaną powinien mieć bowiem także wymiar podmiotowy, dlatego poza rodzajem nabywanych towarów/usług ? fiskus coraz częściej analizuje, czy dana osoba uczestnicząca w wydarzeniu ma realny związek z działalnością opodatkowaną firmy (tzn. czy jej obecność przekłada się bezpośrednio lub pośrednio na osiągane przez firmę przychody).

Według stanowisk Dyrektora KIS ? w tym zakresie, prawo do odliczenia VAT:

? przysługiwać będzie w części przypadającej na udział: pracowników, współpracowników, członków zarządu, przedstawicieli spółek powiązanych czy kluczowych kontrahentów(patrz: pismo z dnia 10 stycznia 2025 r., znak: 0114-KDIP1-1.4012.792.2024.4.AWY),

? natomiast może zostać ograniczone/wyłączone w części przypadającej na osoby ?z zewnątrz? tj.: rodziny pracowników, byłych pracowników, przedstawicieli władz lokalnych i innych gości (patrz: pismo z dnia 19 lutego 2024 r. 0114-KDIP4-2.4012.629.2023.2.KS).

Ocena podmiotowego związku uwarunkowana jest jednak bezpośrednio przez rodzaj eventu. Inaczej bowiem będzie oceniany udział kontrahentów w spotkaniu o charakterze handlowym, a inaczej obecność członków rodzin podczas pikniku firmowego.

W praktyce nie wszystkie wydatki związane z organizacją imprezy firmowej można rozliczyć automatycznie. Każde wydarzenie wymaga indywidualnego podejścia, zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym, dlatego jeśli chcesz mieć pewność co do rozliczeń podatkowych ? skontaktuj się z naszym zespołem! Pomagamy indywidualnie ocenić, które wydatki można bezpiecznie ująć w rozliczeniach VAT, a które mogą zostać zakwestionowane.